Workflow, nach Ablage einem Benutzer zuweisen je nach Abteilung

Bei der Indexierung wird eine Abteilung aus dem Unternehmen hinterlegt. Nach der Ablage aus dem Briefkorb startet ein Workflow. Das Dokument soll einem Mitarbeiter aus der Abteilung vorgelegt werden. Es muß also das Feld ausgelesen werden und je nach Eintrag wird dem jeweiligen User die Aufgabe zugewiesen.

Bisher habe ich nur eine direkte Zuweisung oder eine Zuweisung einer Rolle gefunden.

Ist diese dynamische Zuweisung je nach Feldinhalt überhaupt möglich?

Schöne Grüße
Jürgen

Hallo Herr Hahn, 

Sie können den Feldinhalt mithilfe eines "Daten zuweisen" Schrittes in eine Globale Variable vom Typ "Benutzer aus einer Gruppe"/"Rolle"/"Vertretungsregel aus einer Vertretungsliste" schreiben. 
Anschließend können Sie mit einem "Zuweisen an" Schritt den Workflow an die entsprechende Variable zuweisen. 

Gruß aus Neuss, 

Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dann müsste aber doch ein Feld vorhanden sein, in dem der User-Name eingetragen wird. Dieses Feld wird dann
als Variable in "Daten zuweisen" zugewiesen. Als nächster Schritt kommt dann die Funktion "Zuweisen an" in der die Variable ausgelesen wird.

Ich habe aber ein Index-Feld in der die Abteilung eingetragen wird. Z. B. "Verwaltung". Wie läuft es dann, wenn ich dieses einer bestimmten Person zuweisen will. Da komme ich nicht weiter.

Schöne Grüße
Jürgen Hahn

Hallo Herr Hahn, 

das ist korrekt, dann habe ich Sie zuerst falsch verstanden. 
Szenario 1 wäre folgendes: Eine Abteilung wird am Dokument eingetragen, Sie haben eine Rolle im System die gleich heißt wie die Abteilung, der "Daten zuweisen"-Schritt liest die Abteilung aus -> in eine GV vom Typ "Rolle". Ein "Zuweisen an"-Schritt weist den Workflow an die Rolle zu.

Wenn ich Sie korrekt verstanden habe, benötigen Sie aber Szenario 2: Eine Abteilung wird am Dokument eingetragen. Sie haben einen Abteilungsleiter/Kostenstellenverantwortlichen o.ä. der alle Dokumente dieser Abteilung zugewiesen bekommen soll.
Dazu muss diese Information (Zuweisung Abteilung<->Mitarbeiter) irgendwo gepflegt sein. Dies kann entweder in einem "Hilfsarchiv" passieren oder auch in einer Datenbanktabelle (eventuell ist in einem onPremise System auch eine Dateiverbindung möglich, habe ich nicht getestet).
Das Hilfsarchiv/die Datenbanktabelle hätte zwei Indexfelder/Spalten: Abteilung/Mitarbeiter. 

Nun können wir in einem "Daten zuweisen"-Schritt mit der Funktion "Archiv" od. "Lokale Datenverbindung" das Hilfsarchiv/die Datenbanktabelle nach dem entsprechenden Datensatz durchsuchen und das Suchergebnis in unsere Benutzer-Variable schreiben. 
Im zweiten Schritt erfolgt dann die Zuweisung an den Benutzer. 
Siehe Screenshots: 

https://imgur.com/a/egm8GM5

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hellmann,

soweit klar. Ich denke, wir wechseln zum Szenario 1. Ich habe das auch soweit konfiguriert. Allerdings wird die Aufgabe direkt nach der Indexierung und Ablage dem "admin" zugewiesen. Das Index-Feld "Abteilung" ist leer.

Ich habe die Rollen erstellt und den jeweiligen User der Rolle zugewiesen. Für die Indexierung habe ich für das Feld "Abteilung" eine Hilfsindexierung mit den einzelnen Abteilungen angelegt. Bei der Indexierung wird dieses auch korrekt zur Auswahl angezeigt.

Schöne Grüße
Jürgen Hahn

Hallo Herr Hahn,

ist der "admin" derjenige, der den Workflow auslöst (als z.B. das Dokument ablegt)? Dies wäre das Standardverhalten jeden Workflows. Sie können dann als Test erstmal eine feste Zuweisung (z.B. an eine Rolle) vornehmen und sehen, ob das funktioniert und dann wieder zu der dynamischen Zuweisung zurückkehren. Wenn es weiter dem "admin" zugewiesen bleibt, würde ich die Workflow-Historie (vor allem die automatischen Aktivitäten) für das Dokument im Web Client prüfen und nachschauen ob dort die richtigen Werte drinstehen.

Und von diesem Punkt aus weitersuchen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Director Product