Verhalten:
Wie steuere ich mit Indexfiltern die Zugriffsrechte auf Dokumente?
Lösung:
Im Folgenden soll die Steuerung der Zugriffsrechte auf Dokumente mittels Indexfiltern in einigen Beispielen genauer erklärt werden.
Bitte beachten Sie:
In DocuWare sind Rechte immer additiv. Dies bedeutet, sind einem Benutzer z.B. mehrere Archivprofile zugewiesen, über die er Rechte erhält, so kann er von einem Archivprofil ein bestimmtes Recht erhalten, welches ihm durch ein anderes Archivprofil verweigert werden soll. Der Benutzer würde schlussendlich trotzdem über das besagte Recht verfügen.
Das folgende Beispiel soll die Einrichtung und Funktionsweise zweier Indexfilter zur Einschränkung des Suchen- und Bearbeitenrechts veranschaulichen. Möchte man den Zugriff auf bestimmte Dokumente mit Indexfiltern steuern, so benötigt man zumindest zwei Archivprofile. In diesem Beispiel sind sogar drei Archivprofile erforderlich. Beispiele:
Archivprofil „Indexfilter-Suchen“:
Über das erste Archivprofil „Indexfilter-Suchen“ erhält der Benutzer ausschließlich das Recht zu suchen. In diesem Archivprofil wird ein entsprechender Indexfilter eingerichtet. Nutzen Sie hierfür die Logischen Operatoren OR, NOT und
- OR
- Aus mehreren mit OR verknüpften Index Einträgen, muss nur ein Eintrag zutreffen, um ein Ergebnis zu
- NOT
- Steht NOT vor einem Index Eintrag, so wird dieser in der Ergebnisliste nicht angezeigt werden
- AND
- Aus mehreren mit AND verknüpften Index Einträgen, müssen alle Einträge zutreffen, um ein Ergebnis zu erhalten (Verwechslungsgefahr AND <-> OR)
- COMPANY:
- NOT (Flying Tom OR Peters Engineering) --> Nur Dokumente, bei denen die Firma nicht „Flying Tom“ oder „Peters Engineering“ ist, werden angezeigt.
- STATUS:
- New --> Nur Dokumente mit dem Status „New“ können gesucht werden
Archivprofil „Indexfilter-Editieren“:
Über das Archivprofil „Indexfilter-Editieren“ erhält der Benutzer ausschließlich das Recht zu bearbeiten. Hier wird ebenfalls ein Indexfilter gesetzt.
STATUS: New --> Nur Dokumente mit dem Status „New“ können bearbeitet werden
Archivprofil „Allgemein“:
Anschließend wird ein allgemeines Archivprofil benötigt, über das das Suchen und das Editieren Recht NICHT vergeben werden.
Alle drei Archivprofile werden dem Benutzer zugewiesen. Bitte beachten Sie, dass die Dialoge bis Version 6.7 nur über das allgemeine Archivprofile (ohne Indexfilter) zugewiesen werden können.