Lizenzen für Bot-User

Hallo an Alle,

bei uns werden alle Automatischen Aufgaben, bei denen kein User beteiligt ist, durch den User "admin" erledigt, für den auch eine Lizenz vergeben wurde. Nun würden wir allerdings gerne eine bessere Übersicht haben, welche Indexfelder durch welchen "Dienst" geändert wurden. 
Wir würden gerne jeweils einen eigenen User für Autoimport (Ordnerüberwachung), Workflow-Tasks, Autoindex, Web-Formulare usw. anlegen. Das stellt auch kein Problem dar.

Nun meine Frage: Muss jedem dieser User eine eigene Lizenz zugeteilt werden, oder würden sie ihre Arbeit auch ohne Lizenz verrichten?

Das ist wirklich ärgerlich, aber ich habe meine Benutzer, genau so wie von ihnen beschrieben, auch für eine bessere Übersicht lizensiert. Ich hätte mich sonst nicht z.B. unter den Desktop-Apps anmelden können um die Ordnerüberwachung einzurichten. Für den Workflow-Designer muss es auch einen lizensierten Benutzer geben. Dann habe ich auch noch einen für die ERP-Schnittstelle, den FTP-Benutzer, Local-Data-Connector und und und. Habe nun drei Benutzer separat laufen, bräuchte aber eigentlich um es genauer zu ersehen, was durch welchen Dienst verändert wurde, noch weitere mit einbinden. Aber das kann doch keiner Bezahlen - und stand in den Verhandlungen zu den Benutzerlizenzen auch nie im Raum. Ich bin gespannt, welche Antworten hier eintrudeln.

Gruß J.Jatzek

Hallo Herr Becker und Frau Jatzek, 

das ist alles relativ unterschiedlich.
Ein Import via Desktop Apps -> Import benötigt keine Lizenz. Ein Import über andere Anwendungen, welche die .NET oder REST API verwenden, benötigt eine Lizenz.
Der Systemuser für Workflows steht zwar in der Verbindungsübersicht mit einer verbrauchten Lizenz, scheint aber in meinen Tests keine Lizenz zu benötigen.
Der LDC benötigt meines Wissens nach auch keine Lizenz. 
Bei Autoindex und Formularen bin ich mir nicht sicher, aber das lässt sich ja relativ einfach in einem Testarchiv mit einem neuen Benutzer testen. 

Frau Jatzek, theoretisch lässt sich all das ja auch über einen Benutzer erledigen - so arbeiten auch 95% der DocuWare Kunden, daher wurde von Ihrem ADP wahrscheinlich nicht weiter darauf eingegangen. Auch ich bitte meine Kunden im Normalfall nur darum, eine Lizenz für einen Admin-User zu reservieren, das Aufteilungsthema spreche ich nur auf Nachfrage an. 

Gruß aus Neuss, 
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Ich habe auch noch ein paar interne Tests durchgeführt und kann Ihnen jetzt mitteilen, dass sowohl die Formulareinreichung mit "öffentlichem User" als auch der Autoindex ohne zugewiesene Lizenz funktionieren.

Laut Test funktioniert auch der FTP-User ohne Lizenz

Dann werde ich das mal versuchen umzustellen und teste auch.

Danke für die Info und die Zeit, die sie sich genommen haben!

Gern geschehen. Ich habe übrigens jetzt ebenfalls getestet: Man kann sich in den Desktop-Apps auch ohne gültige Lizenz anmelden um einen Import-Auftrag zu erstellen. Dieser wird dann auch ohne Weiteres durchgeführt. Ich fasse für alle Interessierten unten nochmal zusammen:

Desktop-Apps-Import:    Keine Lizenz benötigt
FTP-User-Import:           Keine Lizenz benötigt
Autoindex:                      Keine Lizenz benötigt
Local-Data-Connector:   Keine Lizenz benötigt
Formulare:                      Keine Lizenz benötigt
Workflow-Systemuser:   scheinbar keine Lizenz benötigt
Workflow-Designer:        Lizenz benötigt
REST API oder.NET:      Lizenz benötigt
Connect2Outlook:          Lizenz benötigt