Workflow mit Dokumenten ohne (Such-)Zugriffsberechtigung

Hallo,

Wir benutzen DocuWare erst seit ca. 6 Monaten für den Rechnungsworkflow. Zu Beginn wurde bei ein benutzerdefiniertes Profil erstellt, in welchem alle Mitarbeitenden Mitglied sind und welches alle Berechtigungen zum Lesen und Bearbeiten von Dokumenten verfügt. Für die Recherche im Archiv habe ich nun Indexwertprofile angelegt, welche die Suchergebnisse für die Mitarbeitenden nach Kostenstelle filtern soll (so dass jeder mitarbeitende nur noch die Dokumente seiner eigenen Kostenstelle einsehen kann).

In unserem Workflow zur Sachlich-Prüfung gibt es die Möglichkeit diese Aufgabe an beliebige Mitarbeiter auch anderer Kostenstellen weiterzuleiten, was in der Praxis gelegentlich notwendig ist.

Wenn ich jedoch die Lese-Berechtigung aus dem ursprünglichen Profil entferne, können die Mitarbeitenden auch im Workflow die Rechnungen nicht mehr einsehen. Wenn ich die Berechtigung "Suchen" entferne, können die Mitarbeitenden die Dokumente im Workflow zwar ansehen und den Workflow bearbeiten, jedoch kommt jedes mal beim Öffnen der Aufgabe die Fehlermeldung:

"Es werden nicht alle Felder angezeigt - Die Berechtigung vom Indexwertprofil "Suchen" schränkt den Vorgang für den Benutzer "m.mustermann" und Dokument(e) 1234) ein"

Wie kann ich den Nutzern das Bearbeiten aller Rechnungen ermöglichen, die ihnen im Workflow zugewiesen werden und gleichzeitig die Suche im Archiv beschränken, so dass sie nur die Dokumente ihrer eigenen Kostenstelle einsehen können? Kann ich eventuell in meinem Workflow etwas ändern, damit o.g. genannte Fehlermeldung nicht mehr erscheint?

Vielen Dank

Hallo Herr Scheringer,&nbsp;<br> <br> ich empfehle ein Indexwertprofil für die Suche anzulegen und ein weiteres für die Workflow-Aufgaben.<br> Für letzteres legen Sie ein Indexfeld "Bearbeiter" o.ä. an, in welches Sie im Workflow bei jeder Zuweisung immer die Usernamen der aktuell zugewiesenen Benutzer eintragen. Im Indexwertprofil können Sie dann folgendes einstellen: "Bearbeiter enthält Login des Benutzers".<br> <br> So sollten immer alle Workflow Aufgaben für die zugewiesenen Personen sichtbar sein.<br> <br> Gruß aus Neuss,&nbsp;<br> Simon H. Hellmann<br> DocuWare System Consultant

Hallo Herr Neuss,

Vielen Dank, das ist eine sehr gute Lösung, das probiere ich gleich aus.

Vielen Dank,

Sebastian Scheringer