Ute Degen Technician Software Support Team GREEN EMEA

In this case, it is not possible to access/delete the workflow anymore. Doing this via the database can be tricky because of dependencies so instead it is good practice to add another user as designer, this user can then delete the workflow in the Workflow Designer as usual.<br> <br> Best regards,<br> Ute Degen<br> Technician Software Support Team Green EMEA<br> <br> &#160;

Hello,
It is possible to do this with a workflow in DocuWare 7.2, you would need a task activity and after this an email activity.
In the Task you need a Dialog (this is where the user can fill in the email body), this then needs to be assigned to a global variable. (It is also possible to add other fields here, such as the recipient or the subject).
Then these variables can be added to an email activity (please be aware that it is currently not possible to add line breaks in a text field, therefore everything within a variable will be displayed in one line). Here you can also decide whether the document is to be sent along as well.
As for documenting the emails, if the workflow runs into an error sending an email it will create a general error task with an error message for the workflow controller (it is also possible to connect the error exit to another task / other steps that the workflow will do if it runs into an error), this as well as if the email was sent successfully is all documented in the documents' history.

Best regards,
Ute Degen
Technician Software Support Team GREEN EMEA

<div style="text-align:start; text-indent:0px; -webkit-text-stroke-width:0px"><span style="font-size:9pt"><span style="color:#000000"><span style="font-style:normal"><span style="font-variant-ligatures:normal"><span style="font-variant-caps:normal"><span style="font-weight:400"><span style="letter-spacing:normal"><span style="orphans:2"><span style="text-transform:none"><span style="white-space:normal"><span style="widows:2"><span style="word-spacing:0px"><span style="text-decoration-thickness:initial"><span style="text-decoration-style:initial"><span style="text-decoration-color:initial"><span style="font-family:&quot;Segoe UI&quot;, &quot;Helvetica Neue&quot;, sans-serif"><span style="font-size:10pt"><span style="font-family:Arial, Helvetica, sans-serif">Es ist nicht möglich auf die Indexeinträge mehrerer Dokumente zuzugreifen innerhalb einer Workflowaufgabe, wenn der Workflow mehr wie einen Wert findet, auch wenn er nur mit diesem rechnen soll, wirft er einen Fehler.</span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></div> <div style="text-align:start; text-indent:0px; -webkit-text-stroke-width:0px"></div> <div style="text-align:start; text-indent:0px; -webkit-text-stroke-width:0px"><span style="font-size:medium"><span style="color:#000000"><span style="font-family:&quot;Times New Roman&quot;"><span style="font-style:normal"><span style="font-variant-ligatures:normal"><span style="font-variant-caps:normal"><span style="font-weight:400"><span style="letter-spacing:normal"><span style="orphans:2"><span style="text-transform:none"><span style="white-space:normal"><span style="widows:2"><span style="word-spacing:0px"><span style="text-decoration-thickness:initial"><span style="text-decoration-style:initial"><span style="text-decoration-color:initial"><font face="Arial, Helvetica, sans-serif"><span style="font-size:13.3333px">Eine Lösung hier könnte es sein in einem gesonderten Archiv für jeden Mitarbeiter einen Datensatz zu hinterlegen, hier könnten Sie dann die Urlaubstage für das Jahr hinterlegen und dann immer entsprechend viele Tage abziehen, wenn Urlaub beantragt wird.</span></font></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></span></div>

There is currently no possibility to delete older versions, as this would break the whole functionality of version management.

With best regards,
Ute Degen
Software Support Team ORANGE EMEA

Diese Funktion ist aktuell leider nicht verfügbar. Momentan haben wir keine Informationen vorliegen, ob sie bereits geplant ist.
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Mit freundlichen Grüßen,
Ute Degen
Software Support Team ORANGE EMEA