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Question
Comment puis-je écrire la taille du document et le type de fichier dans des champs d'index dans un système en nuage, et comment puis-je les utiliser pour la création de rapports ?

Réponse
Veuillez vous référer au guide suivant pour écrire la taille du document et le type de fichier dans les champs d'index ;
Pour ce faire, veuillez vous assurer que vous disposez des conditions préalables suivantes ;

  • Un nouveau champ dans l'armoire avec le type "NUMERIC".
  • Un nouveau champ dans l'armoire avec le type "TEXTE".
  • Un flux de travail Autoindex
  • Une configuration d'exportation de données
Étape 1 : Créer les champs dans l'armoire à fichiers
  • Naviguez vers la page Configurations, ouvrez le plugin Armoires de fichiers, puis ouvrez la configuration de l'armoire de fichiers souhaitée. Dans l'ongletChamps de base de données , créez les champs souhaités.




Étape 2 : Créer un index automatique

  • Naviguez vers la page Configurations, ouvrez le plugin Autoindex et créez un flux de travail Autoindex. Ouvrez l' onglet Match Data et dans la section Source, activez l' option base de données externe et sélectionnez votre GUID Cloud unique qui doit se terminer par autoindex. Activez la vue Tabe et sélectionnez la table principale de votre armoire à dossiers dans la liste déroulante .


  • Dans la section Matchcode, définissez le champ de correspondance comme suit :
    Doc ID est égal à DWDOCID

  • Dans l' ongletAffecter les données, affectez les deux champs nouvellement créés et sélectionnez les champs système correspondants pour l'indexation. Tous les autres paramètres de l'indexation automatique peuvent être laissés sur leurs sélections par défaut. Une fois terminé, enregistrez votre autoindex et exécutez le flux de travail Autoindex.

  • Après avoir exécuté l'indexation automatique, vous remarquerez que les champs d'indexation ont été remplis avec le type de fichier, qui est l'extension du fichier comme PDF ou DOCX, et que la taille du fichier est indiquée en kilo-octets.

  • Veuillez noter que, puisque la taille du fichier est écrite en kilo-octets, cela signifie que 12,368, comme dans l'exemple ci-dessus, correspond à 0,012 méga-octets.
    Si le type de fichier est vide et que la taille du fichier est nulle, cela signifie qu'il ne s'agit pas d'un document mais d'un enregistrement de données.

Étape 3 : Exporter les données d'index à des fins de rapport

  • Enfin, ouvrez le plugin Exportation de données à partir de la page Configurations et créez une nouvelle configuration Exportation de données.

  • Utilisez votre liste de résultats par défaut pour l'exportation ou définissez votre configuration d'exportation. Une fois l'exportation exécutée, vous pouvez importer les données dans le logiciel de votre choix, tel que Microsoft Excel, à des fins de création de rapports. Cette méthode vous permet d'avoir une vue d'ensemble des documents, des types et des tailles de fichiers que vous avez dans votre système Cloud.

Le KBA s'applique UNIQUEMENT aux organisations en nuage.

Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.

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