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Domanda
Come posso scrivere la dimensione del documento e il tipo di file nei campi indice di un sistema cloud e come posso utilizzarli per la reportistica?

Risposta
Consultare la seguente guida per scrivere la dimensione del documento e il tipo di file nei campi indice;
Per ottenere questo risultato, assicurarsi di disporre dei seguenti prerequisiti;

  • Un nuovo campo nell'archivio con il tipo "NUMERICO".
  • Un nuovo campo nell'archivio con il tipo "TEXT".
  • Un flusso di lavoro Autoindex
  • Una configurazione per l'esportazione dei dati.
Passo 1: Creare i campi nel raccoglitore di file
  • Accedere alla pagina Configurazioni, aprire il plugin Fascicoli, quindi aprire l'impostazione del fascicolo desiderato. Nella schedaCampi del database , creare i campi desiderati.




Passo 2: creare un Autoindex

  • Accedere alla pagina Configurazioni, aprire il plugin Autoindex e creare un flusso di lavoro Autoindex. Aprire la scheda Match Data e dalla sezione Source (Origine), abilitare l' opzione external database (database esterno) e selezionare il GUID univoco del Cloud che deve terminare con Autoindex . Abilitare la vista Tabe (Tabelle) e selezionare la tabella principale dell'archivio dal menu a tendina.


  • Nella sezione Matchcode, impostare il campo di corrispondenza come segue:
    Doc ID è uguale a DWDOCID

  • Nella schedaAssegna dati, assegnare i 2 campi appena creati e selezionare i campi di sistema corrispondenti per l'indicizzazione. Tutte le altre impostazioni di Autoindex possono essere lasciate alle selezioni predefinite. Una volta completato, salvare l'Autoindex ed eseguire il flusso di lavoro Autoindex.

  • Dopo aver eseguito l'Autoindex, si noterà che i campi dell'indice sono stati riempiti con il tipo di file, che è l'estensione del file come PDF o DOCX, e la dimensione del file è indicata in kilobyte.

  • Poiché le dimensioni del file sono scritte in kilobyte, 12,368, come nell'esempio precedente, significa 0,012 megabyte.
    Se il tipo di file è vuoto e la dimensione del file è zero, significa che non si tratta di un documento ma di un record di dati.

Fase 3: Esportazione dei dati dell'indice a scopo di reporting

  • Infine, aprire il plugin Esporta dati dalla pagina Configurazioni e creare una nuova configurazione di Esportazione dati.

  • Per l'esportazione si può utilizzare l'elenco dei risultati predefinito o definire la propria configurazione di esportazione. Una volta eseguita l'esportazione, è possibile importare i dati in qualsiasi software di gestione dei dati, ad esempio Microsoft Excel, a scopo di reporting. Questo metodo consente di avere una panoramica dei documenti, dei tipi e delle dimensioni dei file presenti nel sistema Cloud.

 

Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dalla lingua inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/le versione/i originale/i del/i prodotto/i in inglese. Potrebbero esserci errori minori, come nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverai che è sufficientemente informativa. In caso di dubbio, fai riferimento alla versione inglese di questo articolo.

KBA è applicabile SOLO alle Organizzazioni Cloud.

Questo articolo vale per le versioni di DocuWare: All DocuWare Cloud versions, AutoIndex, Index Value, Index Data, Export, File Size, File Type, Reporting, Quota