質問
クラウドシステムのインデックスフィールドに文書サイズとファイルタイプを書き込む方法と、それをレポートに使用する方法を教えてください。
回答
ドキュメントサイズとファイルタイプをインデックスフィールドに書き込む方法については、以下のガイドをご参照ください；
これを実現するには、以下の前提条件があることを確認してください；
- ファイルキャビネットの新しいフィールドで、タイプは "NUMERIC "です。
- ファイルキャビネットの新規フィールドで、タイプが "TEXT"
- 1つのAutoindexワークフロー
- 1つのデータ・エクスポート構成
- 設定ページに移動し、ファイル・キャビネット・プラグインを開き、目的のファイル・キャビネットのファイル・キャビネット設定を開きます。データベース・フィールド ・タブで、目的のフィールドを作成します。
ステップ 2: オートインデックスの作成
- Configurationsページに移動し、Autoindexプラグインを開き、Autoindexワークフローを作成します。 Match Data］ タブを開き、［ Source ］ セクションから［ external database］ オプションを有効にして 、autoindexで 終わる一意のクラウドGUIDを選択 します。Tabe］ビューを有効にして、ドロップダウンからファイルキャビネットのメインテーブルを選択 します。
- Matchcode] セクシ ョ ンの中で、 照合フ ィ ール ド を次の よ う に設定 し ます ：
Doc ID is equal DWDOCID
- Assign Data］ タブで、新しく作成した2つのフィールドを割り当て、対応するシステム・フィールドをインデックス作成用に選択します。 他のすべての Autoindex 設定は、デフォルト選択のままでかまいません。完了したら、Autoindex を保存し、Autoindex ワークフローを実行します。
- Autoindexを実行すると、インデックスフィールドにファイルタイプ（PDFやDOCXのようなファイルの拡張子）が入力され、ファイルサイズがキロバイト単位で表示されていることがわかります。
- ファイルサイズはキロバイトで表示されるため、上の例にある12.368は0.012メガバイトを意味することに注意してください。
ファイルタイプが空でファイルサイズがゼロの場合、それは文書ではなくデータレコードであることを意味します。
ステップ3：レポート用にインデックスデータをエクスポートする
- 最後に、「設定」ページから「データのエクスポート」プラグインを開き、新しい「データのエクスポート」設定を作成します。
- エクスポートを実行した後、Microsoft Excelなど、レポート作成のために必要なデータ・ソフトウェアにデータをインポートすることができます。この方法によって、クラウド・システムにどのような文書、ファイル・タイプ、ファイル・サイズがあるかの概要を把握することができます。
KBAはクラウド組織のみに適用されます。
ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。