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Frage:
Wie funktioniert der Intelligent Indexing Service?

Antwort:
Erscheint ein neues Dokument im Briefkorb wird eine Anfrage an den Intelligent Indexing Service gestellt, um automatisch Indexdaten aus dem Dokument zu lesen. Dieser Dienst prüft bei einer solchen Anfrage, ob bereits ähnliche Dokumente vorliegen, die der Dienst in der Vergangenenheit verarbeitet hat.

Ist das nicht der Fall, wird zunächst versucht, Indexwerte aus dem Dokument zu lesen. Dabei wird eine Menge von festen Regeln angewendet z.B. wird nach speziellen Bezeichnern gesucht, wie zum Beispiel "Rechnungsnummer", und die darauf folgende Nummer wird als Rechnungsnummer vorgeschlagen.

Mit der Bestätigung der Ablagemaske eines Dokumentes wird dem Dienst dann mitgeteilt, welche Vorschläge angenommen oder vom Benutzer korrigiert wurden.

Beim Korrigieren sollte immer die "Point und Shoot" Indexing Funktion des Web Client angewendet werden (Vorraussetzung dafür ist, dass der neue Viewer aktiviert ist), wodurch sich der Dienst die Position eines angeklickten Wertes merkt. Für ein zukünftiges Dokument der gleichen Form wird dann an dieser Stelle nach einem Wert gesucht. Auch Wörter in der Nähe merkt sich der Intelligent Indexing Dienst und sucht in künftigen Dokumenten nach dieser Art Ankerpunkte, um die korrekten Indexwerte aufzufinden.

Manuell eingegebene Werte als Korrektur werden zwar ebenfalls für künftige, ähnliche Dokumente berücksichtigt und vorgeschlagen, jedoch wird dann dafür kein dynamischer Dokumenteninhalt vorgeschlagen, sondern der eingegebe Wert als fester Eintrag. Außerdem profitieren in diesem Fall keine anderen DocuWare Benutzer von Ihren Korrekturen für ein Dokument dieser Form.