To-Do Liste in DocuWare erstellen

Hallo zusammen,

für unser Unternehmen habe ich bereits große Archive, (komplexe) Workflows und verschachtelte Listen erstellt. Klappt alles einwandfrei.
Nun möchte ich eine Art "To Do" Liste erstellen, steh aber anscheindend auf dem Schlauch, da ich nicht weiß, wie ich diese am besten erstelle.

Anbei ein vereinfachtes Beispiel, was die "To Do" Liste beinhalten soll:
- Aufgabenname
- Status
- Bemerkung

Idealerweise kann nach den Inhalten gesucht, gefiltert werden.

Bin gespannt auf Ihre Lösungsansätze.

Vielen Dank im Voraus.

Oliver Acker
 

Hallo Herr Acker,

ich denke hier wäre die Nutzung von "Forms" sinnvoll. Über ein Formular kann man dann eine Aufgabe erstellen, diese sich oder Jemandem zuweisen und dann landet diese in dessen "Aufgabenliste", also einem eigenen ToDo-Workflow.

Hier würde ich dann die Entscheidungen "in Bearbeitung" (mit Textnotiz), Wiedervorlegen am:...", "abgeschlossen" und "abgeschlossen mit Archivierung" zur Verfügung stellen.

Alle abgeschlossenen ToDos werden dann über den üblichen Löschdienst nach einer vorgegebenen Zeit automatisch gelöscht, außer sie wurden zum "archivieren" markiert.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker

Hallo Herr Becker,

vielen Dank für Ihren Lösungsvorschlag.

Ich schilder mal ein Fallbeispiel:

Wenn wir z.B. ein neues Wohnobjekt in die Verwaltung bekommen, müssen im Anschluss einige Dienstleister bezüglich des SEPA-Lastschriftänderung angeschrieben werden.

Mit Hilfe einer "ToDo Liste" soll dann auch in Zukunft nachgesehen werden können, ob alle Dienstleister angeschrieben worden sind und ob die SEPAs aktiv sind.

Sind Sie der Meinung, dass die Form (inkl. Workflowaufgabe) nach wie vor die richtige Wahl ist?

MfG Oliver A.

Hallo Herr Acker,<br> <br> Ja, ich denke hier kann man sehr gut mit Forms und einem Workflow arbeiten:<br> <br> Man kann beispielsweise bereits im Formular die Dienstleister angeben und angeben, dass bei jedem Dienstleister der hinterlegte Vordruck mit den vorher angegebenen Daten gefüllt wird (Setzt voraus, dass eine überschaubare Anzahl an Dienstleistern und Vordrucken vorhanden ist). Daraufhin werden für jedes so generierte Formular Workflow-Aufgaben erstellt, bei denen einzeln die Vordrucke per Mail oder Post verschickt werden können (Je nach Dienstleister und individuellen Einstelllungen könnte dies sogar per Mail und ohne menschliche Interaktion erfolgen - da die benötigten Daten entweder bereits in Forms abgefragt oder im System bereits vorhanden sind). Das Ganze würde durch einen Stempel dokumentiert und wäre somit auch dauerhaft nachvollziehbar. Ein gemeinsames Indexfeld (Objektnr., Vorgangsnr. o.Ä.) würde das Auffinden aller SEPA-Änderungen für diesen Vorgang ermöglichen ("Dokumentverknüpfung").&nbsp;Später könnte man eine Aufgabe anhängen, in der nach etwa 30 Tagen geprüft wird, ob die erste Lastschrift abgebucht wurde.<br> <br> Bei einer größeren Anzahl an Dienstleistern würde ich ebenfalls über Forms und einen Workflow gehen, allerdings im Aufbau anders (weniger automatisiert) vorgehen. Dies würde den Einrichtungsaufwand deutlich verkürzen, aber den Bearbeitungsaufwand danach auch nicht so stark reduzieren.&nbsp;

Hallo Herr Becker,

Ihre Ansatzpunkte finde ich sehr interessant.

Zur Veranschaulichung möchte ich aus unserer "To-Do" Liste noch paar Inhalte auflisten:

- Mietverträge von Alteigentümer erhalten?

- Zeitraum der Nebenkostenabrechnung?

- Art der Heizung?

uvm.

Insgesamt hat die To-Do ca. 100 Punkte.

Uns geht es lediglich darum, dass eine Antwort, ein Status und eine Bemerkung zu den jeweiligen Punkten hinzugefügt werden kann. Ihre Sepa-Variante hört sich interessant an, ist jedoch für diesen Zweck ein wenig überzüchtet (trotzdem werde ich mir Ihre Idee speichern ;) )

Aktuell habe ich ein eigenes Archiv dafür erstellt, welches ca. 100 Indexfelder besitzt (z.B. Indexfeld "Zeitraum Nebenkostenabrechnung". Im Indexfeld kann man anschließend einen einzeiligen Text eingeben. Ich bin der Meinung, dass man das besser umsetzen kann.

Bin auf fortführende Ideen gespannt :)

Vielen Dank und einen schönen Abend.

Oliver A.

Wenn ich Ihren Fall richtig verstehe, wäre die ToDo-Liste immer die selbe mit den selben abzuarbeitenden Punkten, welche mehr oder weniger immer alle benötigt werden.

Hier wäre meine grobe Idee: Ein Dokument (Word/Excel oder Äquivalent) erstellen, welches alle diese Punkte enthält. Das Dokument sollte dann in Forms "ausfüllbar" gemacht werden. Hier könnte man über Forms die gängigsten Punkte bereits ausfüllen lassen und den Rest der Punkte dann über den Workflow in einen oder mehreren Schritten auf dem Dokument ausfüllen lassen. Gleichzeitig könnte man bei bestimmten Entscheidungen die Indexfelder des zweiten Archivs aktualisieren. Der Workflow könnte dann "automatisch" enden, wenn alle Ausfüllbaren Felder gefüllt sind.

Die größte Schwierigkeit sehe ich darin, die 100 Punkte in die jeweiligen Entscheidungen des Workflows zu bringen.
Hier wären 2 Vorschläge:

1. mehrere Entscheidungsmöglichkeiten, wobei jede Entscheidung eine Hauptkategorie (Objekt, Mieter, Zahlung, Dienstleister) darstellt, in der dann etwa 10-15 ausfüllbare (und anhand voriger Entscheidungen vorausgefüllte) Felder sind. Bei jedem Klick auf "Bestätigen" würden die Felder eigentlich nur aktualisiert werden und die Aufgabe wieder beim Bearbeiter landen, bis alle Felder gefüllt wurden und der Workflow(-Schritt) automatisch endet.

-Wenn bestimmte Felder in einer zeitlichen Abfolge oder von verschiedenen Bearbeitern bearbeitet werden müssen, könnte man mehrere Workflowschritte mit jeweils einer geringeren Anzahl an ToDo-Punkten nutzen.
Auch möglich wäre es, erstmal z.B. nur Überpunkte abzufragen (Dienstleister XY, Heizung, Objekt, Mieter,...) und sobald man einen bestimmten Überpunkt ausgefüllt hat, einen weiteren Workflow mit den zugehörigen Unterpunkten anzustoßen (IBAN, Zahldatum, Ansprechpartner, Einrichtungsdatum, Name usw.).
-Vorteil hierbei: es können mehrere Leute simultan arbeiten und für Jeden bleibt die eigene Aufgabenliste klein und übersichtlich.
-Nachteil: Ich glaube das Dokument kann nur vom Hauptworkflow "ausgefüllt" werden. Hier müsste man also eine Verbindung schaffen, dass der Hauptworkflow von den Anderen regelmäßig die Daten abfragt und auf das Dokument schreibt.

2. Eine einzelne Entscheidung. Nummerierung der Felder z.B. 1-100. Man wählt dann immer die Nummer des zu aktualisierenden Feldes (Dropdown; hier könnte mit etwas Aufwand auch der Name des Feldes anstatt der Nummer stehen) und gibt in einem zweiten Feld die gewünschte Änderung ein. Hier allerdings Vorsicht, wenn der Zielindex kein "Textfeld" ist (hier könnte man über die Validierung sicherstellen, dass nur Textfelder mit Text beschrieben werden und andere Felder mit einem Datum oder einer Zahl). Möglicherweise könnte man die Dropdown-Liste auch so anpassen, dass nur die noch nicht bearbeiteten Felder erscheinen (da bin ich mir aber nicht sicher). Bei jedem Klick auf "Bestätigen" würden die Felder eigentlich nur aktualisiert werden und die Aufgabe wieder beim Bearbeiter landen, bis alle Felder gefüllt wurden und der Workflow(-Schritt) automatisch endet.

Mit freundlichen Grüßen

Tim Becker