Frage:
Wie konfiguriert man Outlook-E-Mails so, dass die Dokumentverarbeitung für Indexzwecke verwendet wird?
Antwort:
Um die Dokumentenverarbeitung mit einer Outlook-E-Mail-Konfiguration zu verwenden, gehen Sie bitte wie folgt vor;
Erstellen Sie über das Plugin für die Dokumentenverarbeitung eine neue Konfiguration.
1. Laden Sie zunächst ein Beispieldokument für diese Konfiguration hoch. Öffnen Sie anschließend unten links auf der Webseite " Weitere Optionen" und aktivieren Sie "Benutzerdefinierte Textkonfiguration verwenden".
2. Wählen Sie auf der Registerkarte " Ziel" dasselbe Archiv oder dieselbe Dokumentenablage, die auch Ihre Outlook-E-Mail-Konfiguration verwendet.
3. Konfigurieren Sie die Auslesebereiche entsprechend, indem Sie die Text- oder Barcode-Indizierungsfunktionen auf der linken Seite der Verarbeitungsseite verwenden. Sobald die Auslesebereiche dem entsprechenden Dialogfeld zugeordnet wurden, fahren Sie mit der Registerkarte Berechtigungen fort, wo Sie auswählen können, welche Benutzer, Gruppen oder Rollen diese Konfiguration verwenden oder verwalten dürfen.
Sobald die Konfigurationen für die Dokumentenverarbeitung abgeschlossen und gespeichert sind, öffnen Sie das Outlook-E-Mail-Plugin und wählen Sie Neue Konfiguration.
Hinweis: Beim Erstellen der Outlook-Konfiguration können sowohl Watch Folder als auch Manual Storage für dieses Verfahren verwendet werden.
5. Navigieren Sie zur Registerkarte Importoptionen unter Weitere Optionen und markieren Sie "Automatische Verarbeitung von Dokumenten (nur für die Indizierung)". Wählen Sie im selben Abschnitt die neu erstellte Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung aus dem Dropdown-Menü aus.
6. Wählen Sie auf der Registerkarte " Speicherziel" das zuvor in der Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung ausgewählte Aktenfach oder die Dokumentenablage aus. Konfigurieren Sie die Registerkarten "Indizierung" und "Berechtigungen" entsprechend und speichern Sie die Änderungen, sobald Sie fertig sind.
7. Aktualisieren Sie Outlook und Sie sollten die neue Konfiguration sehen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail und verwenden Sie diese manuelle Speicherkonfiguration. Nach dem Import in DocuWare sind inder E-Mail alle Indexfelder ausgefüllt.
7b. Wenn Sie einen Watch Folder für dieses Verfahren konfiguriert haben, müssen Sie in Outlook zur Registerkarte DocuWare navigieren und die erstellte Konfiguration über das Dropdown-Menü auswählen.
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Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine Übersetzung aus dem Englischen. Die in diesem Artikel enthaltenen Informationen basieren auf der/den englischsprachigen Originalversion(en) des Produkts. In der übersetzten Version unserer Artikel können kleinere Fehler enthalten sein, z.B. in der Grammatik. Wir können zwar nicht für die vollständige Richtigkeit der Übersetzung garantieren, aber in den meisten Fällen werden Sie sie als ausreichend informativ empfinden. Im Zweifelsfall wechseln Sie bitte zurück zur englischen Version dieses Artikels.