Reimo Hingst IT / EDV

Hallo und guten Morgen!
Die Lösung von Herrn Mucha hat funktioniert und ist ausreichend für uns. Danke für die schnelle Hilfe!
MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Gibt es eine Möglichkeit, die Indexwerte eines abgelegten Dokumentes automatisch auf ein neu abzulegendes Dokument zu übertragen?

Hintergrund:
Wir haben derzeit einige Mitarbeiterwechsel und damit müssen neue Mitarbeiter auch in die Ablage eingearbeitet werden.
Für diese wäre es einfacher, die Indexierung eines bereits abgelegten Dokumentes auf die Neuablage zu übernehmen. Bisher müssen sie sich die Indexwerte anzeigen lassen und übernehmen sie dann manuell für das neue Dokument.
Da es sich um verschiedenste Ablagevorgänge handelt, ist der Aufwand für das Suchen, Öffnen und Übernehmen entsprechend groß.

Kennt jemand eine Möglichkeit?

MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Ich habe folgendes Problem mit Dokumenten, die zum Löschen markiert wurden:

Der / die Mitarbeiter setzen den Stempel "Dokument löschen!" und der Stempel ist so konfiguriert, den Bearbeitungsstatus im Workflow auf "zu löschen" zu setzen.
Das Dokument wird dann täglich per Löschregel in den "Papierkorb" verschoben.

Jetzt hatte ich mehrmals den Fall, dass das Dokument aber weiter im Umlauf geblieben ist, teilweise konnten die anderen Mitarbeiter es noch gut 2 Stunden später bearbeiten (abstempeln), da es in Ihren Listen angezeigt wurde.

Welche Ursache könnte dies haben?

MfG, Hingst
 

Hallo!

Ich suche eine Möglichkeit, die angelegten Felder in der Datenbank mit ihren Eigenschaften auszugeben. Wichtig sind die üblichen Eigenschaften wie Typ, Länge etc; weitere Eigenschaften währen - wenn möglich - Pflichtfeld, "frei zur Eingabe / mit Auswahlliste verknüpft" oder eine vom Feldnamen abweichende Beschriftung.

Gibt es dazu eine Möglichkeit, ausser die Datenbankstruktur per XML zu exportieren? Die Aufbereitung der Datei ist zeitaufwändig und ich suche eine schnellere Möglichkeit.

Danke schon im Voraus!
MfG, Hingst

Hallo Herr Getz!

Danke für die schnelle Antwort! Zum besseren Verständnis noch ein paar Daten:

Im Einsatz ist die v7 und wir haben auf der Datenbankebene bei bestimmten Feldern diese als Pflichtfeld definiert.

Unter dem Punkt "Dialoge" der entsprechenden Datenbank haben wir verschiedene Dialoge für die Ablage importierter Dokumente eingerichtet. Diese werden den Mitarbeitern entsprechend im Briefkorb zur Auswahl angezeigt.

Wenn jetzt an diesem Punkt der Mitarbeiter ein Dokument zur Ablage aus seinem Briefkorb heraus auswählt und versehentlich sofort auf "Ablage" geht, wird das Dokument ohne die Beachtung der Pflichtfelder (diese sind noch leer und somit sollte die Ablage nicht möglich sein) ins System übernommen.

Durch die Rechtestruktur in unserer Implementierung wird aber genau nach diesen Pflichtfeldern die Anzeige von z.B. Suchergebnissen gefiltert, so dass der Mitarbeiter zu diesem Dokument auch nicht nachträglich die Indexwerte ändern kann (er sieht es einfach nicht).

Könnte hier dieses Recht helfen, von dem Sie geschrieben haben? Wenn ja, wo muß ich dies anpassen bzw. welche Lösung gibt es noch?

MfG, Hingst

Hallo!

Wir haben in der Datenbank Felder als Pflichtfelder definiert, die bei der Ablage von Dokumenten gefüllt werden müssen. Somit wird garantiert, dass die Dokumente später angezeigt werden und suchbar sind.
Dies funktioniert bei der Ablage aus Listen heraus (z.B. "Posteingang" oder "Rechnungen" (=Scann-Ordner)) ohne Probleme.

Heute ist mir aufgefallen, dass dies aber scheinbar nicht bei der Ablage aus dem Briefkorb des Users heraus greift. Vielmehr ist es hier möglich, ohne die Eingabe von Index-Daten das Dokument ins Archiv zu übernehmen.
Da die Benutzer sehr häufig Dokumente in Briefkorb "zwischenspeichern" und sie später ins Archiv ablegen, haben wir hier eine "Problemzone".

Sollte der User aus Versehen das Dokument ablegen ohne Indizierung, hat er keinen Zugriff mehr darauf und der Admin muß es erst "wieder herstellen".

Frage:
Ist dies so gewollt oder müssen hier die Einstellungen von DocuWare angepaßt werden?

MfG, Hingst

Hallo zusammen!

Ich habe folgendes Problem / folgende Frage:

Wir haben ein zusätzliches Feld in die Datenbank eingebunden und dieses in alle Listen für Suche, Ergebnisse und Ablage eingebunden. Vorlage war dabei ein bereits existierendes Feld, dessen Konfiguration wir "übernommen" haben.

User, die im Suchdialog das Feld nutzen beklagen nun, dass nicht alle und von User zu User auch unterschiedliche Einträge gelistet / vorgeschlagen werden, wenn ein Suchbegriff eingegeben wird. Dahingegen findet die Volltextsuche aber alle Dokumente mit Einträgen aus diesem Feld und in der Ergebnistabelle werden diese Einträge auch korrekt angezeigt.

Frage:
Wass ist die Ursache dafür bzw. muss eventuell noch etwas konfiguriert werden?

MFG und Danke,

Hingst

Hallo!

Ich habe eine Frage zur Machbarkeit in folgender Situation:

Aus der vor der Umstellung auf Docuware genutzten Software kennen die Mitarbeiter die Möglichkeit, z.B. eMails oder Dokumente, die in einem Ordner mit Unterordnern sortiert und abgelegt waren, per Drag & Drop des Stammordners in die Software unter Einbehaltung der Ablagestruktur und auch einer vorgegebenen Verschlagwortung zu importieren.

In Docuware kenne ich diese Möglichkeit bisher nicht, aber um eine solche bestehende Ablage möglichst einfach zu übernehmen, währe sie richtig nützlich.

Kennt jemand dahingehend einen Weg oder gibt es diese Möglichkeit bereits?

MfG, Hingst

Hallo!

Wir haben öfters das Umstand, dass ein Mitarbeiter Dokumente in den Briefkorb eines anderen Mitarbeiter einscannt / ablegt, ohne ihn darüber zu informieren.
Da der betroffene Mitarbeiter den Briefkorb nicht ständig "überwacht", bemerkt er den Zugang oft erst später oder gar nicht.

Gibt es eine Möglichkeit, in DocuWare eine Information / Benachrichtigung abzusetzen / auszulösen, wenn ein neues Dokument im Briefkorb abgelegt wird?

Vielen Dank,

Hingst

Hallo Herr Esser!

Ich wollte mir gern die Aktualisierung von DocuWare v7 herunterladen, aber ich komme nicht zu der Datei.

Wenn ich Ihrem Link folge, egal ob ich angemeldet bin auf meinen User-Konto oder nicht, lande ich immer auf der „Partnerressourcen“-Webseite.

Ich kann zwar den in der Mail übermittelten Link anklicken und komme auf die Beschreibung der Aktualisierung, ebenso wie auf die „Installations“- Anweisungen, aber ich finde keine Downloadmöglichkeit. Getestet habe ich es mit EDGE und Firefox (aktuelleste Versionen).

MfG,
Hingst