Tim Becker Leiter Digitalisierung

Laut Test funktioniert auch der FTP-User ohne Lizenz

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für die schnelle Rückmeldung. Ich habe auch noch ein paar interne Tests durchgeführt und kann Ihnen jetzt mitteilen, dass sowohl die Formulareinreichung mit "öffentlichem User" als auch der Autoindex ohne zugewiesene Lizenz funktionieren.

Hallo Herr Barwick,

ist die Frage noch aktuell? Wenn ja, kann ich gerne versuchen, beim Import behilflich zu sein.

Hallo an Alle,

bei uns werden alle Automatischen Aufgaben, bei denen kein User beteiligt ist, durch den User "admin" erledigt, für den auch eine Lizenz vergeben wurde. Nun würden wir allerdings gerne eine bessere Übersicht haben, welche Indexfelder durch welchen "Dienst" geändert wurden. 
Wir würden gerne jeweils einen eigenen User für Autoimport (Ordnerüberwachung), Workflow-Tasks, Autoindex, Web-Formulare usw. anlegen. Das stellt auch kein Problem dar.

Nun meine Frage: Muss jedem dieser User eine eigene Lizenz zugeteilt werden, oder würden sie ihre Arbeit auch ohne Lizenz verrichten?

Hallo Frau Recht,

wir haben ein ähnliches Szenario, bei dem wir auf die Fälligkeit von Dokumenten warten müssen und manchmal ein Dokument auf "sofort Fällig" setzen müssen.
Wir haben es mit der "Warten auf Ereignis"-Funktion gelöst. Sollte (in sehr seltenen Fällen) ein Dokument früher fällig sein, so meldet sich der User bei einem Workflow-Controller. Dieser kann anhand der Dokumenten-ID im Workflow-Designer die "Wartende Instanz" fortsetzen. Zugegebener Maßen nicht die einfachste Möglichkeit, aber aufgrund der Seltenheit der Vorkommnisse bei uns aktuell noch praktikabel.

Man könnte auch Stempel setzen, die das Dokument dann automatisch den entsprechenden Personen mit Dokumenten-ID zur Fortsetzung vorlegen. Ich habe Ihnen einen Screenshot aus unserem Workflow-Designer angehängt.

 

Hallo Herr Hayder,

wenn ich Ihr Problem richtig verstanden habe, wollen Sie für eine Dokumentenart erst dann einen Stempel erlauben, wenn das Dokument freigegeben wurde.
Der Stempel lässt sich so konfigurieren, dass er keine Daten überschreiben kann. Möglicherweise könnte man hier ansetzen und am Anfang des Workflows ein Indexfeld füllen, welches erst nach der Freigabe geleert und somit wieder durch den Stempel beschreibbar wird. 

Ich habe es selbst nicht ausprobiert, kann mir aber vorstellen, dass es funktioniert. Man könnte beispielsweise den Status statt auf "geprüft" auf "" setzen und somit den Stempel freigeben.

Der Stempel wäre zwar für andere Anwendungsfälle noch zu sehen, aber außer Funktion.

Hallo Herr Sorg,

zu Ihrem Problem mit den Listen:

Eine gleichzeitige Anzeige von Indexdaten aus verschiedenen Archiven in einer einzigen Liste ist meines Wissens nicht möglich.

Wir standen bei uns für die Kreditorennummern vor einem ähnlichen Problem und haben uns mit einer externen Auswahlliste (siehe angehängter Screenshot) und einem Autoindex beholfen. Statt einem Autoindex könnte auch die Daten-Zuweisen-Aktivität eines Workflows genutzt werden:

Bei der Rechnungsablage wird bei uns der eingegebene Name mit den im Hilfsarchiv vorhandenen Namen verglichen (Filter im Ablagedialog anhand der externen Auswahlliste aus der Datenbank). Nur dort vorhandene Namen können ausgewählt werden. Nach der Ablage sucht der Autoindex nach Belegen, bei denen der Name aber nicht die Nummer gefüllt ist. Hier trägt er die ebenfalls im Hilfsarchiv hinterlegte Nummer ein (indexieren anhand Archivdatenbank). Die Daten sind also in beiden Archiven gleich und können gemeinsam in Listen gefunden und gefiltert werden. 

Bei Änderung der Daten an einer Stelle müssen allerdings möglicherweise beide Archive geändert werden. Dies kann ebenfalls über einen Autoindex oder einen Workflow bewerkstelligt werden.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker
 

Hallo Herr Sorg,

mit der WHERE-Klausel greift DocuWare meines Wissens auf einen bestimmten Bereich innerhalb der SQL-Datenbank zu. Hier sollte grundlegendes Wissen zu diesen Datenbanken vorhanden sein. Eine Dokumentation gibt es direkt von Microsoft. Speziell zu der Where-Klausel ist z.B. HIER etwas zu lesen. 
Die WHERE-Klausel kann generell Archivübergreifend angewendet werden (z.B. in der "Daten zuweisen"-Aktivität im Workflow-Manager). Ob dies hier der Fall ist, kann ich leider nicht beantworten.

Mit freundlichen grüßen

Tim Becker

Ich möchte euch informieren, dass ich eine Batch-Datei geschrieben habe, die nach ein paar Rückfragen wiederum eine genau passende Batch-Datei für obiges Szenario erstellt. 
Die Funktion ist im Grunde die selbe wie bei obigem Codeschnipsel, nur dass die Einrichtung deutlich einfacher ist und keine Programmierkenntnisse mehr erforderlich sind. Hier können über ein Benutzerinterface alle benötigten Variablen gesetzt werden und Sie werden durch die Einrichtung geführt.

Das "Programm" CopyOnce JobCreator.bat benötigt keine Installation und keine erweiterten Rechte.
Das Programm läuft NICHT im Hintergrund und verschlingt somit keine Ressourcen im laufenden Betrieb. Es kann manuell, per Autostart oder per Taskplaner gestartet werden.

Sie dürfen die Datei frei verwenden und sofern der Autor genannt wird auch vervielfältigen.

Bei Fragen könnt ihr euch gerne an mich wenden.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Laut DocuWare keine Standard-Lösung möglich. Lediglich über API.

Gelöst wurde das Problem über eine Batch-Datei. Diese verschiebt nur die neu eingetroffenen Dateien und notiert in einer Log-Datei, welche Dateien bereits verschoben wurden. Der Zielordner wird dann durch DocuWare überwacht. Die Batchdatei funktioniert mit Windows-Bordmitteln und benötigt keine separaten Programme. Einfach eine Textdatei anlegen, den nachfolgenden Inhalt einfügen, an die persönlichen Gegebenheiten anpassen und als *.bat - Datei abspeichern. Anbei der Inhalt der Batch-Datei zu eurer freien Verwendung:

@echo on &setlocal

rem     Hier müssen die Variablen ausgefüllt werden
set "src=C:\Source\Quellordner1" 
set "dest=C:\Destination\Zielordner1"
set "log=C:\Program\Vorlage_Log.log" 
set "job=C:\Program\Vorlage"

rem     Bei der ersten Ausführung kann über den Parameter "/L" hinter "/XF" eine Funktion aktiviert werden, die alle bisher
rem     vorhandenen Dateien als bereits kopiert markiert! vor der zweiten Ausführung muss der Parameter aber wieder 
rem     gelöscht werden

rem     AB HIER KEINE ÄNDERUNGEN MEHR VORNEHMEN! (außer "/L") -------------------------------------------

rem     Nachfolgend wird der robocopy-Job definiert und die Ausschluss-Datei erstellt. Es werden alle Dateien nur einmal kopiert.
>"%job%.RCJ" (
  @echo off
  for %%I in ("/SD:%src%\" "/DD:%dest%\" "/XX" "/S" "/R:0" "/W:0" "/NS" "/NC" "/NDL" "/NJH" "/NJS" "/NP" "/LOG+:%log%" "/XF" "/L") do (
    echo %%~I
  )
  echo on
)

copy /b "%job%.RCJ" /b + "%log%" /b

rem     Hier wird der Kopierbefehl ausgeführt
robocopy /job:"%job%"

rem     Hier werden die durch eventuelle Löschung der Dateien im Zielordner leer gewordenen Ordner wieder gelöscht!
FOR /F "tokens=* delims=" %%a in ('dir /AD /B /S "%dest%" ^| sort /R' ) do (
  RD "%%a" 2>nul && echo ^> %%a
)