Frage:
Wie wird die Hochsicherheitsstufe in DocuWare eingestellt?
Antwort:
DocuWare stellt über seine Hochsicherheitsstufe maximalen Zugriffsschutz auf archivierte Dokumente sicher. Lesen Sie, wie Sie die Hochsicherheitsstufe einstellen.
Die Kontrolle über sensible Dokumente wie Personaldaten, Vorstandsunterlagen oder Krankenakten können auf Wunsch einer verantwortlichen Person übertragen werden, die nicht über spezielle System und IT-, sondern lediglich über Anwenderkenntnisse verfügt.
Nur dieser autorisiere Mitarbeiter hat Administratorrechte auf das Archiv und nur er kann weiteren Benutzern Rechte am Archiv erteilen oder entziehen. Selbst Systemadministratoren können so sensible Dokumente weder verwalten noch auf sie zugreifen. Dokumente können in DocuWare zudem verschlüsselt im Archiv abgelegt werden. Verschlüsselte Dokumente in einem Hochsicherheitsarchiv machen einen unberechtigten Zugriff unmöglich.
Konfiguration
Archive mit Hochsicherheitsstufe sind leicht zu konfigurieren. Auf Systemebene aktivieren Sie zunächst das Hochsicherheitssystem. Wählen Sie dazu in der DocuWare-Administration im Bereich DocuWare-System auf dem Knoten Allgemein die Option Hochsicherheitssystem. Diese Einstellung gilt für alle Organisationen des Systems, das heißt, dass in allen Organisationen des Systems nun Benutzer und Archive auf die Hochsicherheitsstufe eingestellt werden können. Anschließend wählen Sie im Knoten Benutzerverwaltung/ Benutzer einen Benutzer aus, den Sie auf die Stufe Hoch setzen. Wählen Sie dazu für den Benutzer bei der Option Sicherheitsstufe die Einstellung Hoch.
Nach dieser Anpassung des Systems ist dieser Benutzer in der Lage, ein Archiv auf die Sicherheitsstufe Hoch zu setzen. Voraussetzung dafür ist, dass er Archiv-Besitzer ist. Die Hochsicherheitsstufe für ein Archiv wird im Bereich <Organisationsname> im Knoten Archiv-Allgemein eingestellt. Hierfür setzt man die Option Sicherheitsstufe auf Hoch. Grundsätzlich gilt: Nur ein Benutzer mit der Stufe Hoch kann als Archiv-Besitzer ein Archiv auf die Stufe Hoch einstellen und auf ein Archiv mit der Stufe Hoch zugreifen (unabhängig davon, wer das Archiv auf Hoch gesetzt hat).
Für den Benutzer mit der Hochsicherheitsstufe gilt: Die Anmeldung des Benutzers muss zwingend über eine DocuWare Kennung erfolgen, Trusted Login ist ausgeschlossen. So wird verhindert, dass ein Administrator die Windows-Kennung eines Benutzers mit Hochsicherheitsstufe ändert, um sich dann selbst mit den geänderten Daten mit den Hochsicherheitsrechten des Benutzers in DocuWare einzuloggen.
Um ein Maximum an Sicherheit zu gewährleisten, verwaltet nicht der Administrator die Passwörter, sondern nur der Benutzer selbst kann seine Kennung ändern oder zurückzusetzen und sein Sicherheitslevel Hoch auf die Sicherheitsstufe Normal absenken. (Knoten Benutzerverwaltung/<Benutzername> Option Sicherheitsstufe von Hoch auf Normal zurücksetzen.)
Das Hochsicherheitssystem ist nur für DocuWare ENTERPRISE Server verfügbar.