Question:
インデックスエントリを簡単に修正する方法を教えてください。
回答：
DocuWare Index Cleanerを使用すると、インデックスフィールドの類似した値を簡単かつ迅速に統一することができます。インデックスフィールドに入力された単語の順序だけでなく、入力ミスの修正にも使用できます。この記事では、このツールを最大限に活用する方法について説明します。
DocuWare Cloudのインストールでは、技術的な制約のため、Index Cleanerは使用できません。
準備
Index Cleanerを起動する前に、ファイルキャビネットが使用している保存場所が読み取り専用か、実質読み取り専用かを確認し、その場合、DocuWareがそこに書き込めるか、ファイルシステムに変更を書き込まないようにします。さらに、ツールによって変更された文書へのアクセスがブロックされるため、DocuWareシステムがアクティブに使用されていない時間に、Index Cleanerを実行するようにしてください。したがって、Index Cleanerは、通常の業務時間外にのみ実行することをお勧めします。
設定ツール
Index Cleaner を使うには、まず、一貫性を必須とするインデックス フィールドを選択することから始めます。このフィールドはテキスト・フィールドでなければなりません。さらに、このフィールドの一般的な内容も重要です：サマリー、電子メールの件名、注釈のようなほとんど任意の値を持つフィールドは、Index Cleanerでクリーンアップするのに適していませんが、会社名や連絡先名のような特定の内容を持つフィールドは適しています。目標は、例えば、Peters EngineeringがPeters Egnineering と書かれないように一貫性を保つことです。
設定ページでは、以下の追加設定を行うことができます：
- 特殊文字を無視する：特殊文字を無視する：このオプションを有効にすると、2つのインデックス値を比較する際に特殊文字が無視されます。たとえば、"Doe&Doe "と "Doe & Doe "のような2つの値は、このオプションが無効になっていると類似しているとは認識されませんが、このオプションが有効になっていると類似しているとみなされます。どの文字を特殊文字とみなすかは、Index Cleanerの設定ファイル（C:˶Program Files (x86)˶DocuWareIndex Cleaner.DocuWare.IndexCleaner.Client.exe.config）で設定できます。
- 無視単語リスト：この機能は、頻繁に使用され、2 つのエントリが類似しているとみなされる可能性のある単語を無視するために使用できます。こ の リ ス ト に単語がなければ、 「Company International Ltd.」 と 「OtherCompany International Ltd.」 の よ う な 2 つの値は類似 し てい る と 見な さ れます。無視される単語のリストに "international "を追加することで、比較時に値は "Company Ltd. "と "OtherCompany Ltd. "に縮小され、類似しているとは見なされなくなります。
- 外部エントリー：あるシナリオでは、どのエントリーが正しいかを決定することは、外部ツール、例えばCRMやERPシステムからのリストに依存します。このリストは、各値が1行を占めるようにファイルにエクスポートし、ここで選択することができます。その際、リストに含まれる値は結果ページでハイライトされ、正しい値の識別が容易になります。
設定が完了したら、「類似エントリーのチェック」または「語順チェックの開始」ボタンをクリックして、結果ページに進むことができます。
インデックスエントリ修正
上に示した結果ページには、少なくとも1つの類似エントリがあるインデックスエントリがすべてリストアップされています。一意であり、類似項目がないリストはここには表示されません。デフォルトでは、リストはそれぞれのインデックスエントリの出現回数順に並び、メインエントリとサブエントリに分かれています。メイン・エントリーは濃い背景でマークされ、サブ・エントリーはその前にチェック・ボックスがある。 メインエントリーが外部エントリーリストにも存在する場合（存在する場合）、"Ext."（外部エントリー）の列にチェックマークが付きます。
間違った値を修正するには、それぞれのチェックボックスにチェックを入れるだけでよい。修正マークを付けたサブエントリーは、メインエントリーとしてリストされなくなります。上の例では、「不正確な値」の前のチェックボックスをオンにすると、「不正確な値」のメインエントリーは、修正するようマークされているため、消えます。
サブエントリのコンテキストメニューを使用して、以下のアクションを実行することもできます：
- サブエントリをメインエントリとしてマークする
- サブエントリーを無視する
- サブエントリをインデックスエントリとして持つ文書を検索する(デフォルトのブラウザで開きます)
- エントリの一部を無視単語リストに追加する
- 無視単語リストからエントリーの一部を削除する
最後に、選択した変更を確認するには、"変更を実行 "ボタンをクリックしてください。
ご注意：この記事は英語からの翻訳です。この記事に含まれる情報は、オリジナルの英語版製品に基づくものです。翻訳版の記事で使用されている文法などには、細かい誤りがある場合があります。翻訳の正確さを完全に保証することは出来かねますが、ほとんどの場合、十分な情報が得られると思われます。万が一、疑問が生じた場合は、英語版の記事に切り替えてご覧ください。