Werte in eine Indextabelle schreiben (zu einem anderem Archiv)

Hallo zusammen,
folgendes Szenario:

Es gibt zwei Archive (1x Dokumentenarchiv + 1x Rechnungsarchiv).

Im Dokumentenarchiv haben wir ein Datenbankfeld des Typs "Indextabelle".
Mit Hilfe eines Workflows im Dokumentenarchiv werden einmal monatlich alle passenden Rechnungen, die die gleiche Projektnummer haben, aus dem Rechnungsarchiv in das Dokumentarchiv in die Indextabelle geschrieben. Da funktioniert einwandfrei.

Nun möchten wir das Senario umdrehen:
Sobald eine Rechnung im Rechnungsarchiv hinzugefügt wird, soll ein Workflow starten, der das Dokumentenarchiv nach der Projektnummer durchsucht und die Werte der Rechnung (Belegearchiv) in das Indexfeld des Dokumentenarchivs schreibt.

Wie kann das im Workflow-Designer umgesetzt werden, ohne eine "Warten auf Ereignis" Funktion zu verwenden? (Grund weshalb wir keine "Warten auf Ereignis" Funktion verwenden möchten: Es kann sein, dass nach mehreren Jahren weitere Rechnungen dem Projekt hinzugefügt werden. Somit müssten die Workflows mehrere Jahre "warten", was die Resourcen der Cloudserver sicherlich unnötig belastet).

Leider habe ich lange gesucht und keine passende Möglichkeit gefunden.

Vielen Dank im Voraus.

VG Oliver Acker

kurzer Zwischenstand:

Ich habe es (fast) geschafft:

- Im ersten Schritt wird im Beleg-Archiv ein Workflow gestartet, der ein Indexfeld ausliest.

- wenn ein bestimmter Begriff darin vorkommt, wird er im Workflow mittels des "Archiv-Zugriffs" in das Dokumenten-Archiv kopiert

- anschließend startet automatisch ein weiterer Worklow im  Dokumenten-Archiv, der die Indextabelle fülllt

- das klappt einwandfrei, aber...

- Tabellenfelder (ganzen Zeilen) können nur geleert oder hinzugefügt werden, jedoch nicht entfernt / gelöscht werden.

- gibt es hierfür eine Lösung (ich habe einen neuen Thread erstellt).

Vielen Dank an alle :)

Vg Oli Acker

Wir haben die Lösung gefunden:

- neben der Datenzuweisung "Intextabelle-Mehrere Spalten" kann das Häkchen "Ersetzen" ausgewählt werden (siehe Screenshot).

- Anschließend werden alles Werte aus der Indextabelle mit den neuen Daten ersetzt.

Klappt einwandfrei :-)

VG Oli Acker