Ordner und verknüpfte Dokumente

Hallo!

Ich habe ein Stammdatenarchiv u.a. mit dem Namen und dem Status meiner Mitarbeiter und ein weiteres Archiv mit den Dokumenten meiner Mitarbeiter, wo u.a. eine Dokumentenart hinterlegt ist. Gibt es eine Möglichkeit diese in der Ordneransicht zu kombinieren, dh. Ordner nach Mitarbeiterstatus und Dokumentenart in einem anzuzeigen?

Mitarbeiterstatus (Stammdatenarchiv)
  --> Mitarbeitername (Stammdatenarchiv)
    --> Dokumentenart (Dokumentenarchiv)

Danke,
Bernhard.

Hallo Bernhard, 

nein, die Möglichkeit Daten aus mehreren Archiven in einer Ordnerstruktur zu verwenden gibt es so nicht. 
Allerdings könntest du ja im Dokumentenarchiv auch die Felder Mitarbeiterstatus und Mitarbeitername anlegen und diese über Autoindex oder Workflow an den Dokumenten direkt befüllen lassen. Diese Felder ließen sich dann verwenden. 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Danke für die rasche Antwort!

Autoindex wäre eine Idee, jedoch würden bei Stammdatenänderungen alle bestehenden Dokumente inkonsistente Daten beinhalten - gibt es dazu eine Art "Best Practice" wie dies umgangen werden könnte?

Einen Teil des Problems könnte ich mit einem Ordner pro Status und dafür einer Filterung per Where Klausel lösen. Gibt es wo eine Doku, oder könntest du mir hier sagen, wie ich per SQL auf Felder eines anderen Archivs zugreife? Ich habe nichts gefunden, wo beschrieben ist wie die Tabellen heißen, etc. (SQL affirm wäre ich zu genüge - geht hier konkret um die DocuWare Benennungen).

Danke,
Bernhard.

Ich habe übersehen, dass der Autoindex auch zeitlich getriggert werden kann. Dies löst natürlich das Problem indem dass ich regelmäßig die Stati abgleiche.

Danke für die Hilfe,
Bernhard.

Schön dass das geklappt hat.
Innerhalb der Datenbank "DWDATA" finden sich üblicherweise ca. 10-15 Tabellen pro Archiv, die alle den Namen des Archives tragen, bspw. dbo.Dokumente, dbo.Dokumente_PAG, dbo.Dokumente_SEC etc.
die Tabelle ohne Zusatz (dbo.Dokumente) enthält die Indexdaten zu allen Dokumenten in diesem Archiv, mit Ausnahme von Tabellenfeldern oder Stichwortfeldern.
Diese haben ihre eigenen Tabellen: Archivname_Feldname - und sind hier mit einer 1:n Verknüpfung zu der "Haupttabelle" des Archivs über die DocID verknüpft.

Evtl. zu beachten: Der Tabellenname ändert sich natürlich nicht, wenn das Archiv umbenannt wird, d.h. die Tabelle behält den Namen, mit dem das Archiv ursprünglich angelegt wurde.

Tipp: Der Name der Datenbanktabelle eines Archivs steht auch in der Web-Konfiguration unter Archive -> Archiv -> Mehr Details -> Informationen für Administratoren.


Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant