Tobias Getz DocuWare GmbH Team Leader Product Management

Hallo Steffen Schmidt,

ich kann Ihnen leider nicht sagen, wie PowerBI automatisch auf den Inhalt einer Datei zugreifen kann, die in DocuWare liegt. Der Umweg über eine Excel-Datei in SharePoint sollte aber möglich sein. Mit DocuWare Cloud können Sie dazu Power Automate mit dem neuen DocuWare Connector verwenden: https://start.docuware.com/de/blog/produkt/docuware-konnektor-auf-power-automate

Da der Power Automate Connector nur für DocuWare Cloud verfügbar ist, müssen Sie bei On-Premises einen anderen Weg gehen. Dazu benötigen Sie eine kleine Applikation, die die Datei von DocuWare herunterlädt und in SharePoint wieder hochlädt. Diese Applikation muss dann zeitgesteuert aufgerufen werden.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH
 

Hallo Steffen Hofmann,

vielen Dank für die Fragen zum Power Automate Konnektor.
Das API-Key-Verfahren ist eine gängige Authentifizierungsmethode um auf APIs zuzugreifen und den Benutzer zu authorisieren. Natürlich müssen Sie den API Key wie ein Passwort behandeln, deshalb wird es in DocuWare nur zum Zeitpunkt der Erstellung angezeigt. Auch in Power Automate gibt es keine Möglichkeit den API-Key später wieder lesbar zu machen. Zusätzlich erfolgt die Übertragung nur über HTTPS, so dass der Key nicht bei der Übertragung ausgelesen werden kann. Falls Sie glauben, dass ein API-Key kompromittiert ist, können Sie diesen zu jedem Zeitpunkt in der Konfiguration löschen und damit die weitere Nutzung unterbinden.

Um aus DocuWare heraus einen Power Automate Flow zu initiieren, benutzen Sie in Power Automate einen "HTTP Webhook" Trigger. Dieser erzeugt eine Webhook-Adresse, die sie in DocuWare bei den Web Services eintragen und über die Webhooks ansprechen können.

Ich hoffe das hilft Ihnen weiter.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Jon Sproule,

you are right, that a workflow could combine two fields into a new one. DocuWare Export can then be used to export the field values. I do not know, how to import this in Quickbooks as I do not have any Quickbooks knowledge, but from DocuWare this should be no issue to do.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Julian Grave,

diese Funktion ist Teil einer langen Liste an Ideen für die Formulare. Zur Zeit haben allerdings andere Themen höhere Priorität, deshalb kann ich keinen Zeitpunkt für eine mögliche Implementierung nennen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Julian Grave,

Aktuell gibt es keine Möglichkeit nur bestimmte Formulare zu erzeugen. Sie könnten aber einfach alle möglichen Formulare immer erzeugen lassen. Den Wert der Checkbox übertragen Sie dabei in ein Indexfeld. Mit einer Löschregel können Sie dann die nicht benötigten Formulare wieder löschen.

Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Michael Weingand,

this functionality is often used, if the documents have already some preindexing from an Import- or Scan-Configuration or might be preindexed through the Web Client Store dialog. Maybe these documents are only stored at a later stage when additional files are added to them.

"Store automatically" uses the previously entered index entries from each document and stores the documents individually.

I hope this helps a bit to understand the functionality.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Thomas Hayder, hallo Oliver Acker,

da Sie schon so viel Erfahrung mit den Dokumentverknüpfungen gemacht haben, könnte eventuell diese Erweiterung helfen. Das genaue Konzept müssten Sie sich überlegen, von mir erhalten Sie eine kleine Idee.

Eventuell könnten Sie einen Autoindex-Job pro Dokumenttyp starten, der ein eigenes Feld befüllt, wenn das Dokument vorhanden ist und die Dokumentverknüpfung daraufhin aktivieren.
In welcher Richtung sie das machen, also z.B. wenn das Zieldokument abgelegt wird, oder ob sie zeitgesteuert (z.B. zweimal täglich) auf das Vorhandensein der zu verknüpfenden Dokumente prüfen, müssten Sie sich genauer überlegen. Statt Autoindex könnten vermutlich auch Workflows definiert werden, die das gleiche erledigen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Oliver Acker,

das freut mich zu lesen. Hier nochmal der Link zur Dokumentation, dort sind auch die Platzhalter beschrieben: Microsoft Word Templates (make.com)

Viel Erfolg für die nächsten Schritte.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Arenco Nithya,

you are right, there is a limitation about the file size when editing in Excel Online. This is a limitation by Microsoft and limits Excel files to 25MB. DocuWare cannot change this limit.
More information can be found here: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/cloud-storage-partner-program/faq/file-sizes

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Oliver Acker,

sie können dies sicher mit einem Szenario innerhalb von Make automatisieren. Dazu müssen Sie eine Word-Datei entsprechend vorbereiten. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Make Dokumentation.
Das Szenario wird zeitgesteuert monatlich gestartet und führt folgende Schritte aus:

1. Download einer Word Vorlage aus einem DocuWare Archiv (oder einem beliebigen anderen Ort)
2. Füllen der Vorlage mit den für den Monat richtigen Werten, vermutlich hauptsächlich das Datum. Die App in Make dafür heißt Microsoft Word Template.
3. Upload in einen Briefkorb
4. Download als PDF-Datei
5. Upload und Ablage im Archiv

Nach dem das Dokument abgelegt ist, kann wie gewohnt der Workflow zur Freigabe starten.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH