Domanda:
Come si configura un lavoro di Autoindex?
Soluzione:
Per creare e progettare un lavoro di Autoindex, consultare la seguente guida.
1. Accedere alla pagina "Configurazioni" utilizzando il menu a tendina sotto il proprio nome utente.
2. Fare clic sul plugin "Autoindex".
3. Fare clic sul pulsante "Nuovo Autoindex" nella pagina di destinazione del plugin.
Assicurarsi di assegnare un nome al lavoro Autoindex. Nella scheda Trigger, stabilire quale file cabinet il lavoro Autoindex deve monitorare e quali documenti deve eseguire specificando le voci dell'indice che l'Autoindex deve cercare.
È possibile scegliere di eseguire il lavoro in base a uno dei seguenti trigger:
File Cabinet Event:
Qui si può scegliere di eseguire il lavoro su "Nuovi documenti" o "se le voci dell'indice dei documenti esistenti sono cambiate" per soddisfare i criteri di trigger.
Nota: non è consigliabile impostare un lavoro con entrambe le opzioni selezionate, poiché si creerà un ciclo continuo che attiverà il lavoro più volte inutilmente.
Evento file:
Dove si può scegliere che il lavoro venga eseguito "dopo la creazione di un file di indicizzazione" o "dopo la creazione o la modifica di un file di indicizzazione"
Programmato:
Dove si può specificare una pianificazione per l'esecuzione automatica del lavoro sui documenti specificati nel filtro delle voci dell'indice
I lavori programmati possono essere specificati per essere eseguiti ogni ora, ogni giorno, ogni settimana, ogni mese o in base a una pianificazione al minuto.
Nota: l'opzione "Al minuto" può essere eseguita solo un minimo di ogni 10 minuti.
4Una volta specificate le condizioni di attivazione del lavoro, selezionare l'origine dei dati e specificare le condizioni di corrispondenza.
Per l'origine dei dati, è possibile scegliere tra:
- Database esterno: collegamento a un database esterno o al proprio database DocuWare
- File di testo: può essere utilizzato tramite una connessione file per connettersi a un file CSV
- Database del file cabinet: database interno di DocuWare
- Voci indice fisse: Non deve essere utilizzato alcun Matchcode. Il lavoro di Autoindex modificherà tutti i documenti del raccoglitore.
È quindi necessario determinare il campo Matchcode che avrà lo stesso valore nel raccoglitore e nell'origine dati esterna. È inoltre possibile decidere come il lavoro di Autoindex elaborerà i documenti che restituiscono più corrispondenze o nessuna corrispondenza durante l'esecuzione del lavoro.
5Nella scheda "Assegna dati" è possibile configurare i valori delle colonne dell'origine dati che andranno a riempire i campi delle voci dell'indice nel sistema DocuWare.
Nota: se le voci dell'indice sono vuote nel raccoglitore e verranno riempite dall'origine dati esterna, deselezionare "Anche se vuote"
6. Nella scheda "Scrivi indietro" è possibiledecidere come elaborare i documenti che restituiscono più corrispondenzee nessuna corrispondenza durante l'esecuzione del lavoro. Nella scheda "Write Back", è possibile aggiornare l'origine dati esterna in base alle opzioni presentate:
Nota: "Add missing data records" (Aggiungi record di dati mancanti) creerà dei record nell'archivio con i valori dell'origine dati esterna per i quali non sono state trovate corrispondenze durante l'esecuzione dei lavori.
7. Una voltaconfigurato il sistema diarchiviazione, è possibile crearedei record con i valori dell'origine dati esterna.Una volta configurato il lavoro Autoindex, fare clic sul pulsante "Salva" nell'angolo in alto a destra della schermata.
KBA è applicabile sia alle organizzazioni cloud che a quelle on-premise.
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall'inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla versione originale in inglese del/i prodotto/i. Potrebbero esserci piccoli errori, ad esempio nella grammatica utilizzata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa accuratezza della traduzione, nella maggior parte dei casi la troverete sufficientemente informativa. In caso di dubbi, si prega di fare riferimento alla versione inglese di questo articolo.