Verwendung von Auswahllisten

Frage:
Wie verwende ich Auswahllisten in DocuWare?

Lösung:
Auf Ablage- und Suchmasken stellt DocuWare den Nutzern Auswahllisten zur Verfügung, mit denen Eingaben für die Indexfelder schnell vorgenommen werden können. Standardmäßig stellt DocuWare als Auswahllisten Einträge abhängig von den Einträgen in anderen Feldern (selektive Auswahlliste) und die gesamten bisherigen Einträge zur Verfügung.
Mit diesem Artikel möchten wir Ihnen verdeutlichen, was Sie für Möglichkeiten zum Einsatz von Auswahllisten haben und wie Sie diese einstellen können.

Falls die <Auswahlliste x> sich nicht mehr oder selten ändert, empfiehlt sich die Option Fix. Für Listen, die ständig aktualisiert werden, sollte man die die Option Extern wählen.

1. Fixe Auswahlliste
   Ist die Option Fix aktiviert, übernimmt der DocuWare-Server die komplette Liste in seinen eigenen Speicher. Der Zugriff auf die Liste kann in dem Fall sehr schnell erfolgen; sie wird nicht automatisch aktualisiert. Um diese Liste zu initialisieren stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung.

   1. Externe Datenquelle nicht benutzen: Hiermit haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Einträge in der Auswahlliste frei zu definieren. Klicken Sie hierzu auf Auswahlliste bearbeiten und fügen Sie die gewünschten Einträge manuelle hinzu.
   2. Externe Datenquelle benutzen: Mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit die fixen Werte der neuen Auswahlliste über eine beliebige Datenquelle zu initialisieren. Hierzu stehen Ihnen die folgenden Arten zur Verfügung:
       
      1. Datenbank: Sie haben die Möglichkeit auf eine beliebige unterstützte, externe Datenbank zuzugreifen. Zu beachten ist allerdings, dass vorher eine Konfiguration im System erstellt werden muss und hierbei nur die drei Datenbanktypen Microsoft SQL, MySQL und Oracle unterstützt werden. Weiterhin können Sie nun auswählen, ob Sie direkt eine Tabelle und Spalte ansprechen oder die gewünschten Informationen über einen SQL-Befehl abfragen.
      2. Dateiverbindung: Wählen Sie hier eine Dateiverbindung aus. Diese müssen Sie vorher auf Systemebene in der DocuWare Administration unter dem Punkt Datenverbindungen – Dateiverbindungen anlegen Zur Verfügung stehen: Feste Länge und Datei mit Trennzeichen. Die weiteren Zeilen sind abhängig von der hier getroffenen Auswahl. Ein Trennzeichen kann ein beliebiges Zeichen, beispielsweise ein Semikolon oder eine Abfolge von Zeichen sein. Bei der Länge der Felder muss die exakte Spaltenbreite definiert sein.Abschließend muss die Auswahlliste über den entsprechenden Button generiert werden.


2. Extern
   Ist die Option Extern aktiviert, übernimmt der Server die Liste nicht in seinen Speicher. Der Zugriff auf die Liste erfolgt in dem Fall langsamer. Andererseits liegt die Liste immer aktualisiert vor.
   1. Datenbank: Sie haben die Möglichkeit auf eine beliebige unterstützte, externe Datenbank zuzugreifen. Zu beachten ist allerdings, dass vorher eine Konfiguration im System erstellt werden muss und hierbei nur die drei Datenbanktypen Microsoft SQL, MySQL und Oracle unterstützt werden. Weiterhin können Sie nun auswählen, ob Sie direkt eine Tabelle und Spalte ansprechen oder die gewünschten Informationen über einen SQL-Befehl abfragen.
   
   
   2. Dateiverbindung: Wählen Sie hier eine Dateiverbindung aus. Diese müssen Sie vorher auf Systemebene in der DocuWare Administration unter dem Punkt Datenverbindungen – Dateiverbindungen anlegen Zur Verfügung stehen: Feste Länge und Datei mit Trennzeichen. Die weiteren Zeilen sind abhängig von der hier getroffenen Auswahl. Ein Trennzeichen kann ein beliebiges Zeichen, beispielsweise ein Semikolon oder eine Abfolge von Zeichen sein. Bei der Länge der Felder muss die exakte Spaltenbreite definiert sein.

Beispiel
Anhand des folgenden Beispiels soll das Vorgehen zur Verwendung einer Auswahlliste genau beschrieben werden. Wir werden hierzu eine externe Auswahlliste basierend auf eine Textdatei definieren. Es wird davon ausgegangen, dass der für die folgenden Schritte verwendete Benutzer die nötigen administrativen Rechte an DocuWare besitzt.

1. Öffnen Sie das Administrationsprogramm und navigieren Sie innerhalb der Systemebene (DocuWare-System) Datenverbindungen und dann dort auf Dateiverbindungen. Klicken Sie mit der Maus rechts auf Dateiverbindungen und wählen Sie Neue Dateiverbindung einrichten aus.
   
   
    
2. Nun können Sie der Dateiverbindung einen Namen zuweisen. Diese Dateiverbindung können Sie dann der entsprechenden Organisation zuweisen. Wenn nur eine vorhanden ist, dann ist diese auch gleich standardmäßig ausgewählt. Als nächstes wählt man dann die externe Textdatei. In unserem Beispiel verwenden wir eine Textdatei, in der sich Orte mit den entsprechenden Postleitzahlen befinden. Unter den Einstellungen definieren wir als Trennzeichen ein Semikolon. Anschließend klicken wir unter Spalten auf Identifizieren. Hier kann man dann sehen, ob die Textdatei korrekt ausgelesen wurde. In unserem Beispiel benenne ich die Spalten noch eindeutig um diese dann entsprechend in der Auswahlliste auszuwählen. Außerdem lässt sich noch ein Typ für die entsprechenden Spalten definieren.
   
   
    
3. Die Verbindung zur Datenbank bzw. Testdatei kann durch die Verwendung des im Screenshot markierten Buttons geprüft werden.
   
   
    
4. Als nächstes gehen wir in der Administration bei der Organisation (Bsp.: Peters Engineering) unter den Punkt Allgemein – Auswahlliste. Hier legen wir mit Rechtsklick – Definition einer neuen Auswahlliste eine Auswahlliste an. Hier sind nach der Konfiguration der externen Dateiverbindung nur noch sehr geringe Anpassungen durchzuführen. Man gibt der Auswahlliste oben einen Namen (Bsp.: PLZ) und wählt in unserem Beispiel Extern als Typ der Auswahlliste. Bei der Datenbankverbindung ist dann noch die Dateiverbindung auszuwählen. In unserem Beispiel wählen wir dann die zuvor angelegte Ort PLZ Dateiverbindung. Die entsprechende Spalte kann man anschließend im Drop Down Menü anwählen (Bsp.: PLZ). Zuletzt kann man die Korrektheit der Auswahlliste noch über Auswahlliste anschauen prüfen.
   
   
    
5. Nun muss diese Auswahlliste für das jeweilige Feld freigegeben werden. Gehen Sie hierzu im jeweiligen Archiv in das gewünschte Feld und aktivieren Sie die Checkbox für die eben erstellte Auswahlliste.
   
   
    
6. Wechseln Sie nun in die Masken und definieren Sie für das gewählte Feld die Auswahlliste. In unserem Beispiel verwenden wir hierzu das Feld Postleitzahl und klicken in der Standard Suchmaske auf das + bei Auswahllisten.
   
   
   
   Dieser Vorgang muss für jede der gewünschten Masken durchgeführt werden. Wenn Sie nun also die Auswahlliste sowohl in der Such- als auch in der Ablagemaske definieren wollen, so müssen Sie diese dort jeweils aktivieren. Bitte beachten Sie weiterhin, dass es für ein Archiv mehrere definierte Masken geben kann.
    
7. Markieren Sie die gewünschte Auswahlliste und übernehmen Sie diese mit einem Mausklick in den rechten Bereich.
   
   
   
   Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben werden die von Ihnen getätigten Einstellungen für das Archiv übernommen. Falls dieses Archiv bei einem Benutzer während der Konfiguration geöffnet war, so müssen Sie das Archiv neu registrieren, um geänderten Einstellungen zu übernehmen.
   Anschließend werden die Informationen aus der Textdatei in der Auswahlliste des Archivs angezeigt.