Strange error when auto-indexing with date from other field

Hello!

I tried to use Autoindex to fill empty fields with fixed entries and with entries based on other fields.

One of my rules in "Assign data" is "fill field >Send date< with the value of field >Document date<".

It works - but strangely.

Some examples:

Value 2023/10/12 assigned 2015/01/14
Value 2023/10/12 assigned 2014/12/22
Value 2023/10/12 assigned 2015/02/17
Value 2023/10/10 assigned 2015/01/07
Value 2023/10/10 assigned 2015/02/23
Value 2023/10/09 assigned 2014/12/12
Value 2023/10/09 assigned 2015/05/13
Value 2023/10/09 assigned 2015/05/08
Value 2023/10/09 assigned 2015/04/07
Value 2023/10/09 assigned 2018/10/10
value 2023/10/09 assigned 2023/06/19

and so on - often the same document dates result in the same send dates (but never the correct ones, always in the past), but as listed not always.

I cannot trace the error, nor can I find a pattern.

Does anyone have any ideas as to what this might be?

Thanks in advance! :)

 

Guten Tag Tim Eselgrimm! Leider sieht es so aus, dass die Community diese Frage nicht beantworten kann. Wir haben deshalb eine neue Supportanfrage mit der Nummer SR-214127-F7Z4P für Sie eröffnet. Ein Software Support Specialist wird sich direkt bei Ihnen melden, um diese Anfrage zu beantworten. Wir werden die Lösung der Anfrage hier veröffentlichen, sobald diese abgeschlossen ist. Mit freundlichen Grüßen DocuWare Support Team

Hallo Herr Wieland,

der Support hat sich bei mir gemeldet und das Problem beseitigt. An der Stelle mal ein dickes Lob meinerseits, danke, dass sich so um die Kunden gekümmert wird.

Herkunft des Problems:

Erstellt man eine Autoindex-Regel, kommt nach dem Trigger die Dokumentensuche Match Data. Ich war irrig der Meinung, dass hierbei das gleiche Dokument verarbeitet würde. Dies ist, zumindest grundsätzlich, nicht der Fall. Je nach Auswahl hinsichtlich der Multiple Matches nimmt er das erste Dokument, das er findet und verwendet dieses als Referenz.

In Assign Data wird dann bei Regeln, die auf Angaben des Dokumentes, das unter Match Data gefunden wurde beruhen, diese verwendet, um weitere Daten auf das Dokument aufzubringen, das im Trigger gefunden wurde.

In meinem Fall sind mehrere Dokumente vorhanden, die im Match Data gefunden werden konnten. Er hat daher das Dokumentendatum genommen, das auf dem ersten gefundenen Dokument im Archiv vorhanden ist und nicht das des Dokumentes, das über den Trigger zum Bearbeiten ausgewählt wurde.

Das Ergebnis war daher eine nicht nachzuvollziehende, scheinbar willkürliche Angabe, unter Versanddatum.

Lösung:

Soll ein Wert, des Dokumentes, das im Trigger gefundenen wurde, in ein weiteres Feld des gleichen Dokumentes eingetragen werden, so ist das Dokument genau zu bezeichnen. Das funktioniert, indem im Match Data die Regel DocID is equal DocID vergeben wird.

Noch mal herzlichsten Dank an das Docuware-Team. Wirklich super, dass dann, wenn sich Kunden nicht gegenseitig helfen können, ein Servicefall daraus wird und auch super wie kompetent der Service war. Dickes Lob meinerseits und nochmal besten Dank! :)

Guten Tag,

das Problem in diesem Fall war dass die Matching Data Kriterien nicht unique waren und mehrere Dokumente gefunden wurden. Daher war die Datenzuweisung unzuverlässig und zufällig.
Im Schritt Matching Data des AutoIndex Jobs bietet sich immer die DocID an oder mehrere Felder, die auf jeden Fall einzigartig sind.

LG
Seán H.