• RE: Date on Outlook email is missing the 0s and is in American Format

    Hi Rhys Wooley,

    I assume, you are experiencing this with DocuWare Cloud and not with an on premises installation?
    We are currently working on this topic to display the date format of the organization regional format.

    Regards
    Tobias Getz
  • RE: Docuware Printer Konfiguration unter 7.3

    Hallo Stephan Löffler,

    ohne jetzt die Teamviewer Session zu kennen, würde ich das vermutlich so abbilden:
    Die User drucken die zu archivierenden Dokumente über den DocuWare Printer, da diese Dokumente keiner Konfiguration zugewiesen werden können (Keine der Konfigurationen enthält passende Identifizierungen) werden die Dokumente im Standardbriefkorb des Benutzers abgelegt. Von da aus kann der Benutzer dann das Dokument im Archiv "Divers" ablegen. Das Archiv "Divers" hat nur ein Feld und dieses eine Feld sollte der "Dokumentname" sein. Dann wird automatisch der Dateiname in dieses Feld geschrieben.

    Natürlich ist das keine vollautomatische Lösung, aber erspart Ihren Benutzern den Gang zum Drucker und Scanner und damit auch eine Menge Papier und auch Speicherplatz, da ein direkt gedrucktes PDF weniger Platz benötigen wird, als ein eingescanntes Dokument.

    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: Data usage in Cloud System

    Hi Steve,

    open the notification center in DocuWare and click on Cloud Status. There are now three areas "Status", "Storage" and "Performance". The Stoprga earea is wher you can see the data about stored documents and storage space.

    Regards
    Tobias Getz
  • RE: Archivübergreifende Listen

    Hallo Stefan Sorg,

    in der DocuWare Cloud ist das Vorgehen über einen Autoindex Job meiner Meinung nach das sinnvollste Verfahren und einem direkten Zugriff auf andere Tabellen vorzuziehen.
    Dazu fügen Sie Ihrem Archiv mit den Fahrzeugdokumenten eine Spalte "Abteilung" hinzu und halten diese mit einem Autoindex Job synchron mit dem Archiv in der die Zuordnung von Fahrzeug und Abteilung gespeichert ist. Der Autoindex Job kann dann beispielsweise täglich oder auch öfter laufen. Falls Änderungen in der Zuordnung zeitkritisch sin, könnte ein zweiter Autoindex-Job zusätzlich laufen, der auf jede Änderung im Zuordnungsarchiv die Dokumente im Farzeugdokumentearchiv aktualisiert.

    Danach können Sie die Listen entsprechend in Ihrem Fahrzeugdokumentearchiv konfigurieren.

    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: How to read QR code by one click index

    Hi Mayra Rossi,

    currently the barcode recognition is only available with the Desktop Apps like Scanner, Import and Printer.

    Regards
    Tobias Getz
  • RE: Intelligent Indexing (DW Cloud)

    Hallo Stefan Sorg,

    einfach gesagt, sind bei den Feldern, die einen "Namen" haben bereits Vorschläge ab dem ersten Dokument möglich, weil Intelligent Indexing bereits diese Informationen semantisch aus dem Dokument herauslesen kann. Beispielsweise das "Erstellungsdatum", dieses kann Intelligent Indexing ziemlich zuverlässig aus den meisten Dokumenten ohne Training auslesen.

    Die zusätzliche Felder, die alle mit "Allgemein*" anfangen, müssen immer antrainiert werden, diese werden bei den ersten Dokumenten immer leer sein, da Intelligent Indexing nicht weiss, welche Information sie in diesem Feld speichern möchten. Erst durch das Training beim ablegen der Dokumente lernt Intelligent Indexing, welche Informationen in diese Felder eingetragen werden sollen.

    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: Stempel in einem Archiv nur für Dokumente mit gewissen Indexwerten

    Hallo Herr Hayder,

    vielen Dank für die Beschreibung Ihres Anwendungsfalles. Wir wissen und sehen die aktuell vorhandenen Einschränkungen bei den Stempeln durchaus. Wir haben dazu auch einige Ideen, die Nutzung einfacher und die Zuweisung flexibler zu machen.
    Ihre Idee mit dem Validierungsservice finde ich auch sehr spannend.

    Leider kann ich Ihnen aber nicht sagen, zu welchem Zeitpunkt wir bei den Stempeln weitere Verbesserungen umsetzen können.

    Ihr Anwendungsfall ist ja eigentlich, für bestimmte Dokumente manuell einen Workflow zu starten. Die Stempel sind im Moment eigentlich nur ein Mittel um das zu erreichen. Vielleicht müssen wir auch eher an diesem Punkt ansetzen und das mauelle Starten von Workflows vereinfachen.

    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: Workflow Instanzen auf eine neue veröffentliche Version

    Hallo Herr Hahn,

    leider ist es nicht möglich, bestehende Aufgaben in eine neue Version des Workflows zu überführen.
    Einer der Gründe, warum dies nicht möglich ist, ist folgender: Eine neue Version des Workflows kann anders aussehen und vielleicht komplett andere Informationen in einer früheren Aktion abgefragt haben, die dann in einer späteren Aktion fehlen. Also beispielsweise fragen Sie in der neuen Version nach einem zusätzlichen Benutzer in Schritt 1 und wollen in Schritt 10 dann die Aufgabe an diesen Benutzer zuweisen. Ihre bestehenden Aufgaben aus dem alten Workflow sind aber irgendwo zwischen den Schritten 1 und 10 und haben diese zusätzliche Information nicht vorliegen und würden nun in der neuen Version alle in Schritt 10 in einen Fehler laufen.
    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: Volltextsuche - Anzeige der gefunden Vorkommen ineffizient

    Hallo Herr Hayder,

    eine blättern zum nächsten Vorkommen Funktion gibt es tatsächlich. Sie finden den Button dazu in der Werzeugleiste im Bereich "Werkzeuge". Dort die Lupe mit dem Pfeil klicken "Volltextsuche fortführen" oder per Tastaur Strg + Alt + G.

    Eine Auflistung der Ergebnisse gibt es leider zur Zeit nicht.

    Viele Grüße
    Tobias Getz
  • RE: PDF with header information not selectable

    Hi Tiago,
    probably these files are existing PDF files which you imported to DocuWare, so not scanned or printed, right?

    Probably the header in the PDF file is an image and the rest is text. DocuWare extracts the text and is not doing an OCR on the file as there is already text extracted. You can check this in any PDF Viewer like Acrobat Reader. You can try there if you can select the different types there.

    There is currently one workaround to use OCR for all types of documents even if they contain text already.
    See
    https://support.docuware.com/en-us/knowledgebase/article/KBA-36523
    and
    https://help.docuware.com/#/home/62693/2/2