Tim Becker Leiter Digitalisierung

Wenn ich Ihren Fall richtig verstehe, wäre die ToDo-Liste immer die selbe mit den selben abzuarbeitenden Punkten, welche mehr oder weniger immer alle benötigt werden.

Hier wäre meine grobe Idee: Ein Dokument (Word/Excel oder Äquivalent) erstellen, welches alle diese Punkte enthält. Das Dokument sollte dann in Forms "ausfüllbar" gemacht werden. Hier könnte man über Forms die gängigsten Punkte bereits ausfüllen lassen und den Rest der Punkte dann über den Workflow in einen oder mehreren Schritten auf dem Dokument ausfüllen lassen. Gleichzeitig könnte man bei bestimmten Entscheidungen die Indexfelder des zweiten Archivs aktualisieren. Der Workflow könnte dann "automatisch" enden, wenn alle Ausfüllbaren Felder gefüllt sind.

Die größte Schwierigkeit sehe ich darin, die 100 Punkte in die jeweiligen Entscheidungen des Workflows zu bringen.
Hier wären 2 Vorschläge:

1. mehrere Entscheidungsmöglichkeiten, wobei jede Entscheidung eine Hauptkategorie (Objekt, Mieter, Zahlung, Dienstleister) darstellt, in der dann etwa 10-15 ausfüllbare (und anhand voriger Entscheidungen vorausgefüllte) Felder sind. Bei jedem Klick auf "Bestätigen" würden die Felder eigentlich nur aktualisiert werden und die Aufgabe wieder beim Bearbeiter landen, bis alle Felder gefüllt wurden und der Workflow(-Schritt) automatisch endet.

-Wenn bestimmte Felder in einer zeitlichen Abfolge oder von verschiedenen Bearbeitern bearbeitet werden müssen, könnte man mehrere Workflowschritte mit jeweils einer geringeren Anzahl an ToDo-Punkten nutzen.
Auch möglich wäre es, erstmal z.B. nur Überpunkte abzufragen (Dienstleister XY, Heizung, Objekt, Mieter,...) und sobald man einen bestimmten Überpunkt ausgefüllt hat, einen weiteren Workflow mit den zugehörigen Unterpunkten anzustoßen (IBAN, Zahldatum, Ansprechpartner, Einrichtungsdatum, Name usw.).
-Vorteil hierbei: es können mehrere Leute simultan arbeiten und für Jeden bleibt die eigene Aufgabenliste klein und übersichtlich.
-Nachteil: Ich glaube das Dokument kann nur vom Hauptworkflow "ausgefüllt" werden. Hier müsste man also eine Verbindung schaffen, dass der Hauptworkflow von den Anderen regelmäßig die Daten abfragt und auf das Dokument schreibt.

2. Eine einzelne Entscheidung. Nummerierung der Felder z.B. 1-100. Man wählt dann immer die Nummer des zu aktualisierenden Feldes (Dropdown; hier könnte mit etwas Aufwand auch der Name des Feldes anstatt der Nummer stehen) und gibt in einem zweiten Feld die gewünschte Änderung ein. Hier allerdings Vorsicht, wenn der Zielindex kein "Textfeld" ist (hier könnte man über die Validierung sicherstellen, dass nur Textfelder mit Text beschrieben werden und andere Felder mit einem Datum oder einer Zahl). Möglicherweise könnte man die Dropdown-Liste auch so anpassen, dass nur die noch nicht bearbeiteten Felder erscheinen (da bin ich mir aber nicht sicher). Bei jedem Klick auf "Bestätigen" würden die Felder eigentlich nur aktualisiert werden und die Aufgabe wieder beim Bearbeiter landen, bis alle Felder gefüllt wurden und der Workflow(-Schritt) automatisch endet.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Hallo Herr Acker,<br> <br> Ja, ich denke hier kann man sehr gut mit Forms und einem Workflow arbeiten:<br> <br> Man kann beispielsweise bereits im Formular die Dienstleister angeben und angeben, dass bei jedem Dienstleister der hinterlegte Vordruck mit den vorher angegebenen Daten gefüllt wird (Setzt voraus, dass eine überschaubare Anzahl an Dienstleistern und Vordrucken vorhanden ist). Daraufhin werden für jedes so generierte Formular Workflow-Aufgaben erstellt, bei denen einzeln die Vordrucke per Mail oder Post verschickt werden können (Je nach Dienstleister und individuellen Einstelllungen könnte dies sogar per Mail und ohne menschliche Interaktion erfolgen - da die benötigten Daten entweder bereits in Forms abgefragt oder im System bereits vorhanden sind). Das Ganze würde durch einen Stempel dokumentiert und wäre somit auch dauerhaft nachvollziehbar. Ein gemeinsames Indexfeld (Objektnr., Vorgangsnr. o.Ä.) würde das Auffinden aller SEPA-Änderungen für diesen Vorgang ermöglichen ("Dokumentverknüpfung").&nbsp;Später könnte man eine Aufgabe anhängen, in der nach etwa 30 Tagen geprüft wird, ob die erste Lastschrift abgebucht wurde.<br> <br> Bei einer größeren Anzahl an Dienstleistern würde ich ebenfalls über Forms und einen Workflow gehen, allerdings im Aufbau anders (weniger automatisiert) vorgehen. Dies würde den Einrichtungsaufwand deutlich verkürzen, aber den Bearbeitungsaufwand danach auch nicht so stark reduzieren.&nbsp;

Hallo Herr Hingst,

ich weiß nicht, ob ich Ihre Frage richtig verstehe. Welche Art von Indexdaten möchten Sie denn übertragen?

Wir haben zum Beispiel eingerichtet, dass wir nur noch den Lieferantennamen angeben müssen und alle weiteren (den Lieferanten betreffenden) Daten werden durch Docuware selbst in die entsprechenden Indexfelder geschrieben (IBAN, Kreditorennummer, Zahlungsart usw.). Dies passiert bei uns über ein separates "Kreditorenarchiv" und einen Autoindex bzw. im Workflow selbst in einer Archivübergreifenden Zuordnung.

Ähnliches Szenario besteht bei Personaldokumenten, bei denen bestimmte Personalinformationen automatisch angehängt werden.

Kommt dies etwa in Ihre Richtung?

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Hallo Frau Nanni,

Sie können ein Indexfeld "Zahldatum" erstellen, welches dann beim Stempeln mit einem manuell gewählten oder automatischen Datum gefüllt wird. Dieses Indexfeld wäre dann je nach Konfiguration auch in der Suche sichtbar und filterbar.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Hallo Herr Acker,

ich denke hier wäre die Nutzung von "Forms" sinnvoll. Über ein Formular kann man dann eine Aufgabe erstellen, diese sich oder Jemandem zuweisen und dann landet diese in dessen "Aufgabenliste", also einem eigenen ToDo-Workflow.

Hier würde ich dann die Entscheidungen "in Bearbeitung" (mit Textnotiz), Wiedervorlegen am:...", "abgeschlossen" und "abgeschlossen mit Archivierung" zur Verfügung stellen.

Alle abgeschlossenen ToDos werden dann über den üblichen Löschdienst nach einer vorgegebenen Zeit automatisch gelöscht, außer sie wurden zum "archivieren" markiert.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Im engen Sinne ist es wirklich kein DocuWare-Problem, sondern ein Problem unserer Mitarbeiter. Jedoch wäre es durch die Änderung der Tastenkürzel möglich, dieses in den Griff zu bekommen. 

In unserem konkreten Fall müssen wir oft Daten zwischen DocuWare und unserer Warenwirtschaft manuell austauschen. In der Warenwirtschaft springt der Cursor mit Enter oder Tab ins nächste Feld, bestätigen kann man nur bewusst mit F4. In DocuWare wechselt das Springen zum nächsten Element zwischen Tab (normale Indexfelder) und Enter (Stichwortfelder -> nächstes Stichwort eingeben). Somit sind Tab und Enter in beiden Programmen omnipräsent und werden mitunter zur schnellen Navigation benutzt. Jetzt aber an manchen Stellen Enter zur finalen und durch Stempel unwiderruflichen Speicherung zu benutzen finde ich persönlich nicht sinnvoll, da dies Flüchtigkeitsfehler generiert. Gerade beim Wechsel zwischen normalen Indexfeldern und Stichwortfeldern passieren hier schnell Benutzerfehler, die nicht einmal auf einen falschen Focus zurück zu führen sind.

Die Speicherung der Änderungen und Weitergabe des Dokumentes sollte eine auf jeden Fall bewusste und nicht flüchtige Entscheidung sein und benötigt daher meines Erachtens eine eigene Taste/Tastenkombination.

Laut Support gibt es wohl keine Lösung für das Problem. Ich sollte eine Anfrage in DW Uservoice stellen und auf Änderung hoffen. 
Über Unterstützung wäre ich dankbar.

https://docuware.uservoice.com/forums/230575-client-deutsch/suggestions/44742184-tastaturk%C3%BCrzel-kurztasten-%C3%A4ndern

Sehr geehrte Damen und Herren,

Während wir Zahlen in einer Fremdanwendung eingeben und diese dort mit "Enter" abschließen, merken wir manchmal nicht, dass der Cursor in Docuware ist und wir bestätigen somit über "Enter" eine Aufgabe, die nicht bestätigt werden soll. Gibt es hier eine Möglichkeit, Tastenkürzel anders zu belegen, damit Aufgaben z.B. nur über "Strg+Enter" abgeschlossen werden können?

Meinetwegen würde auch eine komplette Deaktivierung aller Tastenkürzel (außer Tab) in Frage kommen.

Hallo Herr Acker,

wir haben ein ähnliches (nicht gleiches) Szenario. Hier wird der Workflow erst beendet, wenn mehrere Aufgaben abgeschlossen wurden. Jedes Mal, nachdem ein Mitarbeiter seine Aufgabe aktualisiert hat, wird über eine "Bedingung" geprüft, ob (bei uns) alle Aufgaben erledigt wurden oder als nicht notwendig gekennzeichnet wurden. In diesem Fall wird das Dokument im Workflow weiter geschickt, ansonsten beginnt die Aufgabe "von Neuem".

So sieht die Bedingung bei uns aus: 
( GV_Aufgabe_1 = "erledigt" or GV_Aufgabe_1 = "nicht erforderlich"  ) and  ( GV_Aufgabe_2 = "erledigt"  or GV_Aufgabe_2 = "nicht erforderlich" )  and  ( GV_Aufgabe_3 = "erledigt"  or GV_Aufgabe_3 = "nicht erforderlich" ) 

Generell kann ich mir bei euch vorstellen, die Bedingung auf WAHR zu setzen, sofern EINER seine Aufgabe als Beendet. 
Wenn es wichtig ist, dass Alle ihre begonnene Aufgabe beenden, würde ich über einen Ausschluss gehen. Beispielsweise so:

 ( GV_Müller <> "NULL" or GV_Müller <> "abgeschlossen"  ) and  ( GV_Meyer <> "NULL" or GV_Meyer <> "abgeschlossen"  )...usw.
bei WAHR soll die Aufgabe von Neuem beginnen, bei FALSCH soll das Dokument weiter im Workflow.
Mit weiteren Variablen könnte man dann noch erreichen, dass bereits erledigte User die Aufgabe nicht erneut angezeigt bekommen.

Vielleicht eine generell elegantere und Nutzerfreundlichere Lösung wäre es, den Workflow VOR der Nutzerinteraktion mit einem Trigger enden/pausieren zu lassen und für jeden benötigten User einen neuen/parallelen Workflow beginnen zu lassen (z.B. über den Eintrag "START" im jeweiligen Indexfeld "Müller", "Meyer" usw.) So könnte jeder seine Aufgabe unabhängig von einander beginnen und beenden. Auch hätten die User die Möglichkeit den Auftrag abzulehnen (mann kann ja steuern, dass dies nur möglich ist, wenn weitere den Auftrag "angenommen" haben) und somit die eigene Aufgabenliste sauber zu halten.

Im ursprünglichen Workflow könnte man (sofern benötigt) mit einer "Warten auf Ereignis"-Aktivität dann darauf warten, dass eine Person über den parallelen Workflow das Dokument als abgeschlossen kennzeichnet.

Gern geschehen. Ich habe übrigens jetzt ebenfalls getestet: Man kann sich in den Desktop-Apps auch ohne gültige Lizenz anmelden um einen Import-Auftrag zu erstellen. Dieser wird dann auch ohne Weiteres durchgeführt. Ich fasse für alle Interessierten unten nochmal zusammen:

Desktop-Apps-Import:    Keine Lizenz benötigt
FTP-User-Import:           Keine Lizenz benötigt
Autoindex:                      Keine Lizenz benötigt
Local-Data-Connector:   Keine Lizenz benötigt
Formulare:                      Keine Lizenz benötigt
Workflow-Systemuser:   scheinbar keine Lizenz benötigt
Workflow-Designer:        Lizenz benötigt
REST API oder.NET:      Lizenz benötigt
Connect2Outlook:          Lizenz benötigt