Ein Dokument unter mehreren Indexen ablegen (z. B. Teilnehmerlisten)

Wir archivieren auch Teilnehmerlisten, wie z. B. Nachweise von Sicherheitsunterweisungen in DocuWare. Der Nachweis wird eingescannt und im Personal-Archiv dann unter jedem Mitarbeiter abgelegt, was aber sehr mühselig ist. Dokument unter Mitarbeiter A ablegen, dabei im Briefkorb behalten, unter Mitarbeiter B ablegen usw. Bei mehreren hundert ist das ziemlich zeitaufwändig. Hier wäre es schön, wenn man ein Dokument direkt unter mehreren Indexeinträgen, also hier Personen (Personalnummer, Name, Vorname) ablegen könnte.

Hat jemand eine Idee, wie man das machen könnte?

Hallo,

wir füllen die Word-Dokumente als Serienbrief am PC aus und schicken diese dann mittels DW Printer an das Archiv. Der Workflow Manager verteilt diese an die Mitarbeiter, welche die Printer-Konfig ausliest. Die Teilnehmer bekommen eine Workflow-Aufgabe zum Abstempeln. (Je nach Mitarbeiterzahl kann man auch Unterschriften-Stempel bauen).
Laut unserem Datenschutzler reicht das, da die DW User einen personalisierten Zugang haben und Sie nur Zugriff auf den Stempel haben, zählt es in dem Falle wie eine Unterschrift.
Für User die keinen DW Zugang haben bekommt der Ableger, eine Aufgabe, dass er das Dokument bitte ausdruckt und dem jeweiligen Mitarbeiter vorlegt.
Wenn ich irgendwann mal Zeit habe, will ich noch eine Art Dublettenabgleich einbauen, dass sobald das unterschriebene Dokument eingescannt wird (von Nicht-DW-Usern), das Alte mit einem Status versehen wird und unsichtbar oder gelöscht wird.

Mit freundlichen Grüßen

Jan Fürsicht
DSC
derBÜROFührer GmbH

Hallo Steffen,

das klingt tatsächlich sehr mühsam.
Evtl. besteht auf eurer Seite die Möglichkeit für diese Teilnahmebestätigungen und andere Dokumente, welche auf mehrere MAs zutreffen einen extra Ablagedialog einzurichten, wobei ihr hier dann ein Stichwortfeld bei der Ablage mit den ganzen MA-Namen befüllt.

Nun noch eine Verlinkung erstellen, welche, wenn ein Dokument eines bestimmten MAs geöffnet ist, mit einem klick darauf die weiteren Dokumente wir Teilnahmebestätigungen, Sicherheitsunterweisungen usw. anzeigt bei denen der MA-Name in dem entsprechenden Stichwortfeld enthalten ist.

Da ich nicht abschätzen kann wie viele Dokumente dies wirklich sind würde ich hierfür in eurem HR-Archiv ein Feld (Stichwort) zusätzlich anlegen und dann die entsprechenden Dokumententypen definieren,welche dann für die Verlinkung funktionieren sollen.

Denke ist eine mögliche Lösung mit sehr geringem Aufwand und vor allem reduziert dies den Ablageaufwand um einen recht hohen Faktor.

Viele Grüße

Martin

Vielen Dank für die Ideen. Wir haben es jetzt so gemacht, dass wir ein Stichwortfeld erstellt haben, welches automatisch mit dem Vor- und Nachnamen der bisherigen Einträge gefüllt wird. Wenn wir neue Nachweise von Sicherheitsunterweisungen ablegen machen wir es jetzt so, dass wir die eigentlichen Feldern für die Personalnummer, den Vor- und den Nachnamen nicht füllen, sondern leer lassen und über das Stichwortfeld die Namen eintragen. Das ist auf jeden Fall um ein Vielfaches schneller, als die Dokumente immer unter den jeweiligen Mitarbeitern ablegen zu müssen...