Planung der Übernahme von Volltextinformationen vor dem Upgrade auf DocuWare 6.5 oder nachfolgende Versionen

Verhalten:
Mit DocuWare Version 6.5 wurden die Volltext-Funktionalitäten erweitert. Voraussetzung dafür ist eine geänderte Strukturierung der Volltext-Informationen im Volltext-Server, genauer gesagt dem Solr-Servlet. Aus diesem Grund müssen die Volltext-Informationen aus den Textshots (enthält alle erkannten Textinformationen einer Dokumentseite und deren Koordinaten für ein schnelleres Auffinden und Markieren der Suchbegriffe) neu in den Solr übertragen werden, was nach dem Update auf DocuWare Version 6.5 automatisch begonnen wird. Bis die Übernahme abgeschlossen ist, steht die Volltextsuche vorübergehend nicht zur Verfügung.

Lösung:
Bisher wurden diese Textshots nur für Dokumente erstellt, die nach dem Update auf Version 6 oder Version 6.1 abgelegt wurden. Die Volltext-Informationen aller Dokumente vorhergehender DocuWare-Versionen wurden beim Update direkt in den Volltext-Server übernommen und müssen daher erst neu ausgelesen werden. Um die Dauer des Wiederaufbaus der Solr-Informationen gering zu halten, empfehlen wir bereits vor dem Update alle Textshots erstellen zu lassen. Damit müssen dann nur noch die Textshot-Volltext-Informationen an den Volltext-Server übergeben werden müssen. Die Wartezeit nach dem Update bis zur Verfügbarkeit der Volltextsuche wird dadurch unter Umständen enorm verkürzt.

Aus diesem Grund gibt es in DocuWare Version 6.1 bereits eine neue Option. In der DocuWare Administration, im entsprechenden Archiv finden Sie unter dem Punkt Volltext die Funktion „Volltext zurücksetzen“.
Wählen Sie dort die Option „Fehlerhafte und fehlende Dokumente erneut verarbeiten“ aus, damit genau nur die Dokumente ohne Textshot verarbeitet werden.
Unter DocuWare Version 6 stand diese Option in der DocuWare Administration leider noch nicht zur Verfügung. Allerdings können die nötigen Schritte auch manuell durchgeführt werden. Nähere Informationen finden Sie in folgendem FAQ Artikel:

Dieses Vorgehen hat noch einen weiteren Vorteil. Wird die „Nachindexierung“ bereits vor dem Update durchgeführt so findet diese nur Dokumentweise statt. Das Dokument kann während des Prozesses immer über die Volltextsuche gefunden werden. Bei der Übernahme während des Update steht die Volltextsuche bis zur vollständigen Aktualisierung des Solr Kataloges nicht zur Verfügung.

Bitte beachten diese Informationen bei der Planung Ihres Upgrades.