IMPORTANT: THE FOLLOWING ARTICLE IS AVAILABLE IN SPANISH ONLY. IF YOU’RE NOT A SPANISH ADP, YOU DON’T HAVE TO FOLLOW THIS ARTICLE, BECAUSE IT FOLLOWS THE SPANISH LAW AND DOES NOT FIT FOR OTHER COUNTRIES.
COMO CONFIGURAR LA DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA.
Nota: este artículo solo es una guía rápida sobre la configuración de la digitalización certificada usando DocuWare. DocuWare y el autor de este artículo no se hacen responsables de las posibles derivaciones legales. Para más información, consultar los documentos “DOCUWARE- MANUAL DE INSTALACIÓN DOCUWARE SEIS”, “DOCUWARE- NORMAS TÉCNICAS DOCUWARE SEIS” y “DOCUWARE-PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD”.
Requisitos mínimos:
1. Una firma electrónica reconocida según documento de la ley ORDEN EHA/962/2007: A efectos
de lo establecido en el artículo 18.1.a) del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturación, será válida cualquier firma electrónica reconocida, cuya definición según el artículo
3.3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica, consiste en cualquier firma
electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo
seguro de firma.
2. Servidor y PC’s que cumplan con los requisitos de hardware y software solicitados por DocuWare
señalados en el apartado 4.2 y 4.3 del documento “ DOCUWARE – PLAN DE GESTIÓN DE CALIDAD DOCUWARE SEIS.pdf”
3. Cada PC/servidor desde el que se vayan a instalar necesita tener instalado el certificado de firma
digital, que debe cumplir las características del punto anterior, es decir, ser reconocido, y
Corresponder al obligado tributario o al prestador de servicios de digitalización, dependiendo de
quién realice dicha digitalización.
4. Escáner soportado por DocuWare. WIA y resolución mínima de 200 ppp.
5. Módulo Import básico (incluido en el software DocuWare )
6. Una bandeja y archivador de destino.
Evidentemente, el archivador de DocuWare donde queramos almacenar las facturas digitalizadas debe tener una estructura mínima. Dicha estructura puede resumirse en:
|
ETIQUETA |
TIPO CAMPO |
LONGITUD |
TIPO DE BASE DE DATOS |
|
Base Imponible |
Numérico |
Automatizada |
INT |
|
Cuota Triburia |
Numérico |
Automatizada |
INT |
|
Domicilio Emisor |
Texto |
255 |
VARCHAR |
|
Domicilio Receptor |
Texto |
255 |
VARCHAR |
|
Fecha Expedición |
Texto |
Automatizada |
DATATIME |
|
Fecha Prestación Servicio |
Texto |
Automatizada |
DATATIME |
|
NIF Emisor |
Texto |
9 |
VARCHAR |
|
NIF Receptor |
Texto |
9 |
VARCHAR |
|
Nº Factura |
Texto |
255 |
VARCHAR |
|
Razón Social Emisor |
Texto |
255 |
VARCHAR |
|
Tipo Impositivo |
Texto |
2 |
VARCHAR |
7. DocuWare Request
PROCESO:
- CREAR NUEVA CONFIGURACIÓN DE IMPORTACIÓN: Debe realizarse desde la Configuración del Web Client de DocuWare. En esta configuración debe especificarse que bandeja o archivador se desea archivar dicho documento. Debe especificarse que certificado digital debe usarse en dicha importación. Opcionalmente, pueden configurarse tareas de OCR para la extracción de índices.
- CREAR NUEVA CONFIGURACION DE WEBSCAN: Debe realizarse desde DWDeskop. Una vez realizada, debe asignarse la configuración de importación anteriormente creada.
OBSERVACIONES:
- El usuario que utilice DocuWare Desktop debe ser el mismo que el que tenga acceso al certificado. Más información en el siguiente link :
https://faq.docuware.com/knowledgebase/article/KBA-34814/en-us
- Si las facturas son muy diferentes, se recomienda no seleccionar ningún documento de ejemplo, ya que la indexación no sería posible.
