Frage:
Wie können Workflow Aufgaben nacheinander an eine Liste unterschiedlicher Benutzer verteilt werden?
Antwort:
Mit der Einrichtung eines Round-Robin-System innerhalb Ihres Workflows, lässt sich die Verteilung der Aufgaben erreichen. Die folgenden Abschnitte können als Leitlinien genutzt werden, um ein solches Round-Robin-System in Ihrem Workflow zu integrieren.
Erstellen Sie Hilfsarchiv, welches nur für das Round-Robin-System genutzt wird
- Vor der Konfiguration des Workflows, muss ein Hilfsarchiv erstellt werden. Rufen Sie die DocuWare Konfiguration im Web Client auf und erstellen Sie ein neues Archiv mit den folgenden Indexfeldern:
Type (Text)
Counter (Numerisch)
MaxCount (Numerisch)
- Erstellen Sie nach dem Erstellen des Archivs einen Datensatz in diesem mit den folgenden Einträgen:
Type: Counter
Counter: 1
MaxCount: [Anzahl an Usern, welche die Aufgabe bearbeiten]
Workflow Designer
Nachfolgend ein Beispiel, wie der Workflow aufgebaut sein könnte:
- Erstellen Sie die Auslösebedingungen und Zuweisungen des Workflows nach Ihren Anforderungen. Anschließend erstellen Sie folgende Globale Variablen:
Typ Numerisch
Counter
MaxCounter
Typ Text
Tech
Typ Stichwort
Techs
Typ Benutzer aus einer Gruppe
Technician
- Nachdem die Variablen erstellt wurden, fügen Sie eine Datenzuweisung mit den folgenden Zuweisungen hinzu:
Das MaxCounter Statement lautet:
“Im Archiv” = [Ihr Hilfsarchiv]
“Feld” = MaxCounter
WHERE Bedingung= DW_TYPE = 'Counter'
Das Counter statement lautet:
“Im Archiv” = [Ihr Hilfsarchiv
“Feld” = Counter
WHERE Bedingung = DW_TYPE = 'Counter'
Dazwischen wählen Sie die DocuWare Nutzernamen aller Nutzer aus, welche in Zukunft diese Aufgabe im Round-Robin-System bearbeiten sollen.
- Erstellen Sie eine weitere Datenzuweisung mit den folgenden Zuweisungen:
Der Arithmetische Ausdruck für das Feld "Tech" lautet: GV_Techs[GV_Counter - 1]
- Im nächsten Schritt erstellen Sie eine "Zuweisen an" Aktivität, wo die Aktivität der Variable "Technician" zugewiesen wird:
- Nach der Zuweisung an den Benutzer erfolgt eine Bedingungsaktivität mit folgender Bedingung:
- Wird die Bedingung erfüllt, geht der Workflow zu folgender Datenzuweisung über und derCounter wird zurückgesetzt:
Das Archiv Statement lautet:
“Im Archiv” = [Ihr Hilfsarchiv]
“Feld” = Counter
WHERE Bedingung = DW_MAXCOUNT = 'GV_MaxCounter'
- Wird die Bedingung nicht erfüllt, geht der Workflow zu folgender Datenzuweisung über und erhöht den Counter um 1:
Das Archiv Statement lautet:
“Im Archiv” = [Ihr Hilfsarchiv]
“Feld” = Counter
WHERE Bedingung = DW_MAXCOUNT = 'GV_MaxCounter'
Sobal der Workflow konfiguriert wurde, wird die Aufgabe beim ersten Auslösen Technician1 zugewiesen, in der zweiten Workflow Instanz wird die Aufgabe Technician2 zugewiesen, in der wiederrum dritten Instanz wird die Aufgabe Technician3 zugewiesen und anschließend wieder Technician1 in der vierten Instanz des Workflows.
KBA anwendbar sowohl für Cloud- als auch für On-premise-Organisationen
