Wiederkehrender Belege erstellen / bezahlen

Hallo zusammen,

wir haben in unserem Tagesgeschäft ein neues Szenario aufgrund eines Eigentümerwechseln.
Wir sollen monatlich von einem Bewirtschaftungskonto einen variablen Geldbetrag (z.B. 5000 €) auf das
Konto des Eigentümers überweisen. Dies soll Immer Mitte des Monats geschehen.

Aktuell bilden wir den Workaround wie folgt ab:
Wir erstellen monatlich einen Eigenbeleg (via Webformular) und geben darin den entsprechenden Überweisungsbetrag an.
Anschließend wird ein Workflow automatisch gestartet, um den Eigenbeleg freizugeben. Das Funktioniert einwandfrei.

Unsere Frage besteht nun darin, ob es beispielsweise mit "Make" möglich ist, automatisiert ein Dokument erstellen zu lassen?
Somit müssen wir die Eigenbelege nicht händisch anlegen.

Wir freuen uns über Ihre Lösungsvorschläge.

MfG Oli Acker

Hallo Oliver Acker,

sie können dies sicher mit einem Szenario innerhalb von Make automatisieren. Dazu müssen Sie eine Word-Datei entsprechend vorbereiten. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Make Dokumentation.
Das Szenario wird zeitgesteuert monatlich gestartet und führt folgende Schritte aus:

1. Download einer Word Vorlage aus einem DocuWare Archiv (oder einem beliebigen anderen Ort)
2. Füllen der Vorlage mit den für den Monat richtigen Werten, vermutlich hauptsächlich das Datum. Die App in Make dafür heißt Microsoft Word Template.
3. Upload in einen Briefkorb
4. Download als PDF-Datei
5. Upload und Ablage im Archiv

Nach dem das Dokument abgelegt ist, kann wie gewohnt der Workflow zur Freigabe starten.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Herr Getz,

vielen Dank für Ihre Informationen und Tipps.
In Make konnte ich nach Ihrer Anleitung das Grundgerüst erstellen. Es werden nun tatsächlich vollautomatisch Dokumente erstellt.
Allerdings haben wir mit dem "Word-Template" noch Schwierigkeiten, da wir es nicht schaffen, die Variablen in der Templatevorlage zu ändern.

Sobald wir das Prinzig der Word-Templates verstanden haben und es in der Praxis umsetzen können, stehen uns völlig neue Wege in DocuWare offen.

Gibt es vielleicht eine Anleitung zum Thema Word-Templates (im Internet / Youtube) konnte ich nichts passendes finden).

Vielen Dank im Voraus.

MfG Oli Acker

Hallo zusammen,

kurzer Zwischenstand.

Wir haben es gechafft, eine Word-Daei so zu erstellen, dass sie als Template-Vorlage verwendet werden kann. Hierfür muss leidiglich ein Worddokument erstellt werden. Anschließend müssen alle Platzhalter in doppelt geschweifte Klammern gesetzt werden (z.B. {{NAME}} ).

Im nächsten Schritt versuchen wir in Make die Platzhalter mittels einer Schleife durchlaufen zu lassen.

VG Oli Acker

Hallo Oliver Acker,

das freut mich zu lesen. Hier nochmal der Link zur Dokumentation, dort sind auch die Platzhalter beschrieben: Microsoft Word Templates (make.com)

Viel Erfolg für die nächsten Schritte.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH