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Frage:
Ist eine nachträgliche Verschlüsselung für Archive möglich, zum Beispiel nach einem Upgrade von einer Professional License auf eine Enterprise License oder einfach im laufenden Betrieb?

Antwort:
Die Verschlüsselung wie auch Komprimierung kann für Archive zu jeder Zeit durchgeführt werden. Es wird eine Enterprise Server Lizenz benötigt.

Die Einstellungen für die Verschlüsselung von Dokumenten können wie folgt definiert werden:
DocuWare Administration - Organisation x - Archive - Allgemein

Es gibt die folgenden Verschlüsselungsoptionen:

  • Keine Verschlüsselung: Dokumente bleiben unverschlüsselt (Standardeinstellung)
  • Nur Dokument: Dokumente sind verschlüsselt, aber die Header-Dateien der Dokumente bleiben unverschlüsselt
  • Dokument und Header: Sowohl die Dokumente als auch die zugehörigen Header-Dateien sind verschlüsselt. Diese Option wird empfohlen, wenn Sie möchten, dass die Dokumente vor der Speicherung an einem Speicherort verschlüsselt und komprimiert werden.

Die Einstellungen für die Komprimierung von Dokumenten (WinZip-Format) können wie folgt aktiviert werden:
DocuWare Administration - DocuWare System - Speicherorte










 

Es gibt vier Optionen für die Kompressionsstufe:

  • Niedrig
  • Mittel
  • Hoch
  • Keine

    Wenn Sie "Keine" wählen, werden alle Dateien eines Dokuments zu einer Datei zusammengefasst, aber das Dokument selbst wird nicht komprimiert.

Wichtig:
Damit greift die Verschlüsselung und/oder die Komprimierung aber nur für alle neu abgelegten Dokumente.
Bereits abgelegte Dokumente können per Migrations-Workflow auf eine neue Archivplatte migriert werden. Dabei werden diese Dokumente auch verschlüsselt. Gleiches gilt für die Komprimierung.

Beachten Sie bitte, das verschlüsselte Dokumente nur durch das DW-System entschlüsselt werden kann, durch welches sie erstellt wurden. Für einen Systemumzug oder im Falle eines Systemcrashs muss ein Backup der DWSystem existieren, ansonsten können die Dokumente nicht mehr entschlüsselt werden.

Dieser Artikel ist gültig für die DocuWare Versionen: 6 6.1 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 | Administration Archive verschlüsselung kompression #FAQID_4183
Kommentare (3)
  • Andreas Naujoks - left 11.2021
    Thu, 10 Oct 2019 14:00:12 GMT
    Gilt der Artikel auch für Version 7.x?
  • Ingo Bechtle
    Mon, 14 Oct 2019 09:36:24 GMT
    Sehr geehrter Herr Naujoks,

    Der Artikel ist nur bis DocuWare 6.11 Gültig.
    Mit DocuWare 7 sind diese Einstellungen in die Web-Administration implementiert worden.
    Dort finden Sie fortan die Archiveinstellungen. 
    Konfiguration - Archive - Archiv Auswählen - "Dokumente verschlüsseln"

    Die Funktion der Kompression steht leider ab DocuWare 7.1 aus technischen Gründen nicht mehr zur Verfügung.
  • Rolf Kühl
    Fri, 13 May 2022 11:58:43 GMT
    Wie sieht die nachträgliche Verschlüsselung bei DocuWare 7.5 aus?

    Ich habe die Verschlüsselung in der Web-Administration aktiviert.
    Die vorhandenen Dokumente im Archiv wurden nicht automatisch verschlüsselt.

    Anschließend eine neue Platte im Archiv erstellt und diese als aktuelle Platte festgelegt.
    Gemäß der Beschreibung in der KBA-36302 habe ich einen Migration-Workflow erstellt und diesen durchlaufen lassen.
    Die Dokumente wurden alle auf die neue Platte migriert, die vorhandenen .xml Header Dateien wurden gelöscht und die neuen .dwx Metadateien dafür erstellt.
    Jedoch wurden die Dokumente selbst nicht verschlüsselt.
    Neu abgelegte Dokumente liegen im Archiv verschlüsselt vor (.dwx und .crp Datei).

    Wie kann ich die nachträgliche Verschlüsselung anstoßen?

    viele Grüße

    Rolf