Thomas Hayder EBB Truck-Center GmbH Leitung IT

Nachtrag: habe gerade bemerkt, dass ich auch in einem Indexdialog den Validierungs-Webservice mittlerweile einbinden kann - ich werde dies mit Bezug auf das Setzen von Stempeln und der direkten Rückmeldung an den User mal versuchen.

Sorry - manchmal ist aber das Schreiben eines Forum-Eintrages der Katalysator für die eigene Kurzsichtigkeit ;)

Ich werde berichten.

Hallo DW-Community, Hallo DW-Team,

möchte ich ein Dokument in einem Archiv in einen bestimmten Workflow übergeben, so geschieht dies meines Erachtens über das Ändern von Indexwerten. Fällt das Dokument anschließend unter die Startbedingung des WF kann es losgehen.

Stellen wir uns einen Workflow vor, welcher das Dokument über einen Postdienstleister versendet. Der Workflow prüft, ob das Dokument die Vorgaben für den Postversand erfüllt oder aber dieses überhaupt versendet werden darf. Das Dokument wird anschließend exportiert und per Webservice an den Postdienstleister übergeben.

Das manuelle Ändern eines Indexwertes über den Indexdialog halte ich für nicht benutzerfreundlich - vorkonfigurierte Indexänderungs-Buttons (Aktionen), angeordnet über der Ergebnisliste (Beschriftung 'Dokument per Dienstleister versenden') existieren meines Erachtens nicht. Bleibt mir somit nur ein Postausgangs-Stempel als Interaktions-Möglichkeit für der User.

Jetzt mein Problem.

Damit die User nur Dokumente in den Postausgang übergeben können, welche die Kriterien erfüllen (z.B. keine internen Dokumente), erlauben wir im entsprechenden Archiv nur die Nutzung von Stempeln für gewisse Dokumentenarten. Dies schließt aber für dieses Archiv alle weiteren Stempel aus, welche auf andere Dokumentenarten anwendbar wären. Ich kann das Recht des generellen Stempels nicht auf verschiedene Stempel in Kombination mit Indexwerten festlegen.

Nun war unser Gedanke, dass wir den Validierungs-Webservice für die durch die Stempel ausgelöste Indexwertänderung nutzen wie dies auch in den Ablagedialogen möglich ist. Der benutzerfreundliche Vorteil dessen wäre, dass der User sofort in der Oberfläche den Rückgabewert des Webservice als Meldung angezeigt bekommen könnte ('Dein Dokument wurde in den PA übergeben' / 'Dokument darf nicht extern versendet werden').

Allerdings sehe ich keine Möglichkeit wie ich Stempel, Indexwertänderung und Validierungs-Webservice gemeinsam verwenden kann.

Gebe ich das Dokument in den WF ohne diese Prüfung / Rückmeldung könnte man zwar im Workflow selbst ein Validierung vornehmen, ob der Stempel / Vorgang erlaubt ist - dies ist aber alles andere als benutzerfreundlich (User stempelt - wartet auf das Auftauchen des Dokuments im WF, nur um dann dort eine Rückmeldung zu erhalten, dass dies nicht erlaubt sei und muss dann den WF noch bestätigen um ihn zu beenden).

Diese für uns derzeit vorhandene Einschränkung nimmt DocuWare soviel seiner Möglichkeiten eine geführte und für den User nachvollziehbare Prozesslandschaft in DocuWare abzubilden.

Übersehe ich etwas? Gehe ich das Problem völlig falsch an? Wie löst Ihr dies in Euren Projekten / Umgebungen?

LG Thomas Hayder
EBB Truck-Center GmbH

Hallo DW-Community & DW-Team,

wir speichern in einem Archiv Anleitungen verschiedenster Systeme und Anwendungen - aber auch umfangreiche Publikationen. Viele dieser Dokumente haben 50 oder mehr Seiten. Die Volltextsuche findet entsprechende Vorkommnisse eines Begriffs und markiert das erste Vorkommen rot - alle weiteren gelb. Auch springt man bei Anzeige eines Dokuments direkt zur Seite des ersten Vorkommens - soweit alles gut und DW Standard.

Nun möchte ich aber nicht alle übrigen +50 Seiten durchblättern um die weiteren, gelb markierten Seiten zu entdecken - wenn ich es denn tue ;)

Gibt es eine Möglichkeit:

1. beim Durchblättern der Seiten nur jene mit Treffern des Volltext-Suchbegriffs anzuzeigen - quasi eine Funktion 'Blättern zum nächsten Vorkommen'

2. Eine erweiterte Suchergebnis-Liste anzuzeigen in der jedes Vorkommen aufgelistet wird und nicht nur jedes Dokument einmalig, gerne auch mit X-Zeichen vor und nach dem Vorkommen (Kontext Vorschau)

Sicherlich könnte ich eine solche Funktion mit der API realisieren und in unserem Intranet einbauen, aber ich kann unseren Usern nicht ständig verkaufen, für diese Sonderfunktion oder jene auf unser Intranet zugreifen zu müssen. Ich bin der Auffassung es sollte eine zentrale Anlaufstelle geben - und die ist für die Suche in DW - DocuWare.

Hat wer eine ähnliche Anforderung? Wie löst Ihr dies?

LG Thomas Hayder
EBB Truck-Center GmbH

Hallo DocuWare Team,

folge ich über den Link https://support.docuware.com/de-DE/updates-hotfixes/ zu den Detail-Downloadseiten für DW 7.0 oder 7.1 (z.B. hier https://support.docuware.com/de-de/knowledgebase/article/KBA-36208) und versuche mich als angemeldeter Kunde am Download ... http://www.docuware.com/r/download/dw71 lande ich auf der PartnerPortal Webseite ohne Möglichkeit des Downloads.

Natürlich kann ich mir in diesem Fall behelfen und gehe über go.docuware.com (funktioniert zum Glück), aber es ist wirklich schade, dass gefühlt 95% der FAQ Dokumentationen für mich derzeit hier enden >> https://www.docuware.com/de/docuware-vertriebspartner/partner-inhalte-ueberblick?rec=0&sub=wrongtriesl 

Können Sie bitte einmal prüfen ob dies so gewünscht ist oder hier ein Fehler vorliegt?

Hier noch ein Screenshots der erfolgten ReDirects ... 



LG Thomas

Hallo Herr Schmidt, Hallo Herr Wieland,

vielen Dank Ihnen beiden für Ihre Rückmeldungen. Wir sind freudig gespannt auf das neue FAQ und die mehr Informationen in der Zukunft ... aber ganz besonders freuen wir uns einfach darüber ein 'Lebenszeichen' erhalten zu haben.

LG Thomas Hayder

Hallo Herr Wieland, Hallo DocuWare-Team

neues Jahr ... neues Glück?

Es sind nun beinahe 6 Monate vergangenen seit wir eine Aktualisierung zum Status des verschwundenen deutschen FAQs erhalten haben. Ich würde mich über ein Statement seitens DocuWare freuen wie die weitere zeitliche Planung ist das deutschsprachige FAQ wieder online zu bringen.

Ich war zu unserem Start mit DocuWare 2017 recht angetan von der Informationspolitik Eurerseits, den FAQs, den weiterführenden Informationen in den Foren, Anleitungen, Online-Training ... mittlerweile schwingt dies eher ins Negative um.

Für kurze Zeit konnten wir als Endkunde, der vieles selbst in die Hand nimmt, das Online-Training zum WorkFlow Manager absolvieren ... Bereich verschwunden ... neue Online-Trainings ... keine Ahnung wo.

Tiefergehende Anleitungen offenbar weggeschlossen im exklusiven PartnerPortal ... als zahlender Kunde ... scheinbar keine Chance für einen direkten Zugriff hierauf (siehe etwa hier https://www.docuware.com/de/forum/deutsche-foren/fragen-zur-anwendung-un...)

Deutsches FAQ ... ok hatte ich oben schon erwähnt ...

UserVoice Anträge versanden gefühlt ohne konkreten Hinweis bis wann mit der Umsetzung gerechnet werden kann (etwa hier: https://docuware.uservoice.com/forums/230575-client-deutsch/suggestions/...)

Ich würde mich über ein offzielles Statement (Lebenszeichen) hier im Forum freuen.

Die besten Wünsche für 2019.

Thomas Hayder

Hallo Herr Wieland,

haben Sie einen Status für uns bis wann die deutschsprachige FAQ wieder verfügbar sein wird?

LG Thomas Hayder

Guten Morgen Frau Feyock,

vielen Dank für Ihren Hinweis ;) Wir haben das Ticket im Nachgang dieses Forum Posts eröffnet, da wir keine Reaktion der Community bzw. seitens DocuWare erhalten hatten. Über den Inhalt unseres Support Tickets sind wir natürlich im Bilde.

Für die interessierte Community zu diesem Post ... aktuell gibt es hierfür keine Lösung bzw. das Verhalten des WF Managers ist per Design so ausgelegt. Wir haben dies ausgiebig mit der Entwicklung besprochen und für uns ist dieser Status mit dem Wissen der Hintergründe derzeit so in Ordnung.

Ob wir hierzu einen UserVoice Eintrag erstellen werden ... schauen wir mal.

Hier noch die finale Rückmeldung aus unserem Support Ticket (ich gehe davon aus, dass die Rückmeldung für die Öffentlichkeit bestimmt ist):

[...] ich habe Ihre Anfrage mit unserem Product Owner besprochen, um Ihnen eine weitreichendere Antwort bieten zu können.

Leider ist unsere Anwendung auf die von Ihnen beschriebene Vorgehensweise nicht ausgelegt. Die Aufgabenliste arbeitet mit Aufgaben, nicht mit Dokumenten, auch wenn man dies als Anwender vielleicht anders wahrnimmt.

Das Design der Aufgabenliste sieht vor, dass die Aufgabe nach Bearbeitung erledigt ist und dementsprechend aus der Aufgabenliste entfernt wird. Gleichzeitig muss das UI reagieren, d.h. wir müssen entweder den nächsten Eintrag oder nichts aufrufen.

Wie Sie bereits festgestellt haben, wird nicht berücksichtigt, ob die Folgeaufgabe wieder bei dem (exakt) gleichen User landet. Aber selbst dann würde die aktuelle Aufgabe verschwinden und eine neue Aufgabe erstellt, was das oben beschriebene Verhalten bewirkt.

Dem können wir nur begegnen, wenn wir im Workflow Designer entsprechende Optionen anbieten, Aufgaben sozusagen zu "verketten" oder Aufgaben mit mehreren Schritten einzuführen. Über einen Eintrag in unserem UserVoice besteht zumindest die Möglichkeit, in einem gewissen Umfang festzustellen, ob andere Kunden so etwas auch benötigen [...]

LG Thomas

Hallo zusammen,

man sollte immer zuerst in die UserVoice schauen ;)

Falls also jemand dies ähnlich sieht wie wir in diesem Forum Topic beschrieben, kann gerne den Vote-Button klicken: https://docuware.uservoice.com/forums/230574-konfiguration-deutsch/sugge...

LG Thomas

Hallo zusammen,

wo können wir die Schaltfläche 'Neu zuweisen' in den WorkFlow Aufgaben je WorkFlow bzw. je Rolle aktivieren / deaktivieren? Kann ich festlegen, ob eine Neuzuweisung bei diesem oder jenem WorkFlow nur an Rollen, Personen oder Vertretungsregeln möglich sein darf?

Warum?

- die Verwendung der Neuzuweisung an Rollen und Benutzer kann hierdurch an Personen erfolgen, welche keine Rechte auf das Dokument haben (Sackgasse)

- die Neuzuweisung kann durch Anwender durchgeführt werden, welche nicht die Erlaubnis hierzu haben (organisatorisch) bzw. nicht die Kenntnis haben über die Rechtestruktur des Archivs (Fehlerquelle)

- Dokumente können hierdurch direkt an Personen zugwiesen werden, dies umgeht unsere auf Rollen und Vertretungsregelungen basierenden WorkFlows

- wir haben Rollen und Benutzer, welche keine realen Personen darstellen, sehr unschön, weiterhin soll der Anwender nicht den Einblick in die bestehenden Rollen / Benutzer haben ... fühlt sich falsch an

- usw.

Viele Grüße

Thomas Hayder

https://www.docuware.com/sites/default/files/forums-images/dw_neuzuweisung_wf.JPG