Julia Jatzek Schäfer Trennwandsysteme GmbH Systemadministrator

Hallo Herr Hahn,

wir hatten auch schon mal ähnliche Probleme. Bei uns lag es daran, dass der Beleg kein ordentliches PDF mit OCR Erkennung war, sondern der Kunde den Beleg fotografiert, als PDF gespeichert und an uns gesandt hat. Hier konnte wie gesagt keine Indexierung stattfinden.
Wir haben den Kunden darauf hingewiesen und die nächsten Belege waren wieder wie gewohnt über den Index lesbar.

Vielleicht als Tipp.

Gruß Julia Jatzek

Hallo Bernhard,

ich vermute es liegt an dem Indexfeld in der Ablagemaske zum Formular. Hier ist evtl. der Haken bei "Der Benutzer kann das Feld nur mit Einträgen von der Auswahlliste füllen" gesetzt. Sodas bei dem Übertragen des Formulars die Validierung greift und einen neuen Eintrag nicht erlaubt.

Gruß Julia Jatzek

Ich würde behaupten, dass dies nicht automatisch gehen wird.<br> <br> Die Versionierung beinhaltet alle Änderungen eines Datensatzes. Also wird der Datensatz im Nachgang immer größer. Natürlich kann man manuell Versionen entfernen.<br> Meines Erachtens geht das über das auschecken in einen Briefkorb, kleinere PDF vorne anklammern, wieder einchecken. Erneut auschecken, entklammern, große PDF entfernen, wieder einchecken.&nbsp; Anschließend alte Version löschen.<br> Sehr, sehr kompliziert.<br> <br> Ich würde mich aber auch gerne belehren lassen.<br> <br> Und viel wichtiger würde ich die Möglichkeit zur Konfiguration von "automatischem Verkleinern" von PDF-Anhängen, sowie Bilddateien finden.<br> Manche PDFs kommen bei uns in einer sehr hohen Auflösung an - eingescannte Dokumente. Und auch Bilder werden heutzutage direkt vom Mobilgerät in der höchsten Auflösung verschickt.<br> Es ist doch sehr umständlich und für die Mitarbeiter teilweise nicht zumutbar, diese Dokumente auseinander zu filtern, zu komprimieren und dann wieder im BK zusammen zusetzen.<br> Und manche PDFs dürfen bei uns nicht verkleinert werden - Explosionszeichnungen z.B.<br> Deshalb wäre hier eine Konfiguration ganz wichtig!<br> <br> Das nur als Randbemerkung zu ihrer Frage.<br> <br> Viele Grüße, Julia Jatzek<br> <br> &nbsp;

Gibt es denn Aussicht, dass der LDC mit der Zeit nicht mehr auf die 1.000 Zeilen beschränkt ist?<br> Denn wir stehen vor dem selben Problem.&nbsp;<br> Unsere Einträge aus einer SQL-View / Tabelle übersteigen bei weitem diese Grenze und ich sehe sonst keinen Weg mir diese Daten zu holen, bzw. für Auswahllisten bereitszustellen.<br> <br> Viele Grüße, Julia Jatzek

Hallo,<br> <br> es kommt immer darauf an, wie die Daten im BK abgelegt werden.<br> Wenn eine Email z.B. auf dem Desktop gespeichert und an schließend über drag&amp;drop oder die Import Funktion aus dem Dateiverzeichnis in den BK importiert wird, wird nur die msg.Datei quasi ohne Anhang angezeigt (so wie aktuell bei ihnen).<br> Wird die Datei aus Outlook über Connect 2 Outlook importiert haben Sie die Option die Ablage festzulegen:<br> Speichern der Email und / oder des Anhangs.<br> Wird Speichern der E-Mail + Anhang ausgewählt, so wird auch die angehängte PDF-Datei, Bilder, etc. jeweils separat mit an die Email gehangen.<br> Was hier dringend zu beachten ist - die Anhänge werden zusätzlich mit abgelegt, d.h. der Datenspeicher steigt automatisch mit an.<br> Sollten Sie also eine PDF + Bilder in einer Größe von 10 MB im Anhang haben ist der komplette Datensatz (Email 10 MB + Anhang 10 MB) 20 MB groß.<br> Der Vorteil ist, man kann schnell durch den Schriftverkehr klicken, ohne die Email zu öffnen um die Anhänge zu sehen (Bearbeitungsmodus - msg.Datei geht im Outlook auf und Anhänge können geöffnet werden). Anhänge können separat im DW geöffnet, heruntergeladen, gedruckt werden.<br> <br> Ich hoffe ihnen hier ein wenig weitergeholfen zu haben.<br> <br> Viele Grüße, Julia Jatzek

Guten Tag,<br> <br> über die Konfiguration ist ein Abholen der Daten aus einem überwachten Ordner, durch das Einscannen oder über den DW-Printer möglich.&nbsp;<br> Die von ihnen genannte Funktion direkt aus dem Briefkorb ist (noch) nicht möglich. Dies ist wie ein Ablagekästchen am Schreibtisch zu sehen und von dort aus kann man über jede Ablagemaske die Belege indexieren und im Archiv ablegen.<br> Natürlich können Sie für gesonderte BKs auch einen Autoindex anlernen, so dass die Ablage zwar eigentlich "manuell" erfolgt, jedoch mit weniger aufwand.<br> Ich würde ihnen da eine Netzwerkfreigabe empfehlen und von da aus die Import-Funktion in der Desktop-App.<br> <br> Aber wer weiß, vielleicht weiß der DW-Support mehr und ich lerne auch was neues dazu.<br> <br> Viel Erfolg &amp; Grüße, Julia Jatzek

Ich wüsste nicht, dass diese wirklich nützliche Funktion bereits implementiert ist.
In diversen anderen Formen wurde diese schon mehrfach gefordert.
Vielleicht in der nächsten Version? 
Aber mir könnte natürlich auch was entgangen sein. Lasse mich gerne eines besseren belehren.

Zum ersten Punkt müsste man sich die Ereignisse genauer ansehen. 
Ggf. müsste man diese noch etwas mehr einschränken, damit auch ja die richtige Indexierung greift.

Ich habe nacheinander abfolgende Bedingungen z.B. anhand des Statusfeldes verknüpft.
Nachdem der erste Autoindex greift, wird der Status in der Datenzuweisung erhöht und in der darauffolgenden Autoindexabfrage wird dieser abgegriffen und eine weitere Datenzuweisung befüllt weitere Indexfelder und erhöht erneut den Status. Anschließend startet automatisiert mein Workflow.
Anbei ein kleiner Ausschnitt aus dem Autoindex.

Ok, verstehe.
Dann gäbe es da noch die Möglichkeit, den Ablagebenutzer ins Formular mit aufzunehmen.
Einfach ein Textfeld ins Formular einfügen und als Vordefinierten Eintrag Login des Benutzers auswählen.
Dies kann dann wiederum in ein Indexfeld geschrieben werden (meins heißt "Abgelegt von") und anschließend in die GV im Workflow-Designer über die Datenzuweisung verknüpft werden.
Sollte der Name nicht auf dem Formular ersichtlich sein, so kann man das Feld auch über das Feldverhalten im Formular ausgeblendet werden.

Seit der Version 7.4 gibt es auch schöne neue System-Felder für die Dialoge, nur sind diese leider nicht im WF-Designer zur Auswahl verfügbar. Damit hätte man Ihr Problem noch schneller lösen können. Sehr schade.

Hallo Herr Acker,

ich habe dies folgendermaßen gelöst:

Ich schreibe in eine [Globale Variable] vom Typ Text z.B. GV_Ablagebenutzer über den Eintragstyp [Arithmetischer Ausdruck] das Indexfeld (ganz runter scrollen -> Systemfelder) Store User [DW_DWSTOREUSER]. Dieses Feld können sie anschließend in der nächsten Datenzuweisung in Ihr Indexfeld "Mitwirkender" einspeisen.
Soll innerhalb des Workflows z.B. am Ende der Ablagebenutzer die Aufgabe erneut zur Sichtung bekommen, so können sie eine zusätzliche [Globale Variable] vom Typ Benutzer aus einer Gruppe wählen, diese in der Datenzuweisung mit der ersten GV_Ablagebenutzer zuweisen und anschließend über die Aktivität [Zuweisen an] verknüpfen.

Ich hoffe es war einigermaßen verständlich. Viel Erfolg!