Frage:
Wie kann man Anmerkungen mit einem Dokument in Archiven zusammenführen?
Antwort: Ja:
Seit DocuWare 6.6 können Sie Anmerkungen in PDF-Dokumente einbinden, die bereits in einem Archiv abgelegt sind. Dadurch werden alle Anmerkungen dauerhaft auf dem Dokument platziert. Dazu wird eine neue PDF-Datei erzeugt, die die bestehende ersetzt.
Use Case
Bei der Freigabe einer Rechnung werden die entsprechenden Dokumente von mehreren Kollegen bearbeitet: Es wird gestempelt, kommentiert und markiert. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, werden die Anmerkungen in das Dokument eingefügt, da die Anmerkungen der Schlüssel sind, um die Genehmigungsschritte für diese Rechnung nachzuvollziehen. Dadurch sind alle Anmerkungen dauerhaft mit dem Dokument verbunden und können nicht ausgeblendet werden, egal mit welchem Programm Sie die Rechnung anzeigen.
Vorteile
Anmerkungen sind immer sichtbar, Schritte können dauerhaft nachvollzogen werden
Konfiguration und Verwendung
So können Sie diese Funktionalität nutzen:
Symbolleiste des Viewers → Abschnitt "Anzeige" → Ebenen zusammenführen
Das Zusammenführen von Anmerkungen in einem Aktenschrank erfordert das Recht "Dokumente bearbeiten". Wie der Name schon sagt, erhält der Benutzer damit das Recht, Dokumente in einem Archiv zu bearbeiten. Wird dieses Recht entzogen, kann der Benutzer keine Anmerkungen mehr zusammenführen.
Wir empfehlen, die Zusammenführungsfunktion nur in Kombination mit der automatischen Versionierung zu verwenden, um die Dokumentation von Änderungen im Archiv sicherzustellen.