Getz Tobias DocuWare GmbH Team Leader Product Management

Hi Michael Weingand,

this functionality is often used, if the documents have already some preindexing from an Import- or Scan-Configuration or might be preindexed through the Web Client Store dialog. Maybe these documents are only stored at a later stage when additional files are added to them.

"Store automatically" uses the previously entered index entries from each document and stores the documents individually.

I hope this helps a bit to understand the functionality.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Thomas Hayder, hallo Oliver Acker,

da Sie schon so viel Erfahrung mit den Dokumentverknüpfungen gemacht haben, könnte eventuell diese Erweiterung helfen. Das genaue Konzept müssten Sie sich überlegen, von mir erhalten Sie eine kleine Idee.

Eventuell könnten Sie einen Autoindex-Job pro Dokumenttyp starten, der ein eigenes Feld befüllt, wenn das Dokument vorhanden ist und die Dokumentverknüpfung daraufhin aktivieren.
In welcher Richtung sie das machen, also z.B. wenn das Zieldokument abgelegt wird, oder ob sie zeitgesteuert (z.B. zweimal täglich) auf das Vorhandensein der zu verknüpfenden Dokumente prüfen, müssten Sie sich genauer überlegen. Statt Autoindex könnten vermutlich auch Workflows definiert werden, die das gleiche erledigen.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Oliver Acker,

das freut mich zu lesen. Hier nochmal der Link zur Dokumentation, dort sind auch die Platzhalter beschrieben: Microsoft Word Templates (make.com)

Viel Erfolg für die nächsten Schritte.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Arenco Nithya,

you are right, there is a limitation about the file size when editing in Excel Online. This is a limitation by Microsoft and limits Excel files to 25MB. DocuWare cannot change this limit.
More information can be found here: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/cloud-storage-partner-program/faq/file-sizes

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hallo Oliver Acker,

sie können dies sicher mit einem Szenario innerhalb von Make automatisieren. Dazu müssen Sie eine Word-Datei entsprechend vorbereiten. Die Beschreibung dazu finden Sie in der Make Dokumentation.
Das Szenario wird zeitgesteuert monatlich gestartet und führt folgende Schritte aus:

1. Download einer Word Vorlage aus einem DocuWare Archiv (oder einem beliebigen anderen Ort)
2. Füllen der Vorlage mit den für den Monat richtigen Werten, vermutlich hauptsächlich das Datum. Die App in Make dafür heißt Microsoft Word Template.
3. Upload in einen Briefkorb
4. Download als PDF-Datei
5. Upload und Ablage im Archiv

Nach dem das Dokument abgelegt ist, kann wie gewohnt der Workflow zur Freigabe starten.

Viele Grüße
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Michale Cepek,

you are right, documentDelete will delete the whole document and sectionDelete will delete one section of a document.
For additional information you probably need to check the Postman collection and check the API call for "Documents".
First you need to check the sections of the document with
GET {{ServerUrl}}/{{Platform}}/FileCabinets/{{FileCabinetId}}/Sections?DocId={{DocumentId}}
then you can get the first SectionID and use to delete the section.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Philipp Wilhelm,

glad it works now! 
There is no relationship with the Microsoft Workflow App. So initially the "import attachments" should be inside "More actions", then after using it, it will be available directly in the context menu. But this mechanism is part of Microsoft Teams and could change without notice. 

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Philipp Wilhelm,

check if it is available in "More actions"/"Weitere Aktionen"?

Is the app available in the app section (three dots on the left bar) of Microsoft Teams?

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH

Hi Simone Sola,

to query for documents the proper request is "Search for Documents in a Single File Cabinet" or maybe also "Search for Documents in Multiple File Cabinets". With this you get all index entries (except keywords and tables) of the found documents. If you need really all meta data for documents you have to use "Get a Specific Document From a File Cabinet".

The "Get All Sections from a Document" is about getting the data about all files of one document (e.g. a document consists of a pdf-file and a docx-file clipped together). This call would return this information.

I think the two calls for searching in a file cabinet will give you enough information about finding duplicates.

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH​​​​​​​
 

Hi Simone,

thanks for your explanation. Unfortunatly, I still do not understand "The fields that I want to compare are the fields of the document, not of the cabinet."
Could you give an example on this?

Regards
Tobias Getz
Team Leader Product Management
DocuWare GmbH​​​​​​​