Domanda:
Come si possono correggere facilmente le voci dell'indice?
Risposta:
Con DocuWare Index Cleaner è possibile rendere coerenti in modo semplice e rapido tutti i valori simili di un campo indice. Può essere utilizzato per correggere gli errori di battitura e l'ordine delle parole inserite in un campo indice. Questo articolo descrive come sfruttare al meglio questo strumento.
Si noti che l'Index Cleaner non è disponibile per le installazioni di DocuWare Cloud a causa di limitazioni tecniche.
Preparazione
Prima di avviare DocuWare Index Cleaner, verificare se la posizione di archiviazione utilizzata dal file cabinet è di sola lettura o effettivamente di sola lettura e, in tal caso, assicurarsi che DocuWare sia in grado di scrivervi o che non scriva modifiche al file system. Inoltre, è necessario assicurarsi che l'esecuzione di DocuWare Index Cleaner avvenga in un momento in cui il sistema DocuWare non viene utilizzato attivamente, in quanto l'accesso ai documenti modificati dallo strumento viene bloccato. Si consiglia quindi di eseguire Index Cleaner solo al di fuori del normale orario di lavoro.
Configurazione
Per utilizzare l'Index Cleaner, si deve innanzitutto scegliere un campo dell'indice che richiede coerenza. Questo campo deve essere un campo di testo. Inoltre, è importante il contenuto generale di questo campo: I campi con valori quasi arbitrari, come i sommari, gli oggetti delle e-mail o le Annotazioni, non sono adatti a essere ripuliti con l'Index Cleaner, mentre lo sono i campi con contenuti specifici, come i nomi delle aziende o dei contatti. L'obiettivo è quello di ottenere coerenza, in modo che, ad esempio, Peters Engineering non sia scritto come Peters Egnineering, in quanto i valori errati possono causare problemi durante la ricerca dei documenti.
Nella pagina di configurazione è possibile configurare le seguenti impostazioni aggiuntive:
- Ignora caratteri speciali: Se questa opzione è attivata, i caratteri speciali vengono ignorati quando si confrontano due valori di indice. Ad esempio, due valori come "Doe&Doe" e "Doe & Doe" potrebbero non essere riconosciuti come simili se questa opzione è disattivata, ma sono considerati simili se l'opzione è attivata. I caratteri considerati speciali possono essere configurati nel file delle impostazioni di Index Cleaner (C:\Program Files (x86)\DocuWare\Index Cleaner\DocuWare.IndexCleaner.Client.exe.config).
- Elenco delle parole ignorate: Questa funzione può essere utilizzata per ignorare le parole usate frequentemente e che possono far sì che due voci siano considerate simili. Senza alcuna parola in questo elenco, due valori come "Company International Ltd." e "OtherCompany International Ltd." sono considerati simili. Aggiungendo "international" all'elenco delle parole ignorate, i valori si riducono a "Company Ltd." e "OtherCompany Ltd." al momento del confronto e non sono più considerati simili.
- Voci esterne: In alcuni scenari, la scelta della voce corretta dipende da elenchi provenienti da strumenti esterni, ad esempio un sistema CRM o ERP. Questo elenco può essere esportato in un file, dove ogni valore occupa una riga, e selezionato qui. In questo modo, i valori contenuti nell'elenco saranno evidenziati nella pagina dei risultati per facilitare l'identificazione dei valori corretti.
Una volta terminata la configurazione, è possibile continuare a visualizzare la pagina dei risultati facendo clic sul pulsante "Controlla voci simili" o "Avvia controllo ordine parole".
Correzione delle voci dell'indice
Le pagine dei risultati mostrate sopra elencano tutte le voci dell'indice che hanno almeno una voce simile. I valori che sono unici e che non hanno sosia non vengono elencati. Per impostazione predefinita, l'elenco è ordinato in base al numero di occorrenze delle rispettive voci dell'indice ed è suddiviso in voci principali e sottovoci. Le voci principali sono contrassegnate da uno sfondo più scuro, mentre le sottovoci sono contrassegnate da caselle di controllo. Se la voce principale è presente anche nell'elenco delle voci esterne (se presente), sarà contrassegnata da un segno di spunta nella colonna "Ext." (voce esterna).
Per correggere eventuali valori errati, è sufficiente selezionare le rispettive caselle di controllo. Le sottovoci contrassegnate per la correzione non saranno più elencate come voci principali. Nell'esempio precedente, selezionando la casella di controllo davanti a "Valore errato", la voce principale di "Valore errato" scomparirà perché è contrassegnata per essere corretta.
È inoltre possibile utilizzare il menu contestuale di una sottovoce per eseguire una delle seguenti azioni:
- Contrassegnare la sottovoce come voce principale
- Ignorare la sottovoce
- Cercare i documenti che hanno la sottovoce come voce di indice (si apre nel browser predefinito).
- Aggiungere parti di una voce all'elenco delle parole ignorate.
- Rimuovere parti di una voce dall'elenco delle parole ignorate.
Infine, per confermare le modifiche selezionate, fare clic sul pulsante "Esegui modifiche".
Si prega di notare: Questo articolo è una traduzione dall’inglese. Le informazioni contenute in questo articolo si basano sulla/e versione/i originale/i del prodotto in inglese. Potrebbero esserci piccoli errori, come nella grammatica usata nella versione tradotta dei nostri articoli. Sebbene non possiamo garantire la completa esattezza della traduzione, nella maggior parte dei casi troverà che è sufficientemente informativa. In caso di dubbi, torni alla versione inglese di questo articolo.