Frage:
Welche Möglichkeiten bietet die Volltextsuche?
Antwort:
Der Volltext bei DocuWare enthält alle Informationen der Dokumente, welche per Texterkennung (OCR) ausgelesen werden konnten und alle Informationen der Indexfelder.
Für die Suche nach den passenden Dokumenten per Volltext steht im Suchdialog das Feld Volltext zur Verfügung. Es gibt vielfältige Suchmöglichkeiten, welche in diesem Artikel erklärt werden. Zusätzlich kann das Volltextfeld mit Suchbegriffen der anderen vorhandenen Indexfelder kombiniert werden, um die Suchergebnisse weiter einzuschränken.
Wortsuche:
Suche nach einzelnen Wörtern im Dokument oder in den Indexdaten.Der Suchbegriff wird einfach in das Volltextfeld eingegeben.
Bsp: Suche nach phone
Beliebige Wörter:
Suche nach mehreren Begriffen welche sich an unterschiedlichen Stellen bzw. Seiten des Dokuments befinden.
Ein Dokument muss gewisse Begriffe enthalten, aber wo genau auf dem Dokument ist unwichtig. Die Begriffe können sich auf dem Dokument oder in den Indexdaten befinden. In diesem Fall werden die verschiedenen Suchbegriffe einfach hintereinander durch Leerzeichen getrennt in das Volltextfeld eingegeben.
Bsp: Suche nach den Wörtern phone und Flying in einem Dokument
Phrasensuche:
Suche nach Phrasen im Dokument. Hier werden nur Dokumente gefunden, welche die exakte Phrase enthalten. Die Phrase muss mit Hochkommas "" umschlossen werden.
Bsp: "Oktoberfest 2010 fairground in Munich"
Boolesche Operatoren: "und/oder/nicht":
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung boolescher Operatoren. Hier können Sie jeweils vor dem Suchbegriff in Großbuchstaben die englischen Begriffe AND, OR , NOT verwenden.
Bsp:
Und - Suche: Es werden nur Dokumente gesucht, welche die Wörter peters und steel enthalten. (Suchbegriff : peters AND steel)
Oder - Suche: Es werden nur Dokumente gesucht, welche die Wörter peters oder steel enthalten. (Suchbegriff: peters OR steel)
Nicht - Suche: Es werden nur Dokumente gesucht, welche die Wörter peters, aber nicht steel enthalten.
Umfeldsuche:
Es können Dokumente gesucht werden, wo sich zwei Wörter in einem gewissen Abstand voneinander befinden dürfen. Wie groß dieser Abstand sein darf, wird bei der Suche durch eine Zahl (Wortabstand) definiert.
Die zwei Begriffe müssen in Hochkommas angegeben werden "", gefolgt von ~ und der Zahl, die den maximalen Wortabstand definiert.
Bsp:Die Wörter purchase und roller müssen sich auf einer Dokumentseite befinden, maximal im Abstand von fünf Wörtern
"purchase roller"~5
Platzhaltersuche:
Sollte die Schreibweise eines Suchbegriffs nicht genau bekannt sein, können einzelne Zeichen durch ? ersetzt werden. Es gibt auch die Möglichkeit, eine unbekannte Anzahl an Zeichen zu ersetzen. Wird die Stelle im Suchbegriff durch * ersetzt, wird eine beliebige Anzahl an Zeichen im Suchbegriff angenommen.
Ein Zeichen, in diesem Fall das y von Flying wird durch ? ersetzt
Mehrere Zeichen, in diesem Fall yin von Flying werden durch * ersetzt.
Anzeige der Suchergebnisse:
Nach der Suche wird eine Ergebnisliste von Dokumenten angezeigt, welche den Kriterien der Suche entsprechen. Sobald ein Dokument im Viewer geöffnet wird, werden automatisch alle Suchbegriffe, welche sich direkt auf dem Dokument befinden, farblich markiert. Der erste auf dem Dokument gefundene Suchbegriff wird rot markiert, alle weiteren gelb. Sollte sich der Suchbegriff ausschließlich bei den Indexdaten des Dokumentes befinden, wird beim Öffnen des Dokuments im Viewer eine Meldung angezeigt, dass keine Treffer gefunden wurden.