Verhalten:
Nachträgliche Änderungen an einem bereits existierenden Archivfeld sind nicht möglich. Daher ist es manchmal notwendig ein neues Feld mit anderen Eigenschaften zu erstellen um das vorhandene Feld zu ersetzen. Alle Feldinformationen sollen übernommen werden. Der Grund könnte eine andere Feldlänge, ein anderer Datentyp oder ein anderer Spaltenname in der Datenbank sein. Der identische Spaltenname bei verschiedenen Archiven ist z.B. notwendig, damit die Suche über mehrere Archive im Web Client funktioniert (ab DocuWare Professional Server).
Lösung:
Zuerst wird das neue Feld mit den gewünschten Feldeigenschaften angelegt. Ist der Name der Spalte in der Datenbank wichtig, sollte beim Anlegen des Feldes im Wizard darauf geachtet und der automatische Vorschlag des Spaltennamens bei Bedarf angepasst werden.
Um den Inhalt des bereits vorhandenen Feldes in das neue Feld zu übertragen sollte der Autoindex Workflow verwendet werden. Das hat den Vorteil, dass die Feldinformationen auch gleich in den Header der Dokumente geschrieben werden. Nur dann ist ein vollständiges Wiederherstellen der Indexdaten bei Datenbankverlust möglich. Als Matchcode wird die DWDOCID verwendet. Sollte sich beim neuen Feld der Datentyp ändern dann muss beim Autoindex per Datenbankverbindung auf die Archivtabelle zugegriffen werden.
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung an welchen Stellen in Ihrer Konfiguration das alte Feld gegebenenfalls ersetzt werden muss.
1. Auswahllisten
2. Validierungen
3. Feldeigenschaften (nicht leer, nur aus Auswahlliste)
4. Einschränkungen in Archivprofilen (Indexfilterprofile)
5. Dialoge (feste Einträge, Feldmasken)
6. Links zu anderen Ergebnislisten
7. Stempel (Änderungen von Indexfeldern)
8. Autoindex Workflows
9. Export Workflows
10. DocuWare Import Konfigurationen
11. DocuWare Printer Konfigurationen
12. Connect to Outlook Konfigurationen
13. Connect to Mail Konfigurationen
14. E-Mail Benachrichtigungen
15. Workflow Manager
16. Forms
