Question :
Comment corriger facilement les entrées d'index ?
Réponse :
DocuWare Index Cleaner permet d'uniformiser rapidement et facilement toutes les valeurs similaires d'un champ d'index. Il permet de corriger les erreurs de frappe ainsi que l'ordre des mots saisis dans un champ d'index. Cet article décrit comment vous pouvez tirer le meilleur parti de cet outil.
Veuillez noter que le DocuWare Index Cleaner n'est pas disponible pour les installations DocuWare Cloud en raison de limitations techniques.
Préparations
Avant de lancer le DocuWare Index Cleaner, vérifiez si l'emplacement de stockage utilisé par l'armoire est en lecture seule ou en lecture seule effective et, si tel est le cas, assurez-vous que DocuWare est en mesure d'y écrire ou qu'il n'écrit aucune modification dans le système de fichiers. En outre, il convient de veiller à exécuter Index Cleaner à un moment où le système DocuWare n'est pas utilisé activement, car l'accès aux documents modifiés par l'outil sera bloqué. Il est donc recommandé de n'exécuter Index Cleaner qu'en dehors des heures de travail normales.
Configurateurs
Pour utiliser l'Index Cleaner, commencez par choisir un champ index qui nécessite une mise en cohérence. Ce champ doit être un champ de texte. En outre, le contenu général de ce champ est important : Les champs dont les valeurs sont presque arbitraires, comme les résumés, les sujets d'e-mails ou les annotations, ne sont pas bien adaptés pour être nettoyés avec le Nettoyeur d'index, mais les champs qui ont un contenu spécifique, comme les noms d'entreprises ou de contacts, le sont. L'objectif est d'obtenir une certaine cohérence afin que, par exemple, Peters Engineering ne soit pas écrit Peters Egnineering, car des valeurs incorrectes peuvent entraîner des problèmes lors de la recherche de documents.
Dans la page de configuration, vous pouvez configurer les paramètres supplémentaires suivants :
- Ignorer les caractères spéciaux : Si cette option est activée, les caractères spéciaux sont ignorés lors de la comparaison de deux valeurs d'index. Par exemple, deux valeurs telles que "Doe&Doe" et "Doe & Doe" peuvent ne pas être reconnues comme similaires si cette option est désactivée, mais sont considérées comme similaires si l'option est activée. Les caractères qui sont considérés comme des caractères spéciaux peuvent être configurés dans le fichier de configuration de l'Index Cleaner (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Index Cleaner\DocuWare.IndexCleaner.Client.exe.config).
- Liste des mots ignorés : Cette fonction peut être utilisée pour ignorer les mots fréquemment utilisés et qui peuvent faire en sorte que deux entrées soient considérées comme similaires. Sans aucun mot dans cette liste, deux valeurs comme "Company International Ltd." et "OtherCompany International Ltd." sont considérées comme similaires. En ajoutant "international" à la liste des mots ignorés, les valeurs sont réduites à "Company Ltd." et "OtherCompany Ltd." au moment de la comparaison et ne sont plus considérées comme similaires.
- Entrées externes : Dans certains scénarios, le choix de l'entrée correcte dépend de listes provenant d'outils externes, par exemple un système CRM ou ERP. Cette liste peut être exportée dans un fichier, chaque valeur occupant une ligne, et sélectionnée ici. Ce faisant, les valeurs contenues dans la liste seront mises en évidence dans la page de résultats afin de faciliter l'identification des valeurs correctes.
Une fois la configuration effectuée, vous pouvez passer à la page de résultats en cliquant sur le bouton "Vérifier les entrées similaires" ou "Commencer la vérification de l'ordre des mots".
Correction des entrées d'index
Les pages de résultats présentées ci-dessus listent toutes les entrées d'index qui ont au moins une entrée similaire. Les valeurs qui sont uniques et qui n'ont pas de similaires ne seront pas listées ici. Par défaut, la Liste est ordonnée selon le nombre d'occurrences des entrées d'index respectives et est divisée en entrées principales et secondaires. Les entrées principales sont marquées par un arrière-plan plus foncé et les sous-entrées sont précédées de cases à cocher. Si l'entrée principale est également présente dans la liste des entrées externes (le cas échéant), elle sera marquée d'une coche dans la colonne "Ext." (Entrée externe).
Pour corriger les valeurs incorrectes, il suffit de cocher les cases correspondantes. Les sous-entrées qui ont été marquées pour correction ne seront plus listées comme entrées principales. Dans l'exemple ci-dessus, en cochant la case "Valeur incorrecte", l'entrée principale "Valeur incorrecte" disparaît car elle est marquée pour être corrigée.
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel d'une sous-entrée pour effectuer l'une des actions suivantes :
- Marquer la sous-entrée comme entrée principale
- Ignorer la sous-entrée
- Rechercher les documents dont la sous-entrée est une entrée d'index (s'ouvre dans le navigateur par défaut)
- Ajouter des parties d'une entrée à la liste des mots ignorés
- Supprimer des parties d'une entrée de la liste des mots ignorés.
Enfin, pour confirmer les modifications que vous avez sélectionnées, cliquez sur le bouton "Effectuer les modifications".
Veuillez noter : Cet article est une traduction de l'anglais. Les informations contenues dans cet article sont basées sur la ou les versions originales des produits en langue anglaise. Il peut y avoir des erreurs mineures, notamment dans la grammaire utilisée dans la version traduite de nos articles. Bien que nous ne puissions pas garantir l'exactitude complète de la traduction, dans la plupart des cas, vous la trouverez suffisamment informative. En cas de doute, veuillez revenir à la version anglaise de cet article.