Workflow soll Indexeintrag eines anderen Dokuments ändern

Hallo Newsgroup,

ich versuche verzweifelt folgendes Problem zu lösen:

Ich habe ein Vertragsarchiv, in dem verschiedene Vertragsdokumente archiviert werden.
Ein Stammblatt/Deckblatt enthält die wichtigsten Vertragsdaten.
Hier habe ich ein Keyword Feld, das die Einträge der noch fehlenden Vertragsdokumente beinhaltet.

Nun will ich bei jedem Ablegen eines fehlenden Dokumenttyps zu dieser Vertragsnummer das Keyword entfernen, bis der Vertrag erledigt ist.
Dazu wollte ich einen Workflow triggern, wenn eines der fehlenden Dokumente abgelegt wird.

Ich kenne aber keine Möglichkeit, mit dem Workflow die Indexeinträge eines anderen Dokuments zu ändern.
Die Dokumente sollen evtl. auch verknüpft werden, was mir an der Stelle aber auch nicht weitergeholfen hat.

EInen zeitgesteuerten Workflow wollte ich vermeiden.

Hat jemand eine Idee für mich?

Viele Grüße,

Bernd Schneider

Hallo,

ich habe genau das gleiche Problem. Letztlich konnte ich es nicht final lösen, da es immer zu Rekursionen kommt.
Habe nun eine Idee im Kopf - konnte jedoch noch nicht testen:

Wenn der Trigger für ein Dokument ausgelöst wird, suchst Du alle betreffende Dokumente (oder entnimmst diese dem Stichwortfeld, falls das schon drinsteht) und setzt einen Zeitstempel in ein extra Index-Feld des auslösenden Dokuments.
In einer Schleife werden nun die Indexwerte der anderen Dokumente geändert und ebenfalls der Zeitstempel gesetzt.

Im Trigger für den Workflow muss eingebaut sein, dass KEINE Ausführung stattfindet, wenn ein Zeitstempel vorhanden ist, sonst kommt es zu Rekursionen.

Offen ist die Frage, wie der Zeitstempel wieder entfernt wird.
Ich glaube hier wäre ein zweiter Workflow mit einer Delay-Funktion das Beste.

Hoffe diese Anregung hilft weiter.
Bitte melde Dich hier wieder, wenn Du neue Erkenntnisse hast.

LG
Andreas Link

Hallo Andreas,

vielen Dank für Deine Anregung!

Ich habe allerdings noch nicht verstanden, was Du mit der Schleife meinst, die den Zeitstempel in die anderen Dokumente setzt.
Das ist doch genau der Punkt, den ich nicht gelöst habe:
Wie kann ich aus diesem Workflow heraus ein Indexfeld eines anderen Dokuments ändern?

Parallel zu diesem Foreneintrag habe ich auch noch beim Support eine Anfrage laufen.
Mal schauen, was sich ergibt.

... übrigens liebe Grüße an Deinen GF Peter D. von mir. :-)

Bernd Schneider

Hey Bernd,

deine Grüße sind ausgerichtet! :-)
... und habe meine idee gerade erfolgreich getestet!

Eine detaillierte Beschreibung würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Da soll DocuWare besser besser seine Best-Practise sauber dokumentieren und an geeigneter Stelle (Knowledge-Base?) für Partner und Kunden mal veröffentlichen.
Auch funktioniert der Rich-Editor in diesem Forum bei mir weder mit Firefox noch mit Chrome....

Aber um meine Lösung hier kurz zu skizzieren:

WORKFLOW 1:
- wird ausgelöst durch die zu übertragende Feldänderung; jedoch nicht, wenn Hilfsfeld NICHT leer
- setzt beim auslösenden Dokument das Hilfsfeld
- sucht alle zu ändernden Zieldokumente (ohne das auslösende + ohne die, die den Zielwert schon haben)
- ändert in einer Schleife alle Zieldokumente
-- zunächst Hilfsfeld beim jeweiligen Dok (damit keine Rekursion stattfindet)
-- dann den Zielwert auf das jeweilge Zieldokument übertragen
- ENDE

WORKFLOW 2
- löst aus, wenn Hilfsfeld verändert und nicht leer
- löscht das Hilfsfeld
- ENDE

Hoffe Dir und anderen damit geholfen zu haben.
Gerne kannst Du mich für mehr Details oder eine TeamViewer-Session kontaktieren!

Die Lösung von DocuWare zu Deinem Ticket würden die Leser dieses Threads sicherlich auch gerne erfahren. Wäre toll, wenn Du die hier veröffentlichen könntest.

LG Andreas Link

Hallo Andreas,
entweder bin ich zu blöd dazu, oder das ist eine Option, die es in der Cloud nicht gibt:
 

WORKFLOW 1:
- wird ausgelöst durch die zu übertragende Feldänderung; jedoch nicht, wenn Hilfsfeld NICHT leer
- setzt beim auslösenden Dokument das Hilfsfeld
- sucht alle zu ändernden Zieldokumente (ohne das auslösende + ohne die, die den Zielwert schon haben)
- ändert in einer Schleife alle Zieldokumente
-- zunächst Hilfsfeld beim jeweiligen Dok (damit keine Rekursion stattfindet)
-- dann den Zielwert auf das jeweilge Zieldokument übertragen
- ENDE

Das Suchen bekomme ich ja noch mit der Aktivität "Daten zuweisen" hin. Da kann ich mir z.B. die DokId holen.
Doch wie kann ich in dem Workflow auf das fremde Dokument zugreifen? Mir fehlt eine entsprechende Aktivität.
Als Ziel der Datenzuweisung habe ich nur die Indexdaten des aktuellen Dokuments, globale Workflow-Variablen und den Einfügebereich des Dokuments.

LG Bernd Schneider

Hab versucht Screenshots hier rein zu bekommen:
" Der Inhalt dieses Beitrags ist länger als die Maximallänge. "
Hatte also gerne aber leider ist dieses Forum... ich spars mir besser. :-)

Kannst mich wie gesagt gerne auf anderem Weg kontaktieren.

LG Andreas