Worauf muss ich bei der Einrichtung von Intelligent Indexing achten?

Frage:

Worauf muss ich bei der Einrichtung von Intelligent Indexing achten?

Lösung:

Bei der Einrichtung von Intelligent Indexing besteht einer der wichtigsten Arbeitsschritte darin, das Mapping korrekt vorzunehmen und die Dokumenttypen fehlerfrei anzulernen. Hierbei können einige (potenzielle) Fehler von Anfang an vermieden werden. Aus diesem Grund ist es lohnenswert, sich im Vorhinein Gedanken über einen sinnvollen Einsatz von Intelligent Indexing zu machen und folgende Punkte bei der Konfiguration zu beachten.

Planungsphase und Grundlegendes:

• Intelligent Indexing arbeitet mit sogenannten Dokumenttypen (Templates). Ein Dokumenttyp ist ein Satz ähnlich aufgebauter Dokumente, zum Beispiel die Lieferscheine eines bestimmten Teilelieferanten oder die Rechnungen einer Telefongesellschaft. Intelligent Indexing macht sich die Ähnlichkeit dieser Dokumente zu Nutze. Hingegen ist der Dienst für sich immer wieder ändernde E-Mails oder andere formlose Dokumente nicht geeignet.

• Unter dem Begriff Mapping versteht man bei der Briefkorbkonfiguration die Zuordnung der Intelligent Indexing Felder zu den DocuWare Feldern eines Ablagedialogs. (Dazu mehr unter dem Punkt „Mapping“)

• Für die Konfiguration des Intelligent Indexing Services wird ein bestimmter Ablagedialog eines Archivs verwendet. Indexvorschläge werden nur für diesen einen Ablagedialog geliefert. Im Web Client ist er anhand des Glühbirnensymbols zu erkennen.

• Alle Felder, die Intelligent Indexing befüllen soll, müssen bei jedem Ablegen gefüllt sein. Die farbliche Markierung der Felder im Ablagedialog signalisiert, dass die vorgeschlagenen Indexbegriffe von Intelligent Indexing stammen (Bedeutung der farblichen Markierungen siehe http://help.docuware.com/de/#b57860t59016n69936). Felder, welche unregelmäßig befüllt werden, verfälschen zukünftige Indexvorschläge und können im schlimmsten Fall zur Nichtbefüllung des Feldes führen. Aus diesem Grund ist es in der Planungsphase äußerst wichtig, genau zu analysieren, welche Felder für alle Dokumenttypen immer benötigt werden und auch nur diese durch Intelligent Indexing befüllen zu lassen. Hier gilt der Grundsatz: „Weniger ist manchmal mehr.“

• Pflichtfelder (auf der Konfigurationsseite mit einem * markiert) müssen einem DocuWare-Feld zugeordnet werden. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, dass ein Intelligent Indexing Pflichtfeld nicht benötigt wird, so muss beim Anlernen eines neuen Dokumenttyps der Intelligent Indexing Vorschlag des zugeordneten DocuWare-Felds manuell entfernt werden. Das Feld wird zukünftig nicht mehr befüllt. Diese Praxis ist allerdings nicht zu empfehlen, da die Nichtverwendung von Pflichtfeldern die Leistungsfähigkeit von Intelligent Indexing beeinträchtigen kann.

• Es werden nur die ersten und letzten fünf Seiten eines Dokuments von Intelligent Indexing beachtet.

• Das Intelligent Indexing Standardkontingent wird immer reduziert, sobald ein Dokument in den Intelligent Indexing Briefkorb verschoben wird. Aus diesem Grund sollten nur Dokumente in diesen Briefkorb gelangen, welche auch wirklich durch Intelligent Indexing indexiert werden sollen.

• Um Zeiten hohen Dokumentaufkommens abzudecken, kann das Kontingent mit einer formlosen E-Mail an orders@docuware.com erweitert werden. Diese Anpassung kann monatlich erfolgen.

Das Mapping an sich:

• Beim Mapping ist auf die richtige Zuordnung der Feldtypen zu achten:

Intelligent Indexing Textfeld --> DocuWare Textfeld
Intelligent Indexing Datumsfeld --> DocuWare Datumsfeld
Intelligent Indexing Numerisches Feld --> DocuWare Numerisches Feld

• Pro Archiv kann für die Konfiguration von Intelligent Indexing nur ein Ablagedialog verwendet werden.

• Grundsätzlich gilt: Das Mapping muss zwingend für alle Intelligent Indexing Briefkörbe eines Ablagedialogs gleich sein.

• Intelligent Indexing kann für die Ablage in mehrere Archive genutzt werden. Sollen ein und derselbe Dokumenttyp oder sehr ähnliche Dokumenttypen (große Ähnlichkeit im Bezug auf den Wortschatz) in unterschiedliche Archive abgelegt werden, ist darauf zu achten, dass sich die zugeordneten Fundstellen auf dem Dokument nicht voneinander unterscheiden (siehe Abbildung). An dieser Stelle ist, wie bereits beschrieben, darauf zu achten, dass das Mapping der einzelnen Briefkorbkonfigurationen pro Ablagedialog nicht voneinander abweicht und stets alle gemappten Felder gefüllt werden. Die Feldnamen der einzelnen Ablagedialoge können unterschiedlich, die Feldtypen müssen allerdings gleich sein.

Komplett unterschiedliche Dokumenttypen können auch mit anders gemappten Ablagedialogen in verschiedene Archive abgelegt werden (siehe Abbildung). Hier ist besonders auf die Unterschiedlichkeit der Dokumenttypen zu achten (große Unterschiede im Bezug auf den Wortschatz).

• Das nachträgliche Hinzufügen von Feldern zum Mapping ist nicht möglich bzw. darf nicht erfolgen.

• Das Mapping darf nach dem ersten Ablegen ohne Zurücksetzen des Modelspaces nicht mehr verändert werden.

• Allerdings kann ein Intelligent Indexing Feld, welches zukünftig nicht mehr benötigt wird, aus dem Mapping entfernt werden.

• Intelligent Indexing liefert für DateTime-Felder keine Uhrzeit. An dieser Stelle ist es besser ein DocuWare Datumsfeld (Datefield) zu verwenden.

Sollte einer dieser Punkte nicht beachtet worden sein und es zu massiv auffälligem Verhalten von Intelligent Indexing kommen, ist es notwendig, ggf. die fehlerhafte Konfiguration zu korrigieren und anschließend den Modelspace zurückzusetzen bzw. die Dokumenttypen neu anzulernen. FAQ-Wie setze ich den Modelspace bei Intelligent Indexing On-Premises zurück?

Das Anlernen:

• Bitte beachten Sie hierfür den FAQ-Artikel "Wie kann ich Intelligent Indexing beim Anlernen unterstützen?"

Sonstiges:

• Intelligent Indexing ist maßgeblich von der Auflösung des Dokuments abhängig. Für optimale Ergebnisse ist eine gute Dokumentauflösung ab 300 dpi essenziell. Dies gilt gleichermaßen für selbst gescannte Dokumente. Auch hier ist auf optimale Scaneinstellungen zu achten.

• Mit sogenannten Feldfiltern können von Intelligent Indexing vorgeschlagene Indexbegriffe für Indexfelder vorgefiltert werden. Nur ein im Feldfilterdokument aufgelisteter Indexbegriff wird als Vorschlag in das Indexfeld geschrieben. Feldfilter können auch nachträglich noch hinzugefügt und angepasst werden, sollten aber ebenfalls mit Bedacht gewählt werden.

• Archivseitig eingerichtete Auswahllisten werden von Intelligent Indexing nicht beachtet!

Grundlegende Informationen über Intelligent Indexing erhalten Sie auch auf help.docuware.com. Für optimale Suchergebnisse nutzen Sie bitte Microsoft Internet Explorer und Google Chrome.