Dokumenten-Import ohne Löschen der Dateien

Hallo Alle miteinander,

wir haben bei uns folgendes Problem: Unser ERP legt seine Dokumente in einer Ordnerstruktur ab, mit der es weiter arbeitet. Also Beispielsweise einen Ordner "Faktura/pdf/2021...". Wir wollen die hier abgelegten Dokumente automatisch in DocuWare einlesen, allerdings OHNE diese danach zu löschen! 

Zwischenzeitlich konnte ich mir damit abhelfen, mit einem Fremdprogramm den Ordner mit einem anderen Ordner zu vergleichen und manuell die neu hinzugekommenen Dateien in einen durch DocuWare überwachten Ordner zu verschieben.

Die Lösung funktioniert auch relativ gut, jedoch kommen nun weitere Ordner hinzu, deren Inhalt sich deutlich von dem ersten Unterscheidet. Jeweils manuell auszuwählen, welche Dateien in welche Ordner kommen würde hier den Personalaufwand deutlich erhöhen und von dem benötigten zusätzlichen Speicherplatz möchte ich gar nicht sprechen.

Gibt es eine Möglichkeit, dass DocuWare bestimmte Ordner auf neue Dateien untersucht, diese importiert und danach NICHT löscht?

Edit: ----

Lösung: Es gibt seitens DocuWare keine Möglichkeit, das Löschen der Dateien zu verhindern. Jedoch ist es mir gelungen ein Programm zu schreiben, das den Quellordner bei jeder Ausführung auf neue Dateien überprüft und nur diese dann einmalig in einen anderen Ordner kopiert. Der Zielordner kann dann durch DocuWare überwacht werden und die Dokumente können gefahrlos durch DocuWare gelöscht werden und die Dateien werden bei einer folgenden Ausführung des Programmes ignoriert.

Das Programm ist drei Posts weiter unten angehängt.

Guten Tag Tim Becker! Leider sieht es so aus, dass die Community diese Frage nicht beantworten kann. Wir haben deshalb eine neue Supportanfrage mit der Nummer SR-150100-T0P4S für Sie eröffnet. Ein Software Support Specialist wird sich direkt bei Ihnen melden, um diese Anfrage zu beantworten. Wir werden die Lösung der Anfrage hier veröffentlichen, sobald diese abgeschlossen ist. Mit freundlichen Grüßen DocuWare Support Team

Laut DocuWare keine Standard-Lösung möglich. Lediglich über API.

Gelöst wurde das Problem über eine Batch-Datei. Diese verschiebt nur die neu eingetroffenen Dateien und notiert in einer Log-Datei, welche Dateien bereits verschoben wurden. Der Zielordner wird dann durch DocuWare überwacht. Die Batchdatei funktioniert mit Windows-Bordmitteln und benötigt keine separaten Programme. Einfach eine Textdatei anlegen, den nachfolgenden Inhalt einfügen, an die persönlichen Gegebenheiten anpassen und als *.bat - Datei abspeichern. Anbei der Inhalt der Batch-Datei zu eurer freien Verwendung:

@echo on &setlocal

rem     Hier müssen die Variablen ausgefüllt werden
set "src=C:\Source\Quellordner1" 
set "dest=C:\Destination\Zielordner1"
set "log=C:\Program\Vorlage_Log.log" 
set "job=C:\Program\Vorlage"

rem     Bei der ersten Ausführung kann über den Parameter "/L" hinter "/XF" eine Funktion aktiviert werden, die alle bisher
rem     vorhandenen Dateien als bereits kopiert markiert! vor der zweiten Ausführung muss der Parameter aber wieder 
rem     gelöscht werden

rem     AB HIER KEINE ÄNDERUNGEN MEHR VORNEHMEN! (außer "/L") -------------------------------------------

rem     Nachfolgend wird der robocopy-Job definiert und die Ausschluss-Datei erstellt. Es werden alle Dateien nur einmal kopiert.
>"%job%.RCJ" (
  @echo off
  for %%I in ("/SD:%src%\" "/DD:%dest%\" "/XX" "/S" "/R:0" "/W:0" "/NS" "/NC" "/NDL" "/NJH" "/NJS" "/NP" "/LOG+:%log%" "/XF" "/L") do (
    echo %%~I
  )
  echo on
)

copy /b "%job%.RCJ" /b + "%log%" /b

rem     Hier wird der Kopierbefehl ausgeführt
robocopy /job:"%job%"

rem     Hier werden die durch eventuelle Löschung der Dateien im Zielordner leer gewordenen Ordner wieder gelöscht!
FOR /F "tokens=* delims=" %%a in ('dir /AD /B /S "%dest%" ^| sort /R' ) do (
  RD "%%a" 2>nul && echo ^> %%a
)

Ich möchte euch informieren, dass ich eine Batch-Datei geschrieben habe, die nach ein paar Rückfragen wiederum eine genau passende Batch-Datei für obiges Szenario erstellt. 
Die Funktion ist im Grunde die selbe wie bei obigem Codeschnipsel, nur dass die Einrichtung deutlich einfacher ist und keine Programmierkenntnisse mehr erforderlich sind. Hier können über ein Benutzerinterface alle benötigten Variablen gesetzt werden und Sie werden durch die Einrichtung geführt.

Das "Programm" CopyOnce JobCreator.bat benötigt keine Installation und keine erweiterten Rechte.
Das Programm läuft NICHT im Hintergrund und verschlingt somit keine Ressourcen im laufenden Betrieb. Es kann manuell, per Autostart oder per Taskplaner gestartet werden.

Sie dürfen die Datei frei verwenden und sofern der Autor genannt wird auch vervielfältigen.

Bei Fragen könnt ihr euch gerne an mich wenden.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker