Reimo Hingst IT / EDV

Hallo!
Wir nutzen DocuWare v7.10 lokal und „Connect to Outlook“ für die Ablage von Mails / Anhängen in entsprechenden Briefkörben.
Jetzt haben wir erstmalig den Effekt gehabt, dass bei der Übergabe einer Mail mit Anlagen ein direkter Ablagedialog von DocuWare (siehe ScreenShot) geöffnet wurde.
Von unserer Seite wurden schon länger keine Anpassungen an der Schnittstelle mehr vorgenommen, so dass wir dieses Verhalten nicht nachvollziehen können.
Wir haben die Ablage auch mit mehreren Mailaccounts getestet, immer mit dem gleichen Ergebnis.
Wir vermuten, dass es an den beiden „Bilddateien“ liegt, die in die Mail eingebettet waren.
Warum diese im Namen ein „…@xyz...“ tragen, wissen wir nicht.
Kann DocuWare dies nicht verarbeiten bzw. wird dadurch ein anderer Ablage- / Übergabeprozess ausgelöst?
Vielen Dank schon einmal für Anregungen / Tipps / Lösungen!
Gruß, Hingst

Hallo!
Ich habe eine Frage zur Sortierung von Listen zum besseren Verständnis.
Ich habe eine Anpassung an einer Liste vorgenommen und diese gespeichert. Die Änderung erscheint auch in der Liste (spätestens nach einem neuen LogIn), aber nicht so wie gewünscht bei allen Usern.
Mir ist aufgefallen, dass das neue Feld bei den Usern am Ende der Liste erscheint, nicht wie geplant und eingestellt am Anfang, die selber schon z.B. Spalten verschoben haben.
Meine Fragen:

1. Ist dies normal und „übersteuert“ eine individuelle Anpassung auf Dauer die zentrale Vorgabe?
2. Gibt es eine Möglichkeit, die zentrale Vorgabe trotzdem durchzusetzen?

Mir würde das bei weiteren Anpassungen / Änderungen helfen, da wir derzeit DocuWare in vielen solchen Listen und Ansichten umbauen und ich damit Veränderungen seitens der User ausschließen könnte und immer eine einheitliche Grundlage habe.

3. Kann ich Listenansichten gegen Veränderungen seitens der User sperren?

Viele Dank für die Hilfe schon im Voraus!
Hingst

Hallo und guten Morgen!
Die Lösung von Herrn Mucha hat funktioniert und ist ausreichend für uns. Danke für die schnelle Hilfe!
MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Gibt es eine Möglichkeit, die Indexwerte eines abgelegten Dokumentes automatisch auf ein neu abzulegendes Dokument zu übertragen?

Hintergrund:
Wir haben derzeit einige Mitarbeiterwechsel und damit müssen neue Mitarbeiter auch in die Ablage eingearbeitet werden.
Für diese wäre es einfacher, die Indexierung eines bereits abgelegten Dokumentes auf die Neuablage zu übernehmen. Bisher müssen sie sich die Indexwerte anzeigen lassen und übernehmen sie dann manuell für das neue Dokument.
Da es sich um verschiedenste Ablagevorgänge handelt, ist der Aufwand für das Suchen, Öffnen und Übernehmen entsprechend groß.

Kennt jemand eine Möglichkeit?

MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Ich habe folgendes Problem mit Dokumenten, die zum Löschen markiert wurden:

Der / die Mitarbeiter setzen den Stempel "Dokument löschen!" und der Stempel ist so konfiguriert, den Bearbeitungsstatus im Workflow auf "zu löschen" zu setzen.
Das Dokument wird dann täglich per Löschregel in den "Papierkorb" verschoben.

Jetzt hatte ich mehrmals den Fall, dass das Dokument aber weiter im Umlauf geblieben ist, teilweise konnten die anderen Mitarbeiter es noch gut 2 Stunden später bearbeiten (abstempeln), da es in Ihren Listen angezeigt wurde.

Welche Ursache könnte dies haben?

MfG, Hingst
 

Hallo!

Ich suche eine Möglichkeit, die angelegten Felder in der Datenbank mit ihren Eigenschaften auszugeben. Wichtig sind die üblichen Eigenschaften wie Typ, Länge etc; weitere Eigenschaften währen - wenn möglich - Pflichtfeld, "frei zur Eingabe / mit Auswahlliste verknüpft" oder eine vom Feldnamen abweichende Beschriftung.

Gibt es dazu eine Möglichkeit, ausser die Datenbankstruktur per XML zu exportieren? Die Aufbereitung der Datei ist zeitaufwändig und ich suche eine schnellere Möglichkeit.

Danke schon im Voraus!
MfG, Hingst

Hallo Herr Getz!

Danke für die schnelle Antwort! Zum besseren Verständnis noch ein paar Daten:

Im Einsatz ist die v7 und wir haben auf der Datenbankebene bei bestimmten Feldern diese als Pflichtfeld definiert.

Unter dem Punkt "Dialoge" der entsprechenden Datenbank haben wir verschiedene Dialoge für die Ablage importierter Dokumente eingerichtet. Diese werden den Mitarbeitern entsprechend im Briefkorb zur Auswahl angezeigt.

Wenn jetzt an diesem Punkt der Mitarbeiter ein Dokument zur Ablage aus seinem Briefkorb heraus auswählt und versehentlich sofort auf "Ablage" geht, wird das Dokument ohne die Beachtung der Pflichtfelder (diese sind noch leer und somit sollte die Ablage nicht möglich sein) ins System übernommen.

Durch die Rechtestruktur in unserer Implementierung wird aber genau nach diesen Pflichtfeldern die Anzeige von z.B. Suchergebnissen gefiltert, so dass der Mitarbeiter zu diesem Dokument auch nicht nachträglich die Indexwerte ändern kann (er sieht es einfach nicht).

Könnte hier dieses Recht helfen, von dem Sie geschrieben haben? Wenn ja, wo muß ich dies anpassen bzw. welche Lösung gibt es noch?

MfG, Hingst

Hallo!

Wir haben in der Datenbank Felder als Pflichtfelder definiert, die bei der Ablage von Dokumenten gefüllt werden müssen. Somit wird garantiert, dass die Dokumente später angezeigt werden und suchbar sind.
Dies funktioniert bei der Ablage aus Listen heraus (z.B. "Posteingang" oder "Rechnungen" (=Scann-Ordner)) ohne Probleme.

Heute ist mir aufgefallen, dass dies aber scheinbar nicht bei der Ablage aus dem Briefkorb des Users heraus greift. Vielmehr ist es hier möglich, ohne die Eingabe von Index-Daten das Dokument ins Archiv zu übernehmen.
Da die Benutzer sehr häufig Dokumente in Briefkorb "zwischenspeichern" und sie später ins Archiv ablegen, haben wir hier eine "Problemzone".

Sollte der User aus Versehen das Dokument ablegen ohne Indizierung, hat er keinen Zugriff mehr darauf und der Admin muß es erst "wieder herstellen".

Frage:
Ist dies so gewollt oder müssen hier die Einstellungen von DocuWare angepaßt werden?

MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Ich habe folgendes Problem / folgende Frage:

Wir haben ein zusätzliches Feld in die Datenbank eingebunden und dieses in alle Listen für Suche, Ergebnisse und Ablage eingebunden. Vorlage war dabei ein bereits existierendes Feld, dessen Konfiguration wir "übernommen" haben.

User, die im Suchdialog das Feld nutzen beklagen nun, dass nicht alle und von User zu User auch unterschiedliche Einträge gelistet / vorgeschlagen werden, wenn ein Suchbegriff eingegeben wird. Dahingegen findet die Volltextsuche aber alle Dokumente mit Einträgen aus diesem Feld und in der Ergebnistabelle werden diese Einträge auch korrekt angezeigt.

Frage:
Wass ist die Ursache dafür bzw. muss eventuell noch etwas konfiguriert werden?

MFG und Danke,

Hingst

Hallo!

Ich habe eine Frage zur Machbarkeit in folgender Situation:

Aus der vor der Umstellung auf Docuware genutzten Software kennen die Mitarbeiter die Möglichkeit, z.B. eMails oder Dokumente, die in einem Ordner mit Unterordnern sortiert und abgelegt waren, per Drag & Drop des Stammordners in die Software unter Einbehaltung der Ablagestruktur und auch einer vorgegebenen Verschlagwortung zu importieren.

In Docuware kenne ich diese Möglichkeit bisher nicht, aber um eine solche bestehende Ablage möglichst einfach zu übernehmen, währe sie richtig nützlich.

Kennt jemand dahingehend einen Weg oder gibt es diese Möglichkeit bereits?

MfG, Hingst