Frage:
Wie werden E-Mails mit zentralen Active Import Job archiviert?
Antwort:
Zu archivierende E-Mails manuell zu speichern ist zeitaufwendig und umständlich. DocuWare vereinfacht diesen Prozess: Die E-Mails aller Mitarbeiter lassen sich mit nur einem Active Import Job in DocuWare abgelegen. Anschließend stehen sie dem jeweiligen Mitarbeiter zum Vervollständigen der Indexeinträge übersichtlich in einem Content Folder bereit.
Schritt 1: Einrichten eines öffentlichen Ordners in Outlook
Erstellen Sie in Outlook einen öffentlichen Ordner. Öffnen Sie mit rechtem Mausklick auf öffentliche Ordner das Kontextmenü und wählen Sie "Neuer Ordner". Geben Sie dem Ordner einen Namen, der ihn deutlich als Archivierungsordner kennzeichnet. Wählen Sie E-Mail und Bereitstellung als Inhalt und bestimmen Sie in der Ordnerleiste die genaue Position des Archivierungsordners. Der Ordner erscheint im Outlook-Client aller Mitarbeiter. Zu archivierende Post kann von jedem Mitarbeiter dorthin verschoben werden.
Hier bestimmen Sie den Namen und die Positionierung des Ordners in der Baumansicht
Schritt 2: Konfigurieren des Active Import Jobs
Richten Sie einen Active Import Job mit dem öffentlichen Ordner als Quelle ein. Wählen Sie wie gewohnt in DocuWare das Archiv, in dem Ihre E-Mail Korrespondenz abgelegt werden soll. Damit DocuWare die E-Mails bei der Suche im Archiv den jeweiligen Mitarbeitern als E-Mail-Empfänger oder -Absender automatisch zuordnet, müssen Sie die Mailadresse des Mitarbeiters als Indexbegriff verwenden.
Hierfür weisen Sie dem Indexfeld E-Mail-Empfänger die Objekteigenschaft Empfänger, dem Indexfeld E-Mail-Absender die Objekteigenschaft Absender und dem Indexfeld Status einen festen Wert wie Neu zu. Die Felder müssen zuvor für das Archiv angelegt worden sein. Die weiteren Einstellungen zur Indexierung nehmen Sie wie gewohnt vor.
Wählen Sie den öffentlichen Ordner als Quelle
Schritt 3: Dynamische Content Folder Mappe erstellen
Den letzten Schritt kann jeder Mitarbeiter selbst vornehmen. Wollen Sie, dass Content Folder alle Ihre eingehenden zu archivierenden E-Mails anzeigt, suchen Sie in dem vorab zugewiesenen Feld E-Mail-Empfänger nach Ihrer E-Mail-Adresse und wählen zudem Neu im Feld Status. Gehen Sie dann in der Ergebnisliste auf An Content Folder und wählen Sie Dynamischer Link.
Sie können den neuen Link ganz bequem einer bereits bestehenden Content Folder Mappe hinzufügen oder eine neue erstellen. Wenn Sie Ihre Mappe synchronisieren, werden Ihnen so automatisch die eingehenden E-Mails angezeigt, die Sie in Outlook zum Archivieren ausgewählt haben. Nachdem Sie alle fehlenden Indexbegriffe ergänzt haben, ändern Sie einfach den Eintrag im Feld Status, und die E-Mail verschwindet nach dem Speichern automatisch aus Ihrer Content Folder Mappe.
Weisen Sie den Indexfeldern E-Mail-Objekteigenschaften zu.
Wählen Sie „Dynamischer Link“ und bestimmen Sie, ob der Link einer bestehenden Mappe hinzugefügt oder eine neue Mappe erstellt werden soll.
So haben Sie stets alle noch zu archivierenden E-Mails im Blick. Sie können analog eine Content Folder Mappe für die von Ihnen verschickten und archivierten E-Mails erstellen. Dabei müssen Sie nur darauf achten, im Archiv nicht im Feld Empfänger, sondern im Feld Absender nach Ihrer E-Mail-Adresse zu suchen.