einen Wert in einem Stichwortfeld bei vielen Dokumenten ändern

Hallo,

ich habe in einem Stichwortfeld eine Schreibfehler bei einem Stichwort entdeckt. Dieses Stichwort ist über 400 mal vergeben. Wie kann ich das Stichwort in allen Dokumenten mit einem Autoindex oder mit einem Workflow ändern?

Es ist eine DocuWare Cloud Installation, so dass ich nicht einfach den Datenbankinhalt ändern kann.

Vielen Dank für Ideen
Matthias Gaedke

Hallo Herr Gaedke,

ich halte es für gut möglich, dass sich die gewünschte Funktionalität über einen Workflow abbilden lässt.

Mein Vorschlag wäre folgender:

• Iteration über das Stichwortfeld mithilfe einer Schleife, um alle Einträge – mit Ausnahme des fehlerhaften – in einer globalen Variable zwischenzuspeichern

• Ersetzen des Stichwortfeldes durch den neuen, korrekten Eintrag unter Aktivierung der Option „Ersetzen“

• Ergänzung des Stichwortfeldes um die zuvor gespeicherten Einträge aus der globalen Variable (diesmal ohne Aktivierung der Option „Ersetzen“)

Viele Grüße
Timo Bröcher

Hallo Herr Gaedke,

mit der aktuellen DocuWare-Version 7.12 können Sie dieses Szenario über einen zeitgesteuerten Workflow abbilden.
In den Auslösebedingungen definieren Sie das fehlerhafte Stichwort mithilfe des Operators „enthält“, z. B.: "KEYWORD" enthält "DokuWare"

Im Workflow selbst konfigurieren Sie anschließend eine „Daten zuweisen“ Aktivität, um das fehlerhafte Stichwort durch das korrekte zu ersetzen. Verwenden Sie hierfür folgenden arithmetischen Ausdruck:

(DW_KEYWORD.Except("DokuWare")).Union("DocuWare")
 

• DW_KEYWORD ist das betroffene Stichwortfeld
• Except("DokuWare") liefert die Liste aller aktuellen Werte und entfernt dabei den fehlerhaften Wert, im Beispiel: "DokuWare"
• Union("DocuWare") ergänzt die Liste um das neue, korrekte Stichwort, im Beispiel: "DocuWare"

Das Ergebnis ist eine bereinigtes Liste, in der alle ursprünglichen Werte - ohne das fehlerhafte, aber inklusive des neuen, korrekten Stichworts - zurückgeschrieben werden. Achten Sie darauf, dass der Haken bei „Ersetzen“ gesetzt ist, damit die Werte korrekt aktualisiert werden.

Hinweis: Der Workflow verarbeitet pro Ausführung maximal 100 Dokumente.

Viele Grüße
Gerardo Lisanti

Team Leader Product Management  |  DocuWare GmbH

Hallo Herr Lisanti,

vielen Dank für die konkrete Hilfe. Ich warte dann mal das Update ab. Das hilft mir sehr weiter.

Beste Grüße
Matthias Gaedke

Hallo Herr Gaedke,

ich habe nochmals nachgesehen und die beiden Ausdrücke Except() und Union() sind bereits seit DocuWare Version 7.9 verfügbar!

7.9:

• Contains()
• Concat()
• Distinct()
• Except()
• Intersect()
• Order()
• OrderDescending()
• Union()

7.12:

• AllStartsWith()
• AllEndsWith()
• AllContainsText()
• AnyStartsWith()
• AnyEndsWith()
• AnyContainsText()
• FirstOrDefault()
• LastOrDefault()
• DefaultIfEmpty()
• Distinct()
   
• ConvertFromBase64String()
• ConvertToBase64String()
• ConvertFromUrlString()
• ConvertToUrlString()

Alle Workflow Ausdrücke finden Sie in der Workflow Expression Parser Dokumentation

Viele Grüße
Gerardo Lisanti

Team Leader Product Management  |  DocuWare GmbH

Hallo Herr Lisanti,

ich habe den Workflow gleich erstellt. Funktioniert alle wie erwartet. Vielen Dank für die Hilfe.

Schönes Wochenende
Matthias Gaedke