Frage:
Wie kann man Anmerkungen mit einem Dokument im Archiv verschmelzen?
Antwort:
Seit DocuWare Version 6.6 steht Ihnen im Archiv die Möglichkeit zur Verfügung die Anmerkungen mit einem PDF-Dokument zu verschmelzen. Sie können die Anmerkungsebenen mit dem Dokument verschmelzen und so alle Anmerkungen und Stempel auf dem Dokument dauerhaft fixieren. Dabei wird ein neues Dokument erstellt, das das bisherige ersetzt.
Anwendung
Im Rahmen einer Rechnungsfreigabe wird die entsprechende Rechnung von mehreren Kollegen bearbeitet, gestempelt, mit Kommentaren und Markierungen versehen. Da diese Anmerkungen wichtig sind, um die Bearbeitungsschritte der Rechnung später nachzuvollziehen, verschmelzen Sie zum Abschluss des Freigabeprozesses die Anmerkungen mit dem Dokument.
Diese sind damit für immer mit dem Dokument verbunden und können nicht mehr ausgeblendet werden, egal in welchem Programm Sie die Rechnung öffnen.
Vorteile
Anmerkungen immer sichtbar, Arbeitsschritte dauerhaft nachvollziehen
Konfiguration und Verwendung
Wie Sie die Funktion verwenden:
Viewer Werkzeugleiste → Bereich Anzeige → Anmerkungen verschmelzen.
Das Verschmelzen im Archiv steht nur dann zur Verfügung wenn der Benutzer das Archivrecht „Dokument ändern“ besitzt. Wie der Name des Rechtes besagt, erhält der Benutzer damit das Recht die Dokumente auch im Archiv zu ändern. Wird das Recht entzogen, ist auch das Verschmelzen nicht mehr möglich.
Wir empfehlen die Verschmelzenfunktion jedoch nur in Verbindung mit der automatischen Versionierung zu
verwenden, um somit eine Nachvollziehbarkeit der Änderungen im Archiv gewährleisten zu können.