Öffentliche Formulare nach der Übermittlung mit PDF und Indexdaten per Mail senden

Hallo liebe Community,

ich stehe vor einer Herausforderung: Nachdem ein Benutzer ein öffentliches Formular ausgefüllt und übermittelt hat, möchte ich dieses Formular automatisch als PDF-Anhang per E-Mail versenden. Zusätzlich wäre es ideal, wenn die im Formular eingegebenen Daten auch als Indexeinträge im Anhang verfügbar wären (z.B. im Format .dwx, .csv, .xml oder ähnliches). Der Hintergrund ist, dass ich diese Daten in ein anderes System übertragen möchte.

Einige zusätzliche Informationen:

• Der Benutzer, der das Formular ausfüllt, hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt.
• SMTP ist bereits konfiguriert.
• Die derzeitigen Benachrichtigungen, die bei neuen Formularen im Archiv versendet werden, enthalten nur einen Link zum Dokument in DocuWare und nicht den Anhang mit dem Formular als PDF.

Wichtig: Ich würde gerne Lösungen haben, die den Workflow Designer umgehen, wenn möglich.

Ich danke Ihnen im Voraus für Ihre Unterstützung und freue mich auf Ihre Vorschläge!

Mit freundlichen Grüßen,

Raphael Richter

 

Hallo Herr Richter,

Workflow Designer wäre die einfachste Lösung dafür. Soweit ich weiß, kann DocuWare selbst E-Mails nur an zwei Stellen versenden, entweder aus einem Workflow heraus oder als Benachrichtigung über die Funktion vom Task Manager. Bei letzterer kann man soweit ich weiß aber keine Dateien anhängen.

Also bleiben nur Drittanbieterlösungen oder eine Eigenentwicklung. Bei einer on-premise Lösung könnte man bestimmt noch etwas mit dem Database Mail Tool vom MS SQL Server basteln.
Da ich allerdings weiß, dass Sie auch JobRouter vertreiben, wäre es vielleicht eine Möglichkeit, mit der erstellten PDF einen JobRouter Prozess zu triggern, der dann die Mail versendet.

Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant

Hallo Herr Richter,
ihre Anforderungen können nicht mit DocuWare Bordmitteln abgebildet werden.
Ich habe hierfür ein Individualprogramm geschrieben, welches die gewünschte Aufgabe erledigten könnte (DWDocExportToMail).
Wenn Interesse daran besteht melden Sie sich gerne bei mir: Marc.Ilius@TDS-GmbH.de

Beste Grüße,
Marc Ilius

Hallo Herr Hellmann,

vielen Dank für die Rückmeldung.

Zu einer Jobrouter Lösung könnte ich mal meinen Kollegen fragen.
Alternativ würde ich doch einen Workflow bauen.

Freundliche Grüße
Raphael Richter

Hallo Herr Ilius,

vielen Dank für die Rückmeldung.

Ich melde mich, falls ich den DWDocExportToMail gebrauchen kann.

Freundliche Grüße
Raphael Richter

Hallo Herr Richter, 

wenn Sie die freie Wahl zwischen JR und DW Workflow haben und das Dokument via DW Forms eingeht, ist der DW Workflow definitiv die simplere Variante. Der JobRouter Weg wäre dann sinnvoll, wenn Sie dieses Szenario bei einem Kunden haben, der DW und JR besitzt, aber den DW Workflow nicht lizensiert hat.


Gruß aus Neuss,
Simon H. Hellmann
DocuWare System Consultant