Question :
Comment configurer un workflow pour utiliser le service de signature de DocuSign afin d'obtenir des signatures multiples ?
Réponse :
Veuillez suivre les instructions ci-dessous pour configurer votre système DocuWare afin d'utiliser le service de signature de DocuSign pour obtenir des signatures multiples.
Étape 1: Enregistrement de l'organisation auprès du service de signature de DocuWare.
Enregistrement pour un système de production.
Pour s'enregistrer pour un jeton de production, l'utilisateur doit utiliser cettepage Web. Il lui sera demandé de se connecter à DocuSign. Il doit utiliser les informations d'identification du compte DocuSign qu'il souhaite que notre service de signature utilise pour se connecter à DocuSign en son nom.
Une fois que l'utilisateur s'est connecté avec succès à DocuSign, il est redirigé vers notre page d'enregistrement (voir ci-dessous). Il doit alors saisir l'URL de son organisation et de DocuWare et fournir un nom d'utilisateur et un mot de passe DocuWare. Ils doivent également fournir une adresse électronique valide à laquelle ils recevront la clé de signature par courriel. Ils verront des informations sur leur compte DocuSign, notamment le type d'abonnement et l'identifiant de l'utilisateur sous lequel ils se sont connectés à l'étape précédente.
Si toutes les informations sont correctes, l'enregistrement sera terminé et ils recevront sous peu un courrier électronique contenant le jeton émis pour leur organisation.
Étape 2: Ajout du Service de signature DocuWare en tant que service Web
Avant de configurer votre workflow, vous devez ajouter le service aux services Web disponibles dans la configuration DocuWare: https://signature.docuware.cloud/DocuSignSignatureService.svc
Étape 3: Configuration du workflow de signature
La procédure suivante décrit comment le document dans le workflow est envoyé à DocuSign pour être signé et récupéré :
- La condition de déclenchement se produit sur un document.
- Le Service de signature DocuWare ne prend en charge que les PDF - le document est converti si nécessaire.
- Le document est envoyé à l'application Web DocuSign.
- L'utilisateur ouvre un e-mail et clique sur un bouton qui l'envoie à DocuSign où il peut consulter le document.
- L'utilisateur peut avoir besoin de répondre à certaines exigences d'authentification (code d'accès, téléphone, SMS ou authentification basée sur les connaissances), puis il peut signer le document.
- L'application DocuSign appelle notre service et informe DocuWare que le document a été signé.
- DocuWare récupère le document qui a été mis à jour avec une signature, à la fois dans les métadonnées et en plaçant une image de la signature à un endroit spécifique du document.
- La version signée du document peut soit remplacer le document d'origine, soit être coupée au document d'origine. En outre, un champ d'index est mis à jour avec une valeur spécifique. Cette valeur peut être une condition de déclenchement pour un autre flux de travail, par exemple.
Les spécificités de votre flux de travail dépendront des besoins du cas d'utilisation auquel vous répondez. L'application d'une signature à un document de flux de travail nécessite deux activités de flux de travail - "Attribution de données" et "Service Web".
Attribution de données
La première étape consiste à appliquer une activité de flux de travail de type "Attribution de données". L'objectif de cette étape est de créer des variables globales pour tous les paramètres, puis de leur attribuer des données qui seront utilisées pour appeler le service web. La meilleure pratique consiste à nommer les variables globales de la même manière que le paramètre qu'elles sont censées représenter.
Pour plus de détails et de paramètres, voir ce qui suit :
Cette activité est basée sur la méthode AddNewDocumentMultiSigners (Ajouter un nouveau document à plusieurs signataires) :
- Code d'accès - un mot de passe ou un code est défini au moment de l'envoi du document pour signature. L'expéditeur doit fournir le code au signataire par un canal différent (en personne, par un courriel distinct, etc.). Le signataire doit saisir le code d'accès avant de signer.
- DateSignedFieldName (string) - Il s'agit d'un paramètre facultatif qui peut être utilisé pour indiquer le nom d'un champ de l'armoire contenant la date de signature du document. Une fois le document signé, nous mettrons à jour ce champ avec la date à laquelle il a été signé par l'utilisateur dans DocuSign.
- DocId (chaîne) - ID du document à signer
- EmailMessage (chaîne) - texte affiché dans le contenu de l'e-mail
- EmailSubject (string) - Objet de l'email
- FailureStatusValue (string) - Valeur à définir dans le champ ci-dessus lorsqu'un document est rejeté par l'utilisateur dans DocuSign.
- FileCabinetId (chaîne) - GUID de l'armoire contenant le document
- IncludeReport (booléen) - Permet de choisir si un rapport doit être joint au document signé dans DocuWare.
- MultiAnchorText (chaîne) - Ce paramètre contient les textes d'ancrage pour les emplacements de signature multiples.
- MultiAnchorTextOccurrence - Quelles occurrences du texte d'ancrage doivent être utilisées comme emplacements de départ pour la signature
-1 est la dernière occurrence.
0 ou 1 est la première.
Tout autre nombre est une occurrence spécifique. - MultiPageNumber (string) - Ce champ contient une liste délimitée des numéros de page où se trouvent les signatures.
- MultiPositionX (chaîne) - Ce champ contient une liste de positions X pour le placement des signatures.
- MultiPositionY (string) - Ce champ contient une liste de positions Y pour le placement des signatures.
- MultiSignerCount (int) - Nombre de signatures demandées.
- MultiSignerEmail (string) - Ce paramètre contient les adresses électroniques des signataires. Ex :peter.sanders@peters-engineering.net,bria.florent@peters-engineering.net
- MultiSignerName (string) - ce paramètre contient les noms des signataires du document. Ex : "Peter Sanders,Bria Florent"
- MultiSignerPhoneNumber (string) - contient une liste délimitée de numéros de téléphone qui peuvent être utilisés pour la vérification par SMS.
- MultiValueSeparator (string) - Ce paramètre est obligatoire et indique au service comment la liste des signataires et leurs informations seront séparées. Le choix le plus courant est une virgule, un caret ^ ou un pipe |
- OrderedSignature (bool) - Si ce paramètre est vrai, les signatures seront demandées dans l'ordre dans lequel elles sont spécifiées dans les champs ci-dessus. Le premier signataire recevra un courriel et pourra signer, puis le deuxième signataire recevra un courriel et pourra signer, et ainsi de suite. Si la valeur est fausse, tous les signataires sont notifiés parallèlement et peuvent signer dans n'importe quel ordre. Dans les deux cas, l'armoire n'est pas mise à jour avec le document signé tant que toutes les signatures n'ont pas été obtenues.
- PostSigningAction (chaîne) - indique ce qu'il faut faire du document signé après que l'utilisateur l'a signé dans DocuSign. Les choix possibles sont "ClipBefore", "ClipAfter" et "Replace".
- RecipientAuthenticationType (chaîne) - Cette option permet au flux de travail de spécifier le type d'authentification DocuSign requis pour permettre à un signataire de signer un document. Voir la section 2.1 pour plus d'informations sur ces types d'authentification. Les valeurs valides sont "None", "AccessCode", "Phone", "SMS", "KBA"
- RecipientMayProvideNumber (booléen) - Uniquement pour l'authentification par téléphone. Si la valeur est "true", elle ignore toute valeur définie par l'utilisateur dans le numéro de téléphone. Au moment de la signature, le signataire peut alors fournir le numéro à appeler pour recevoir le code en le saisissant dans l'application DocuSign.
- SectionNumber (int) - index de la section dans le document à signer
-1 indique la dernière section trouvée.
0 ou 1 sera la première section.
Une erreur se produira si une section inexistante est spécifiée. - StatusFieldName (chaîne) - Identifie un champ de l'armoire du document qui sera mis à jour lorsque le document est signé ou rejeté par l'utilisateur dans DocuSign.
- SuccessStatusValue (chaîne) - Fournit la valeur à définir dans le champ ci-dessus lorsque le document est signé.
- Token (chaîne) - jeton reçu lors de l'étape d'enregistrement qui identifie l'organisation du client et fournit les informations d'identification de l'utilisateur.
Dans une activité Service Web, sélectionnez le service Web que vous souhaitez utiliser. Si vous ne voyez pas le service de signature, configurez-le et revenez à cette étape. Sélectionnez la méthode de service appropriée, qui dans ce cas serait "AddNewDocumentMultiSigners".
Maintenant, dans les paramètres, sélectionnez les variables globales que vous avez créées pour chaque paramètre.
Vous pouvez également choisir d'utiliser les paramètres de résultat. Ceux-ci peuvent être définis comme des variables globales et utilisés pour décider de l'étape suivante de votre flux de travail. Par exemple, si lerésultat "Success" du service web (trouvé dans le booléen success) est faux, vous pouvez vouloir prendre un chemin différent que si le résultat est vrai.
Une fois ces modifications effectuées, veuillez enregistrer et publier le flux de travail, puis vous serez prêt à utiliser le service de signature de DocuSign.
KBA applicable pour les organisations en nuage et sur site.
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.
