Frage:
Wie kann man eine Auswahlliste aus einer Textdatei erstellen und diese einem Archiv zuweisen?
Antwort:
Select list are created with mentality that the user can select the values instead of typing the values when indexing documents in DocuWare. Here I will demonstrate how to create a select-list from a text file and assign to a file cabinet
Voraussetzungen:
- Sie benötigen eine Textdatei
- Sie benötigen zudem einen DocuWare Speicherort, welcher in der DocuWare Administration angelegt wurde und für Dateiverbindungen genutzt werden kann. In diesem Speicherort muss sich die Textdatei befinden. In dieser Anleitung hat die Datei den Namen Costcenter.txt. Diese Datei wird im Archiv dem Feld Cost Center zugewiesen.
Konfiguration:
- Erstellen Sie eine Dateiverbindung mit folgenden Einstellungen. Bitte beachten Sie das untere Bild. Hier muss die Struktur der Textdatei beachtet werden. Wie werden die Felder getrennt? Anhand von Feldlänge oder Trennzeichen oder anhand des Datentyps(Text, Numerische Werte, Datum)? Wenn dies bekannt ist kann die Konfiguration korrekt erstellt werden. Wichtig ist auch anzugeben, ob die Textdatei Spaltennamen enthält. Diese stehen dann typischerweise in Zeile 1. Die Extraktion startet dann wie im Beispiel erst mit Zeile 2. Verwenden Sie, anders als im Bild dargestellt, bitte nie die Live Datei als Beispieldatei. Verwenden Sie stattdessen nur eine Kopie davon. Die Beispieldatei darf sich nie ändern, die Live Datei dagegen schon.
- Erstellen Sie nun die Auswahlliste mit folgender Konfiguration. Sie können hier auswählen, ob die Auswahlliste anhand einer Datenbankverbindung oder Dateiverbindung erstellt werden soll. In diesem Beispiel anhand einer Dateiverbindung.
- Als nächstes wird die Auswahlliste dem Archivfeld zugewiesen. Beim Feld kann definiert werden, wann die Auswahlliste im Feld angezeigt werden soll. In diesem Fall nur bei Speichern/Ändern.
- Zuletzt muss die Auswahlliste den Dialogen zugewiesen werden. Die Zuweisung ist für Suchdialoge, Ablagemasken und Infodialoge möglich. In diesem Beispiel wird dies nur im Ablagedialog dem Feld Cost Center zugewiesen.
- Die Auswahlliste kann im Web- oder im Windows Client getestet werden. Hier der Ablagedialog des Web Clients als Beispiel.
