Frage:
Wie legt man neue Auswahllisten an und verwaltet sie?
Lösung:
Die Einträge einer Auswahlliste können von bereits existierenden Daten genommen werden.
Hierzu gibt es drei möglich der Einrichtung:
- Für eine "Feste Auswahlliste" behält der DocuWare Server die gesamte Liste in dem eigenen Speicher. Der Zugriff auf die Liste ist schnell, allerdings muss die Liste bei Änderungen manuell nachgepflegt werden.
- Bei einer "Externen Auswahlliste" greift DocuWaredirekt auf die orginale Datenquelle zu. Diese Art des Zugriffs ist langsamer, allerdings werden immer die aktuellsten Daten der Quelle genutzt.
- Eine "DocuWare intern" Auswahlliste greift auf von DocuWare vorgefertigte Listen wie z.B. "Benutzer" oder "Gruppen" zu. Diese Listen sind schnell und bestehen nur aus DocuWare internen Daten. (Dies ist in nicht allen Versionen verfügbar.)
Falls Sie die Daten der Auswahlliste selten oder nie ändern wollen, empfehlen wir eine feste Auswahlliste.
Für sich regelmäßig ändernde Daten sind externe Auswahllisten am besten, da diese immer so aktuell wie ihre Quelle sind. Man kann sich direkt mit einem Microsoft SQL-Server, MySQL- und Oracle-Datenbanken verbinden und eine Tabelle/Spalte auslesen. Ein SQl-Befehl ist auch möglich.
Außerdem kann man Einträge für eine Auswahlliste über eine Textdatei mit festen Feldlängen oder Trennzeichen einfügen. Falls man keine existierende Datenquelle nutzt kann man die Daten manuell in eine feste Auswahlliste einfügen.
Auswahlliste in der DocuWare Administration einrichten
1. Schritt: Einrichten einer Auswahlliste
Öffnen Sie in der DocuWare Administration.
In der Baumstruktur den Bereich Name der Organisation / Allgemein / Auswahllisten und rufen die Funktion Definition einer neuen Auswahlliste des Kontextmenüs auf. Vergeben Sie für die neue Liste einen Namen, weisen ihr einen Typ zu und definieren Sie die Datenquelle für die Einträge der neuen Auswahlliste odergeben Sie die Einträge manuell ein.
2. Schritt: Auswahlliste einem Archivfeld zuordnen
Nun muss die Auswahlliste für die gewünschten Felder freigegeben werden. Gehen Sie hierzu in der Baumstruktur beim jeweiligen Archiv in das gewünschte Feld und aktivieren Sie die Checkbox für die neue Auswahlliste.
Auswahlliste für ein Archivfeld zur Verfügung stellen
3. Schritt: Auswahlliste in Such- und Ablagemaske integrieren
Wechseln Sie nun in der Baumstruktur zu den Suchmasken und definieren Sie für das gewählte Feld die Auswahlliste.
Diesen Schritt müssen Sie für alle Such- und Ablagemasken sowie für die Infoboxen der einzelnen Ergebnislisten vollziehen, in denen die neue Auswahlliste zur Verfügung stehen soll. Da die einzelnen Such- und Ablagemasken über Profile den Benutzern zugeordnet sind, können Sie verschiedenen Benutzern auch verschieden Auswahllisten zur Verfügung stellen.
Mehr Informationen zu diesem Thema können in den Technischen Notizen, der Tips und Tricks Sektion oder unter help.docuware.com gefunden werden.
Auswahlliste für ein Archivfeld zur Verfügung