Tobias Getz DocuWare GmbH Team Leader Product Management

Hi Simone Sola,

DocuWare does not offer a dedicated API to detect duplicate documents

I think we need a bit more information on how you want to do the duplicate check and what is meant about "custom-made" fields. 
Also the API that you call deprecated would be interesting to know.

If documents are in different file cabinets the search is getting more complicated as you have to make sure, the database fields share the same name, but if you do your own implementation you could possible overcome this and work around it. But for giving better suggestion we would need more information.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Guido Wieland,

dies ist mit dem Feldtyp Stichwortfeld nicht möglich. Doppelte Einträge werden automatisch gefiltert und nur einmalig gespeichert.

Sie können stattdessen z.B. eine Tabelle mit nur einer Spalte verwenden. Bei Tabellen werden alle Zeilen so gespeichert wie sie sind.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Marcus Herre,

ja, das ist korrekt. Jeder Rechner, auf dem diese Connect to Outlook Konfiguration verwendet werden soll benötigt direkten Zugriff auf die Datenbank. 

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH
 

Hallo Erich Gegenschatz,

Connect to Outlook ist ein lokal installiertes AddIn für Microsoft Outlook und greift lokal auf die Datenbank zu. Sie richten also die SQL-Verbindungseinstellungen so ein, dass sie vom Client auf dem Outlook läuft auf den SQL-Server zugreifen können. Dies gilt auch bei DocuWare Cloud Organisationen.

Local Data Connector wird bei DocuWare Cloud für Autoindex und Auswahllisten verwendet.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Dario Wieland,

a release date is really hard to estimate as we constantly see limitations and issues with Power Automate. On top of all the development the time needed for Microsoft approval is hard to estimate. We saw long response times in the past.
Overall I would not expect it in this first quarter of 2024.
Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Oliver Acker,

mir fallen spontan 3 Möglichkeiten ein, eine Validierung für ein Feld durchzuführen.

• Validierung über Feldrechte
  Diese Möglichkeit funktioniert direkt mit den Rechten innerhalb des Archivs. Die Voraussetzung ist, dass die IDs der Mitarbeiter bereits in einem Feld im Archiv vorhanden sind (z.B. als Datenbankeinträge). Dann beschränken Sie den Benutzer über ein Archivprofil ("Eigenes Profil") so weit, dass er nur im Archiv ablegen kann und für das Feld in der die ID gespeichert ist, deaktivieren Sie zusätzlich "Neue Einträge möglich".
  Wenn Sie nun im Formular dieses Feld verwenden, dann kann jeder Mitarbeiter seine ID eintippen und das Formular abschicken. Da die ID bereits im Archiv vorhanden ist, wird das Dokument abgelegt. Ist die ID nicht vorhanden, wird eine Fehlermeldung angezeigt und das Dokument nicht abgelegt.
• Validierung über externen Validierungsservice
  Eine zweite Möglichkeit wäre, einen externen Validierungsdienst einzubinden. Dazu definieren Sie einen Webservice zur Validierung im Ablagedialog. Der Ablagedialog wird ja innerhalb eines Formulars ausgewählt. Diesen Webservice könnten Sie dann z.B. mit einem iPaaS Dienst umsetzen. 
  Das schöne an einem Validierungsservice ist, dass Sie die Meldung, die dem Benutzer angezeigt wird frei definieren können. Also könnten Sie dann auch einen Hinweis einblenden wo die ID zu finden ist.
• Validierung über Workflow
  Wie von Simon H. Hellmann schon beschrieben, könnte man auch die Validierung erst nachgelagert machen. Dann könnte das Formular mit jeder ID abgelegt werden und danach würde der Workflow auf die ID prüfen. Im Falle einer falschen ID müsste dann der Mitarbeiter per Mail aufgefordert werden, das Formular nochmal auszufüllen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Andreas Graf,

falls das Problem weiterhin besteht, wäre es am besten wenn Sie sich an unseren Support wenden.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Herr Holtstiege,
der Link sollte funktionieren und zeigt folgendes an.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH
 

Das freut mich zu hören!

Ich hab diesen Kurzbefehl auch erstellt und stelle ihn hier zur Verfügung: https://go.docuware.com/Shortcut-byQRCode-DocID
Wenn Sie den Kurzbefehl auf den Home-Screen ablegen, dann öffnet sich nach dem scannen des QR Codes direkt das Dokument

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Jetzt verstehe ich das. Der QR Code enthält die DocID des Dokuments und die Suche soll nach der DocID erfolgen.
Das geht leider nicht mit Bordmitteln von DocuWare. Sie könnten nur die gesamte URL in den QR-Code packen, das sieht dann wie das angehängte Bild aus.

Oder Sie verwenden ein Tool wie "Kurzbefehle" unter iOS mit dem sie den QR-Code mit der DocID scannen und dann den Rest der URL einsetzen und öffnen.