Frage:
Mit Active Import war es möglich, Feldzuordnungen auch dann zu definieren, wenn der Datentyp bei der externen Quelle (Datenbank) nicht der gleiche war.
Das bedeutet, dass ein Datenbankfeld vom Typ Text auch einem Datumsfeld in DocuWare zugeordnet werden konnte, solange der Feldinhalt passte. Die Datenbanktypen wurden von Active Import automatisch gecastet.
Wie kann dies bei Verwendung von AUTOINDEX erreicht werden?
Antwort:
Da die Quelldatenbank möglicherweise von anderen Anwendungen befüllt wird und man die Feldtypen nicht ändern möchte, kann man über einen Datenbank-View die Daten mit den gleichen Datentypen wie die Zielfelder in DocuWare verwenden.
Beispiel:
Externe Datenbank mit Indexinformationen in der Tabelle "extdata.dbo.Indexdata" (in MSSQL):
| Name der Spalte | Datentyp | Inhalt |
|---|---|---|
| ID | Nchar(10) | 1 |
| Strichcode | Numerisch(18,0) | 123456 |
| Dokumentennummer | Varchar(50) | 45612 |
| Name | Varchar(50) | Maier AG |
| Postleitzahl | Varchar(50) | 81785 |
| Dokumentdatum | Varchar(50) | 15.09.2014 |
In DocuWare gibt es auch die Felder Dokumentennummer, Postleitzahl und Dokumentendatum, die jedoch zur besseren Verwendung mit anderen Datentypen erstellt wurden:
| DocuWare Feld | Datentyp |
|---|---|
| Dokumentennummer | Numerisch |
| Postleitzahl | Numerisch |
| Datum des Dokuments | Datum |
Eine Zuordnung der externen Felder zu den DocuWare-Feldern in der Workflow-Konfiguration AUTOINDEX ist daher nicht möglich. Aus diesem Grund wird ein MSSQL-Datenbank-View erstellt, der die Inhalte der DocuWare-Felder umsetzt und eine Zuordnung ermöglicht.
Weitere Details zu den unten genannten Befehlen finden Sie hier: CAST und CONVERT (Transact-SQL) - SQL Server | Microsoft Learn
Zunächst eine grundsätzliche Erläuterung:
Der View sollte alle Felder der externen DB enthalten, die Grundanweisung sieht also wie folgt aus:
SELECT
ID ,
barcode ,
documentnumber,
name ,
postalcode ,
documentdate
FROM
extdata.dbo.Indexdata
Um ein Textfeld in ein numerisches Feld umzuwandeln, wird der CAST-Befehl verwendet:
CAST (<Feldname> AS <gewünschter Datentyp>) AS <Spaltenname in der Ansicht>
Für das Feld "Dokumentennummer" sollte die SELECT-Anweisung wie folgt angepasst werden:
SELECT
ID ,
barcode
CAST (dokumentennummer AS int) AS dokumentennummer,
Name ,
Postleitzahl ,
documentdate
FROM
extdata.dbo.Indexdata
Für Datumsfelder muss CONVERT anstelle von CAST verwendet werden:
CONVERT ([datetime], <Feldname>, 104) AS <Spaltenname im View>
Die vollständige Anweisung zum Erstellen des Views:
CREATE VIEW AIX_VIEW
AS
SELECT
ID ,
Barcode
CAST (documentnumber AS int) AS documentnumber,
name ,
CAST (Postleitzahl AS int) AS postalcode ,
convert ([datetime], documentdate, 104) AS documentdate
FROM
extdata.dbo.Indexdata
Nach erfolgreicher Ausführung dieser Anweisung enthält die DB "extdata" nun einen View namens "AIX_VIEW", der bei Abfrage automatisch den Inhalt der Quelltabelle "Indexdata" enthält, aber die zum Feld in DocuWare passenden Datentypen liefert.
In der DocuWare Administration kann nun eine Datenbankverbindung zu dieser Datenbank "extdata" eingerichtet werden, um diese Ansicht bei der Konfiguration eines AUTOINDEX-Workflows nutzen zu können:
Alle externen Felder können nun auch den entsprechenden DocuWare-Feldern zugeordnet werden.
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